Migratie PDF naar PEPPOL: Volledige Checklist
Stap over van PDF naar PEPPOL zonder stress. Stap-voor-stap checklist: audit, Access Point, PEPPOL-ID, tests, klanten informeren, go-live.
Verstuur je je facturen nog in PDF-formaat per e-mail en moet je voor het einde van de tolerantieperiode in maart 2026 overstappen naar PEPPOL? Dan ben je hier aan het juiste adres. Deze gids geeft je een concrete en uitvoerbare checklist om van PDF naar PEPPOL te migreren zonder stress, zonder fouten en zonder tijdverlies.
Sinds 1 januari 2026 verplicht de wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het BTW-Wetboek (artikel 53, §2bis) gestructureerde facturatie via PEPPOL voor alle B2B-transacties in Belgie. De FOD Financien biedt een tolerantieperiode tot eind maart 2026, maar sancties zijn mogelijk vanaf april. Met andere woorden: het is nu tijd om actie te ondernemen.
Hier is je volledige routekaart, stap voor stap.
Overzicht: de 8 stappen van de migratie
Voordat we in detail gaan, hier het overzicht van je migratie van PDF naar PEPPOL:
| Stap | Actie | Geschatte duur |
|---|---|---|
| 1 | Je huidige facturatieproces auditen | 1-2 uur |
| 2 | Je software / PEPPOL Access Point kiezen | 1-2 uur |
| 3 | Je PEPPOL-ID verkrijgen | 10 minuten |
| 4 | Je software configureren | 30 min - 2 uur |
| 5 | Je eerste PEPPOL-factuur testen | 30 minuten |
| 6 | Je klanten en leveranciers informeren | 1 uur |
| 7 | Parallelle werkingsperiode starten | 2-4 weken |
| 8 | Go-live: 100% overschakelen naar PEPPOL | 30 minuten |
Totale geschatte duur: 1 tot 2 werkdagen, verspreid over 2 tot 4 weken.
Voor een zelfstandige met eenvoudige software zoals Sayli kan de migratie in een halve dag afgerond zijn.
Stap 1: Je huidige facturatieproces auditen
Voordat je migreert, moet je precies begrijpen waar je staat. Neem een uur de tijd om deze vragen te beantwoorden.
De audit-checklist
- Hoeveel B2B-facturen verstuur je per maand?
- Hoeveel B2B-facturen ontvang je per maand?
- Welke software gebruik je momenteel? (Word, Excel, specifieke software, boekhouder...)
- Hoe verstuur je je facturen? (e-mail, post, klantenportaal...)
- Wie beheert de facturatie? (jijzelf, een medewerker, je boekhouder...)
- Hoeveel verschillende B2B-klanten heb je?
- Heb je leveranciers die je al PEPPOL-facturen sturen?
- Is je boekhouder klaar voor PEPPOL?
- Heb je een ERP of beheersoftware in gebruik?
- Wat is je maandelijks budget voor facturatie?
Waarom deze audit belangrijk is
Deze audit bepaalt de complexiteit van je migratie:
- Eenvoudige migratie (zelfstandige, < 20 facturen/maand, geen ERP): je kunt in een halve dag migreren met alles-in-een software
- Gemiddelde migratie (KMO, 20-200 facturen/maand, bestaande software): reken op 1-2 weken overgang
- Complexe migratie (middelgroot bedrijf, 200+ facturen/maand, geintegreerd ERP): reken op 1-3 maanden met een speciaal project
Nuttige cijfers voor je audit
Bereken de verborgen kosten van je huidige PDF-facturatie:
| Post | Geschatte kosten |
|---|---|
| Invoertijd per verstuurde factuur | 3-5 min (ongeveer 2-4 EUR) |
| Invoertijd per ontvangen factuur | 5-8 min (ongeveer 4-7 EUR) |
| Betalingsopvolging en herinneringen | 2-3 min per factuur (ongeveer 2-3 EUR) |
| Foutenbeheer en correcties | 5-10% van de facturen vereist correctie |
| Totale geschatte kosten per factuur | 8-14 EUR |
Voor een KMO die 80 facturen per maand verwerkt (verzending + ontvangst), bedragen de verborgen kosten van het PDF-proces ongeveer 640 tot 1.120 EUR per maand. De migratie naar PEPPOL elimineert het merendeel van deze kosten.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Stap 2: Je software / PEPPOL Access Point kiezen
Dit is de belangrijkste beslissing van je migratie. Je hebt drie hoofdopties.
