Boetes PEPPOL Belgie 2026: Sancties
Welke boetes riskeer je als je PEPPOL niet gebruikt in Belgie? Bedragen, controles van de FOD Financien en hoe sancties te vermijden.
Sinds 1 januari 2026 is PEPPOL verplicht voor alle B2B-transacties in Belgie. Als je zelfstandige, KMO-zaakvoerder of vrij beroep bent, val je eronder. Maar wat gebeurt er concreet als je deze verplichting niet naleeft? Welke boetes zijn voorzien? Wie controleert? En vooral, hoe vermijd je sancties?
In dit artikel maken we de balans op van de werkelijke risico's bij niet-naleving van de PEPPOL-verplichting in Belgie: bedragen van de boetes, controleschema, mogelijke vrijstellingen en oplossingen om snel conform te zijn.
Bedragen van de PEPPOL-boetes in Belgie
| Overtreding | Boetebedrag | Termijn |
|---|---|---|
| 1e overtreding | 1.500 EUR | -- |
| 2e overtreding | 3.000 EUR | Binnen 3 maanden na de eerste |
| 3e overtreding en verder | 5.000 EUR | Per bijkomende overtreding |
Bron: koninklijk besluit van 8 juli 2025, conform het regime van BTW-sancties van het BTW-Wetboek.
De boetes zijn van toepassing vanaf april 2026, na afloop van de tolerantieperiode (Q1 2026). Daarnaast bestaat het indirecte risico van weigering van BTW-aftrek voor je klanten.
PEPPOL verplicht in Belgie: wat zegt de wet?
De verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie via PEPPOL vloeit voort uit de wet van 6 februari 2024, die artikel 53, §2bis invoegt in het Belgische BTW-Wetboek. Concreet moet sinds 1 januari 2026 elk BTW-plichtig bedrijf in Belgie zijn B2B-facturen versturen en ontvangen in gestructureerd formaat via het PEPPOL-netwerk.
Opgelet: het gaat hier niet om het versturen van een PDF per e-mail. PEPPOL vereist een gestructureerde facturatie in XML UBL-formaat, verstuurd via een gecertificeerd Access Point. Het is een fundamentele verandering in de manier waarop Belgische bedrijven hun facturen uitwisselen.
De tijdlijn om te onthouden
| Datum | Verplichting |
|---|---|
| 1 maart 2024 | PEPPOL verplicht voor B2G-facturatie (overheidsopdrachten van meer dan 3.000 EUR excl. BTW) |
| 1 januari 2026 | PEPPOL verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische bedrijven |
| Januari - maart 2026 | Tolerantieperiode: de FOD Financien hanteert een pedagogische aanpak |
| April 2026 | Einde van de tolerantie: sancties mogelijk bij niet-naleving |
Als je al sinds 2024 PEPPOL gebruikt voor facturatie aan de overheid, heb je een voorsprong. Anders dringt de tijd.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Welke boetes riskeer je bij niet-naleving?
Dit is de vraag die iedereen stelt. Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 heeft de sancties bij niet-naleving van de verplichtingen inzake gestructureerde elektronische facturatie verduidelijkt.
De boetebedragen
Volgens het koninklijk besluit van 8 juli 2025 leiden overtredingen met betrekking tot elektronische facturatieverplichtingen tot progressieve administratieve boetes:
- 1.500 EUR voor de eerste overtreding
- 3.000 EUR voor de tweede overtreding binnen 3 maanden
- 5.000 EUR voor de derde overtreding en verder
Voor een zelfstandige die 20 facturen per maand verstuurt, kan het financiele risico dus snel oplopen als elke niet-conforme factuur als een afzonderlijke overtreding wordt beschouwd.
Het indirecte BTW-risico
Naast directe boetes is een vaak onderschat risico de mogelijke weigering van BTW-aftrek. Als een factuur niet voldoet aan de formele voorwaarden van het BTW-Wetboek (waarvan het gestructureerde formaat nu deel uitmaakt), zou de administratie theoretisch het recht op BTW-aftrek van je klant kunnen betwisten. In de praktijk betekent dit dat je professionele klanten conforme PEPPOL-facturen zouden kunnen eisen om hun eigen BTW-aftrek te beschermen.
