Eerste Factuur: Volledige Handleiding voor Beginners
Maak je eerste Belgische conforme factuur in 2026: verplichte vermeldingen, nummering, BTW, PEPPOL-verzending. Stap-voor-stap handleiding voor beginners.
Je bent net gestart met je activiteit en je moet je allereerste factuur uitsturen? Geen paniek. We begeleiden je stap voor stap om een Belgische factuur te maken die 100% conform is, met alle verplichte vermeldingen, de juiste BTW en een correcte verzending via PEPPOL.
Of je nu zelfstandige bent als eenmanszaak, zaakvoerder van een BV of actief in bijberoep, de basisregels zijn dezelfde.
Voordat je begint: wat je nodig hebt
Controleer of je deze elementen hebt voordat je je eerste factuur aanmaakt:
- Je BTW-nummer (formaat: BE 0XXX.XXX.XXX)
- Je volledige gegevens (naam/handelsnaam, adres, e-mail, telefoon)
- Facturatiesoftware of een geschikt hulpmiddel
- De gegevens van je klant (naam, adres, BTW-nummer indien plichtig)
- Het detail van je prestatie of levering (beschrijving, hoeveelheid, prijs)
Als je nog geen facturatiesoftware hebt, is dit het moment om er een te kiezen. Sinds 2026 moet je software PEPPOL-compatibel zijn voor B2B-facturen. Sayli is gratis om te starten en meteen PEPPOL-conform.
De verplichte vermeldingen op een Belgische factuur
Volgens het koninklijk besluit nr. 1 betreffende de BTW (artikelen 5 en 6) moet elke factuur uitgestuurd in Belgie een reeks wettelijk verplichte vermeldingen bevatten: identificatie van uitreiker en bestemmeling, beschrijving van de prestatie, BTW-details, bedragen en data.
Voor de volledige wettelijke checklist, bekijk ons gedetailleerd artikel Verplichte vermeldingen op een Belgische factuur.
Hier beperken we ons tot de kernpunten voor je eerste factuur:
Identificatie
- Je gegevens (uitreiker): volledige naam of handelsnaam, adres, BTW-nummer (BE 0XXX.XXX.XXX)
- De gegevens van de klant (bestemmeling): naam, adres, BTW-nummer (indien de klant BTW-plichtig is)
Factuurnummering
Elke factuur moet een uniek nummer hebben dat een doorlopende en ononderbroken reeks volgt. Je mag geen nummers overslaan.
Gangbare formaten:
2026-001,2026-002,2026-003...FAC-20260001,FAC-20260002...001/2026,002/2026...
Tip: kies een formaat en houd je er het hele jaar aan. Je facturatiesoftware beheert deze nummering normaal automatisch.
Beschrijving en bedragen
- Een duidelijke en voldoende gedetailleerde beschrijving van de goederen of diensten
- De hoeveelheid en eenheidsprijs exclusief BTW
- De datum van levering of prestatie (als die verschilt van de factuurdatum)
- De maatstaf van heffing, het BTW-tarief en het BTW-bedrag per tarief
- Het totaalbedrag inclusief BTW
Slecht voorbeeld: "Consulting - Forfait" Goed voorbeeld: "Adviesopdracht digitale strategie - Marktanalyse en aanbevelingen - Periode: januari 2026 - 5 prestatiedagen"
Aanbevolen (maar niet wettelijk verplicht)
De volgende elementen zijn geen wettelijke vereiste volgens KB nr. 1 art. 5 par. 1, maar worden sterk aanbevolen voor een vlotte betaling:
- De betalingstermijn (standaard: 30 dagen)
- Je bankrekeningnummer (IBAN)
- De gestructureerde mededeling (indien van toepassing)
[CTA] Maak je eerste conforme factuur in 2 minuten met Sayli. Alle verplichte vermeldingen worden automatisch ingevuld. Probeer gratis ->
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Bijzondere vermeldingen volgens je regime
Als je onder de BTW-vrijstellingsregeling valt
Voeg verplicht deze vermelding toe:
"Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet van toepassing - Art. 56bis W.BTW."
In dit geval reken je geen BTW aan. Je factuur bevat enkel het bedrag exclusief BTW = inclusief BTW.
Als je de verlegging van heffing toepast
Voor bepaalde verrichtingen (onderaanbestede bouwwerken, intracommunautaire leveringen...):
"Verlegging van heffing - Art. 20 van het KB nr. 1" (voor bouwwerken) of de gepaste vermelding naargelang het geval.
Als je BTW-vrijgesteld bent (medische beroepen...)
"Vrijgesteld van BTW op grond van artikel 44 van het BTW-Wetboek."
Voor meer details over verplichte vermeldingen, bekijk ons volledig artikel Verplichte Vermeldingen op een Belgische Factuur.
Stap-voor-stap handleiding: je eerste factuur maken met Sayli
Zo maak en verstuur je je eerste factuur in enkele minuten:
Stap 1: Maak je Sayli-account aan
Ga naar app.sayli.be en schrijf je gratis in. Vul in:
- De naam van je onderneming
- Je BTW-nummer
- Je adres
- Je IBAN
Sayli detecteert automatisch je gegevens via de KBO en stelt voor om ze in te vullen.
Stap 2: Voeg je eerste klant toe
Maak de fiche van je klant aan met:
- Naam / handelsnaam
- Adres
- BTW-nummer (indien plichtig)
Als je klant een Belgische onderneming is, vindt Sayli zijn gegevens automatisch via zijn BTW-nummer.