Optie A: Facturatiesoftware met geintegreerd Access Point (aanbevolen)
Dit is de eenvoudigste en goedkoopste optie voor zelfstandigen en KMO's. De software doet alles: facturen aanmaken, PEPPOL versturen/ontvangen, archivering.
Voorbeelden: Sayli, Billit, Teamleader
Voordelen:
- Configuratie in enkele minuten
- Een abonnement voor alles
- Geen technische configuratie
- Ondersteuning inbegrepen
Voor wie: zelfstandigen, freelancers, KMO's (< 50 werknemers)
Optie B: Bestaande software + extern Access Point
Als je al facturatiesoftware of een ERP hebt dat je wilt behouden, kun je het verbinden met een extern PEPPOL Access Point via een API.
Voorbeelden van Access Points: Horus, Basware, Peppol4all
Voordelen:
- Je behoudt je huidige software
- Technische flexibiliteit
Nadelen:
- Technische configuratie nodig
- Dubbel abonnement (software + Access Point)
- Onderhoud van de integratie
Voor wie: KMO's met een bestaand ERP, bedrijven met specifieke behoeften
Optie C: Hermes-portaal (minimale oplossing)
De FOD Financien stelt het Hermes-portaal beschikbaar, waarmee je PEPPOL-facturen kunt ontvangen. Het is een noodoplossing, geen volledig facturatiehulpmiddel.
Voordelen: gratis, minimaal voor ontvangstconformiteit Nadelen: geen factuurcreatie, zeer beperkte functionaliteiten
Voor wie: bedrijven die zeer weinig B2B-facturen ontvangen en een andere oplossing voor uitgifte hebben
Voor een gedetailleerde vergelijking van leveranciers, raadpleeg ons artikel: Access Point PEPPOL Belgie: de volledige vergelijking.
[CTA] Op zoek naar de snelste oplossing? Met Sayli maak je je account aan, voer je je KBO-nummer in, en verstuur je je eerste PEPPOL-factuur in minder dan 5 minuten. Geintegreerd Access Point, niets te configureren. Probeer Sayli gratis ->
Stap 3: Je PEPPOL-ID verkrijgen
Je PEPPOL-ID is het unieke adres van je bedrijf op het netwerk. In Belgie is het gebaseerd op je KBO-nummer.
De PEPPOL-ID checklist
- Controleer je KBO-nummer: het moet actief en correct zijn bij de Kruispuntbank van Ondernemingen
- Ken het formaat: je PEPPOL-ID wordt
0208:BE0XXXXXXXXX - Schrijf je in via je software: de meeste gecertificeerde software maakt automatisch je PEPPOL-ID aan bij inschrijving
- Controleer in de directory: controleer na inschrijving of je bedrijf verschijnt in de PEPPOL-directory (kan enkele uren duren)
Concreet voorbeeld: als je KBO-nummer BE0456.789.123 is, wordt je PEPPOL-ID 0208:BE0456789123.
Volledige gids: PEPPOL-ID Belgie: hoe het te verkrijgen in 5 stappen.
Stap 4: Je software configureren
Zodra je software gekozen is en je PEPPOL-ID aangemaakt, moet je je facturatieomgeving configureren.
De configuratie-checklist
- Gegevens van je bedrijf: officieel naam, adres, BTW-nummer, IBAN
- Logo en visuele identiteit: je logo voor de facturen
- Factuurnummering: configureer de nummeringsreeks (bijv. FAC-2026-0001, FAC-2026-0002...)