[CTA] Neem geen risico met je BTW. Sayli is PEPPOL-gecertificeerd en maakt je in 5 minuten conform. Probeer gratis ->
Tolerantieperiode Q1 2026: je hebt nog even tijd
Goed nieuws: de FOD Financien heeft een tolerantieperiode bevestigd voor het eerste kwartaal van 2026 (januari - maart). Tijdens deze drie maanden hanteert de administratie een pedagogische eerder dan bestraffende aanpak. Concreet:
- Geen actieve sancties tijdens Q1 2026
- Herinneringen en waarschuwingen in plaats van boetes
- De nadruk ligt op begeleiding van bedrijven bij hun overgang
Maar opgelet: deze tolerantie heeft een einddatum. Vanaf april 2026 kan de FOD Financien de voorziene sancties beginnen toe te passen. Als je nog niet bent begonnen met je conformering, is het nu tijd om in actie te komen.
Wat de tolerantieperiode niet dekt
De tolerantie betreft bedrijven die te goeder trouw in overgang zijn. Ze beschermt niet:
- Bedrijven die de verplichting bewust negeren
- Gevallen van fraude of herhaalde en opzettelijke tekortkomingen
- Situaties waarin het bedrijf geen enkele inspanning doet om conform te worden
Wie controleert en hoe?
De FOD Financien (Federale Overheidsdienst Financien) is de bevoegde autoriteit voor controles met betrekking tot facturatieverplichtingen in Belgie. Zo werken de controles in de praktijk:
- Klassieke BTW-controles: bij een periodieke BTW-controle controleert de inspecteur nu ook de PEPPOL-conformiteit van je facturen
- Gerichte controles: de FOD Financien kan specifieke controles uitvoeren op elektronische facturatie
- Gegevenskruising: de administratie kan PEPPOL-gegevens kruisen met BTW-aangiften om inconsistenties op te sporen
- Meldingen: een klant of leverancier die geen conforme PEPPOL-factuur ontvangt, kan de situatie melden
In de praktijk zullen de eerste controles zich richten op grote bedrijven en recidivisten voordat ze geleidelijk worden uitgebreid naar KMO's en zelfstandigen. Maar reken daar niet op om je conformering uit te stellen.
Ben je betrokken? De vrijstellingsgevallen
PEPPOL geldt niet voor iedereen op dezelfde manier. Hier is wie wel en niet betrokken is:
Betrokken bij de PEPPOL-verplichting
- Alle BTW-plichtige bedrijven in Belgie die B2B-facturen uitreiken
- Zelfstandigen (inclusief in bijberoep)
- Vrije beroepen (advocaten, artsen, architecten...)
- Vennootschappen (BV, NV, CV...) van elke grootte
Niet betrokken (vrijstellingen)
- B2C-transacties: facturen aan particulieren vallen niet onder de PEPPOL-verplichting. Als je kapper of restaurateur bent en uitsluitend aan particulieren factureert, ben je niet betrokken
- Bedrijven onder het BTW-vrijstellingsregime (jaaromzet onder 25.000 EUR): zij hoeven geen BTW-facturen uit te reiken en vallen dus niet rechtstreeks onder de verplichting
- Internationale transacties: de verplichting betreft uitwisselingen tussen bedrijven gevestigd in Belgie. Facturen naar of vanuit het buitenland vallen er niet onder (hoewel PEPPOL ook in andere Europese landen wordt gebruikt)
Belangrijk: zelfs als je voornamelijk B2C doet, als je ook maar een enkele professionele Belgische klant hebt, moet je hem een conforme PEPPOL-factuur kunnen sturen.
[CTA] Weet je niet of je betrokken bent? Schrijf je in op Sayli en controleer je PEPPOL-conformiteit in enkele klikken. Controleer je conformiteit ->
Hoe je conform te worden voor april 2026
Het conform worden met PEPPOL is niet zo complex als het lijkt. Hier zijn de concrete stappen:
1. Verkrijg je PEPPOL-ID
Je PEPPOL-ID is doorgaans gebaseerd op je ondernemingsnummer (KBO). Je hoeft geen specifieke administratieve stap te ondernemen: je gecertificeerde PEPPOL-facturatiesoftware regelt het.