- BTW-tarieven: configureer de toepasselijke tarieven voor je producten/diensten (21%, 6%, 0%...)
- Betalingsvoorwaarden: standaardtermijn (30 dagen, 15 dagen...) en wettelijke vermeldingen
- IBAN en gestructureerde mededeling: voor Belgische betalingen
- Import van je contacten: importeer de lijst van je klanten met hun BTW-nummers
- Verificatie van BTW-nummers: valideer de BTW-nummers van je klanten via VIES
Voor Sayli-gebruikers
Als je Sayli kiest, is de configuratie vereenvoudigd:
- Maak je account aan met je e-mail
- Voer je KBO-nummer in: Sayli haalt automatisch je bedrijfsgegevens op
- Personaliseer je betalingsvoorwaarden
- Importeer je contacten (of maak ze gaandeweg aan)
- Het is klaar
Stap 5: Je eerste PEPPOL-factuur testen
Sla deze stap vooral niet over. Een testfactuur versturen stelt je in staat om te controleren of de hele keten werkt voordat je naar productie overschakelt.
De test-checklist
- Kies een testklant: idealiter een vertrouwde klant die al op PEPPOL zit en de correcte ontvangst kan bevestigen
- Maak een testfactuur aan: met alle gebruikelijke gegevens (werkelijk of fictief bedrag)
- Verstuur via PEPPOL: gebruik de PEPPOL-verzendfunctie van je software
- Controleer de status: je software moet bevestigen dat de factuur aanvaard is door het netwerk
- Bevestig met je klant: vraag hem of hij de factuur correct heeft ontvangen in zijn software
- Controleer de inhoud: zijn het bedrag, de BTW en de coordinaten correct aan de ontvangstzijde?
- Test ook de ontvangst: vraag een leverancier om je een testfactuur te sturen via PEPPOL
- Test een creditnota: controleer of je ook creditnota's kunt versturen via PEPPOL
Wat doen als de test mislukt?
Geen paniek. Fouten tijdens de eerste tests zijn normaal. Raadpleeg ons gedetailleerd artikel: Veelgemaakte PEPPOL-fouten: top 10 problemen en oplossingen.
[CTA] Test PEPPOL zonder risico met Sayli. Maak je gratis account aan, verstuur een testfactuur en controleer of alles werkt voordat je overschakelt. Begin je gratis test ->
Stap 6: Je klanten en leveranciers informeren
De migratie naar PEPPOL is geen geisoleerde handeling. Je handelspartners moeten weten dat je overschakelt naar PEPPOL, en zij moeten ook klaar zijn.
De notificatie-checklist
- Stel een standaardbericht op om je klanten en leveranciers te informeren
- Deel je PEPPOL-ID mee: deel je identificatie (0208:BE0XXXXXXXXX) zodat ze je op het netwerk kunnen vinden
- Controleer of je klanten op PEPPOL zitten: vraag hen hun PEPPOL-ID of controleer het in de directory
- Informeer je boekhouder: hij moet zijn processen aanpassen om PEPPOL-facturen te verwerken
- Werk je algemene voorwaarden bij: vermeld dat je facturen voortaan via PEPPOL worden uitgegeven
- Werk je website bij: voeg je PEPPOL-ID toe aan je contactgegevens
Voor klanten die nog niet op PEPPOL zitten
Sommige van je klanten zullen treuzelen. Zo ga je ermee om:
- Herinner hen aan de wettelijke verplichting: PEPPOL-facturatie is verplicht sinds 1 januari 2026
- Stel oplossingen voor: beveel eenvoudige software (zoals Sayli) aan om snel conform te zijn
- Overgangsperiode: gedurende enkele weken kun je een PDF-kopie parallel aan de PEPPOL-factuur versturen
- Documenteer alles: bewaar een spoor van je communicatie om je goede trouw te bewijzen bij een controle
Stap 7: Parallelle werkingsperiode
Dit is de vaak verwaarloosde maar cruciale stap. Voordat je 100% op PEPPOL overschakelt, laat je beide systemen 2 tot 4 weken parallel draaien.
De checklist voor parallelle werking
- Verstuur elke B2B-factuur via PEPPOL EN als PDF-kopie per e-mail
- Controleer de PEPPOL-ontvangstbevestigingen voor elke verstuurde factuur
- Vergelijk de ontvangen PEPPOL-facturen met de PDF-facturen die je voorheen ontving
- Identificeer de klanten wier PEPPOL-facturen mislukken en help hen zich in te schrijven
- Controleer de boekhoudkundige consistentie: komen de bedragen in je software overeen met die van je boekhouding?
- Test creditnota's via PEPPOL
- Controleer de archivering: worden PEPPOL-facturen correct bewaard?
- Vraag feedback van je boekhouder
Aanbevolen duur
| Profiel | Aanbevolen duur |
|---|---|
| Zelfstandige (< 20 facturen/maand) | 1-2 weken |
| Kleine KMO (20-50 facturen/maand) | 2-3 weken |
| KMO (50-200 facturen/maand) | 3-4 weken |
| Groot bedrijf (200+ facturen/maand) | 4-8 weken |
Stap 8: Go-live -- 100% overschakelen naar PEPPOL
Het moment is gekomen. Je stopt met het versturen van PDF's en schakelt 100% over naar PEPPOL.
De go-live checklist
- Controleer of al je B2B-klanten ingeschreven zijn op PEPPOL (of bijna)
- Bevestig met je boekhouder dat de PEPPOL-stroom correct werkt
- Stop het versturen van PDF-kopies voor B2B-facturen
- Configureer meldingen: activeer waarschuwingen bij weigering van PEPPOL-facturen
- Documenteer je conformiteit: bewaar een spoor van je migratiedatum
- Verwijder of deactiveer oude PDF-processen (Word-sjablonen, automatische e-mailverzending...)
- Communiceer naar je klanten dat er geen PDF-facturen meer verstuurd worden
Bijzondere gevallen
- B2C-klanten: je blijft hen PDF-facturen (of papier) sturen. De PEPPOL-verplichting geldt alleen voor B2B.
- Internationale klanten: facturen naar het buitenland vallen niet onder de Belgische verplichting. Je kunt doorgaan met PDF of PEPPOL gebruiken als je klant ingeschreven is.
- Creditnota's: die moeten ook via PEPPOL voor B2B.
- Terugkerende facturen: configureer ze voor automatische verzending via PEPPOL.
Hoeveel kost de migratie naar PEPPOL?
Goed nieuws: de migratie naar PEPPOL hoeft je geen fortuin te kosten. Hier zijn de typische kosten:
| Post | Zelfstandige | KMO (5-20 pers.) | KMO (20-50 pers.) |
|---|---|---|---|
| PEPPOL-software (maandelijks) | 9-20 EUR/maand | 20-50 EUR/maand | 50-150 EUR/maand |
| Migratietijd (intern) | 0,5 dag | 1-2 dagen | 3-5 dagen |
| Externe begeleiding | 0 EUR | 0-500 EUR | 500-2.000 EUR |
| Totale migratiekosten | < 200 EUR | 200-1.500 EUR | 1.500-5.000 EUR |
En vergeet niet: de Belgische overheid biedt een fiscale aftrek van 120% voor investeringen in elektronische facturatiesoftware. Als je jaarabonnement 240 EUR bedraagt, kun je 288 EUR aftrekken van je belastbare basis. De PEPPOL-migratie is niet alleen verplicht, maar ook financieel voordelig.