2. Kies gecertificeerde PEPPOL-software
Dit is het centrale punt. Je hebt een hulpmiddel nodig dat:
- Verbonden is met het PEPPOL-netwerk via een gecertificeerd Access Point
- Automatisch facturen genereert in XML UBL-formaat
- Het versturen en ontvangen van facturen via PEPPOL beheert
- Facturen conform de Belgische wettelijke verplichtingen bewaart
3. Stuur je eerste testfactuur
Stuur voor april 2026 minstens een testfactuur via PEPPOL om te controleren of alles werkt. Het is beter een technisch probleem nu te ontdekken dan tijdens een controle.
4. Informeer je klanten en leveranciers
Breng je handelspartners op de hoogte dat je overschakelt naar PEPPOL-facturatie. Zij moeten ook in staat zijn om je facturen in gestructureerd formaat te ontvangen.
Met een hulpmiddel als Sayli, verloopt deze overgang in enkele minuten: inschrijving, verbinding van je ondernemingsnummer, en je kunt meteen je eerste PEPPOL-factuur versturen. Geen complexe technische configuratie, geen Access Point om zelf te beheren.
FAQ: Boetes en sancties PEPPOL in Belgie
Hoeveel bedraagt de boete als ik PEPPOL niet gebruik?
Volgens het koninklijk besluit van 8 juli 2025 bedragen de boetes voor niet-naleving van elektronische facturatieverplichtingen 1.500 EUR (eerste overtreding), 3.000 EUR (tweede overtreding binnen 3 maanden) en 5.000 EUR (derde overtreding en verder).
Wanneer beginnen de PEPPOL-sancties?
De FOD Financien past een tolerantieperiode toe van januari tot maart 2026. Sancties zijn mogelijk vanaf april 2026. Tijdens Q1 2026 is de aanpak pedagogisch met waarschuwingen in plaats van boetes.
Is PEPPOL verplicht voor zelfstandigen?
Ja, elke BTW-plichtige die B2B-facturen uitreikt is betrokken, inclusief zelfstandigen in eigen naam en zelfstandigen in bijberoep. Alleen diegenen onder het BTW-vrijstellingsregime (minder dan 25.000 EUR omzet) ontsnappen aan deze verplichting.
Vallen B2C-facturen onder PEPPOL?
Nee. De PEPPOL-verplichting betreft alleen B2B-transacties (tussen bedrijven) en B2G-transacties (naar overheidsdiensten). Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder deze verplichting.
Is een PDF per e-mail conform PEPPOL?
Nee. PEPPOL vereist een gestructureerde facturatie in XML UBL-formaat, verstuurd via het PEPPOL-netwerk door een gecertificeerd Access Point. Een PDF, zelfs met alle verplichte vermeldingen, voldoet niet aan deze eis.
Wat als mijn klant weigert PEPPOL-facturen te ontvangen?
Je professionele Belgische klant is zelf ook onderworpen aan de verplichting. Hij moet in staat zijn PEPPOL-facturen te ontvangen. Als hij dat nog niet is, kun je hem informeren over zijn verplichting en hem voorstellen zich conform te maken. In afwachting kun je de PEPPOL-factuur versturen en parallel een PDF-kopie aanbieden.
Controleert de FOD Financien actief de PEPPOL-conformiteit?
De controles vinden plaats in het kader van de gebruikelijke BTW-verificaties en mogelijk via gerichte controles. De automatische kruising van PEPPOL-gegevens met BTW-aangiften zal de administratie in staat stellen niet-conforme bedrijven op te sporen.
Hoeveel kost het om PEPPOL-conform te worden?
Met gecertificeerde PEPPOL-facturatiesoftware zoals Sayli kan de conformering gratis of voor een bescheiden maandabonnement. Dat is oneindig veel goedkoper dan een boete van meerdere duizenden euro's.
[CTA] Riskeer geen boete. Stap vandaag nog over naar PEPPOL-facturatie met Sayli. Maak je gratis account aan ->
Was dit artikel nuttig voor je? Raadpleeg ook onze complete gids PEPPOL Belgie 2026 om alles over deze verplichting te weten, en ons overzicht van de PEPPOL Access Points in Belgie.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Klaar voor PEPPOL?
Sayli verbindt je met het PEPPOL-netwerk in 2 minuten. Conforme en geautomatiseerde facturatie.