[CTA] Klaar om je migratie te starten? Met Sayli zijn stap 2 tot 5 in minder dan 10 minuten afgerond. Maak je gratis account aan en verstuur vandaag je eerste PEPPOL-factuur. Begin je migratie ->
FAQ: Migratie van PDF naar PEPPOL
Hoelang duurt het om van PDF naar PEPPOL te migreren?
Voor een zelfstandige duurt de technische migratie minder dan een uur met software zoals Sayli. De aanbevolen parallelle werkingsperiode is 1 tot 2 weken. Voor een KMO, reken op 1 tot 4 weken in totaal, afhankelijk van de complexiteit van je omgeving en het aantal klanten.
Moet ik van facturatiesoftware veranderen?
Niet noodzakelijk. Als je huidige software al gecertificeerd is voor PEPPOL, hoef je alleen de functionaliteit te activeren. Als dat niet het geval is, moet je ofwel migreren naar compatibele software, ofwel een extern Access Point toevoegen dat via API verbonden is.
Wat gebeurt er met mijn oude PDF-facturen?
Je bestaande PDF-facturen blijven geldig. De PEPPOL-verplichting geldt alleen voor facturen uitgegeven vanaf 1 januari 2026. Je moet je oude PDF-facturen 10 jaar blijven archiveren conform het Belgische BTW-Wetboek.
Moet mijn boekhouder ook migreren?
Ja, je boekhouder is een sleutelspeler in de migratie. Hij moet PEPPOL-facturen van zijn klanten kunnen ontvangen en verwerken. Het goede nieuws is dat PEPPOL-facturen rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware terechtkomen zonder handmatige invoer, wat hem aanzienlijk tijd bespaart.
Kan ik geleidelijk migreren, klant per klant?
Ja, dat is zelfs aanbevolen. Begin met je belangrijkste klanten of degenen die al op PEPPOL zitten, en breid dan geleidelijk uit. Tijdens de overgangsperiode kun je PEPPOL-facturen sturen naar ingeschreven klanten en doorgaan met PDF voor de anderen (terwijl je hen aanmoedigt te migreren).
Wat als een klant weigert over te stappen naar PEPPOL?
Herinner hem eraan dat de verplichting wettelijk is sinds 1 januari 2026 (wet van 6/02/2024, art. 53 §2bis BTW-Wetboek). Stel hem eenvoudige oplossingen voor om zich in te schrijven. In het uiterste geval, verstuur je PEPPOL-factuur (zelfs als die terugkaatst omdat de klant niet ingeschreven is) en bewaar een spoor van je pogingen: dat bewijst je goede trouw.
Is de PEPPOL-migratie onomkeerbaar?
In de praktijk, ja. Aangezien de verplichting wettelijk is, kun je niet teruggaan naar PDF voor je Belgische B2B-facturen. Maar dat is een goede zaak: PEPPOL is efficienter, goedkoper en betrouwbaarder dan PDF. Na enkele weken gebruik wil je niet meer terug.
Kan ik profiteren van de 120% fiscale aftrek voor de migratie?
Ja. De kosten verbonden aan de investering in gecertificeerde PEPPOL-facturatiesoftware komen in aanmerking voor de verhoogde fiscale aftrek van 120%. Dit omvat het software-abonnement en eventuele configuratiekosten. Bespreek het met je boekhouder om er bij je volgende belastingaangifte van te profiteren.
[CTA] De migratie naar PEPPOL is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Sayli stap je in een ochtend over van PDF naar PEPPOL. Maak je gratis account aan, configureer je gegevens en verstuur je eerste conforme e-factuur. Start je migratie nu ->
Was dit artikel nuttig voor je? Raadpleeg onze complete gids PEPPOL Belgie 2026 om alles te weten, onze vergelijking PDF vs PEPPOL om de verschillen te begrijpen en onze gids over de veelgemaakte PEPPOL-fouten om problemen te anticiperen.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Klaar voor PEPPOL?
Sayli verbindt je met het PEPPOL-netwerk in 2 minuten. Conforme en geautomatiseerde facturatie.