Stap 3: Maak je factuur aan
Klik op "Nieuwe factuur" en vul in:
- De bestemmeling
- De beschrijving van je prestatie of verkoop
- De hoeveelheid en de eenheidsprijs
- Het toepasselijke BTW-tarief
- De prestatiedatum
- De betalingstermijn
Sayli berekent automatisch de BTW-bedragen en het totaal inclusief BTW. Het factuurnummer wordt sequentieel toegekend.
Stap 4: Controleer en bevestig
Lees je factuur na voor verzending:
- Zijn de gegevens correct?
- Is de beschrijving voldoende gedetailleerd?
- Is het BTW-tarief juist?
- Is het IBAN-nummer zichtbaar?
Stap 5: Verstuur via PEPPOL
Voor een B2B-factuur (tussen ondernemingen), klik op "Versturen". Sayli verstuurt je factuur automatisch in UBL XML-formaat via het PEPPOL-netwerk. Je klant ontvangt ze rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware.
Voor een B2C-factuur (naar een particulier), kun je een PDF per e-mail versturen rechtstreeks vanuit Sayli.
[CTA] Sayli begeleidt beginners stap voor stap: conforme facturen, automatische BTW-berekening, geintegreerde PEPPOL-verzending. Start gratis ->
Beginnersfouten om te vermijden
1. Het BTW-nummer van de klant vergeten
Als je klant BTW-plichtig is, is zijn BTW-nummer verplicht op de factuur. Zonder dit nummer kan je klant de BTW die je aanrekent niet aftrekken.
2. Een te vage beschrijving gebruiken
"Dienstverlening" volstaat niet. De fiscale administratie (en je klant) moet de exacte aard van de prestatie kunnen begrijpen.
3. Het verkeerde BTW-tarief toepassen
Het tarief van 21% is standaard van toepassing. De verlaagde tarieven (6% en 12%) zijn voorbehouden voor precieze categorieen van goederen en diensten. Bij twijfel, pas 21% toe of raadpleeg je boekhouder.
4. Niet sequentieel nummeren
Als je eerste factuur 2026-001 is, moet de volgende 2026-002 zijn. Niet 2026-003. Niet 2026-001bis. De reeks moet doorlopend zijn.
5. De factuur te laat uitsturen
De wet vereist dat de factuur wordt uitgestuurd uiterlijk de 15e dag van de maand die volgt op de levering of prestatie. Laat je facturen niet liggen.
6. Een PDF sturen in plaats van PEPPOL te gebruiken
Sinds 2026 moeten B2B-facturen via het PEPPOL-netwerk verlopen. Een PDF per e-mail sturen volstaat niet meer tussen Belgische ondernemingen.
Betalingstermijn: wat zegt de wet?
De standaard betalingstermijn is 30 dagen vanaf de ontvangstdatum van de factuur. Je kunt een andere termijn voorzien in je algemene voorwaarden, maar:
- Maximum 60 dagen tussen ondernemingen (wet van 2 augustus 2002)
- Geen wettelijke limiet voor B2C-facturen (maar 30 dagen is de norm)
Bij laattijdige betaling heb je recht op:
- Verwijlinteresten (ECB-rentevoet + 8 procentpunten, ofwel 10,5% in het 1e semester 2026)
- Een forfaitaire vergoeding van 40 EUR voor invorderingskosten
Voor alles hierover, bekijk ons artikel Betalingstermijn van een Factuur in Belgie.
Factuurmodel: de visuele elementen
Naast de verplichte vermeldingen zou een professionele factuur ook moeten bevatten:
- Je logo (geloofwaardigheid en branding)
- Een proper ontwerp (uitlijning, tussenruimte, leesbaar lettertype)
- Je betalingsvoorwaarden duidelijk zichtbaar
- Je IBAN-nummer in de verf gezet
- Een gestructureerde mededeling (om de opvolging van betalingen te vergemakkelijken)
Tip: met software zoals Sayli hoef je je geen zorgen te maken over het ontwerp. De factuurmodellen zijn al professioneel en conform de Belgische wettelijke vereisten.
Bekijk ook ons artikel Voorbeeld van een Factuur in Belgie voor concrete modellen.
FAQ
Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?
Alle facturen (uitgestuurd en ontvangen) moeten worden bewaard gedurende 10 jaar vanaf het einde van het jaar waarin ze werden uitgestuurd (artikel 60 van het BTW-Wetboek, gewijzigd door de wet van 20 november 2022).
Kan ik een handgeschreven factuur maken?
Technisch gezien ja, als ze alle verplichte vermeldingen bevat. Maar voor B2B-facturen maakt de PEPPOL-verplichting dit in de praktijk onmogelijk sinds 2026: je moet software gebruiken die het UBL XML-formaat kan genereren.
Moet ik in euro factureren?
De bedragen moeten in euro worden uitgedrukt voor nationale transacties en de meeste intracommunautaire transacties. Voor klanten buiten de eurozone kun je in een andere munteenheid factureren, maar de BTW moet altijd in euro worden berekend en uitgedrukt.
Wat als ik me vergis op een al verstuurde factuur?
Je moet een creditnota uitsturen die de foutieve factuur (geheel of gedeeltelijk) annuleert, en vervolgens een nieuwe correcte factuur uitsturen. Wijzig nooit een al verstuurde factuur. Bekijk onze gids over creditnota's.
Kan ik een voorschot factureren?
Ja, je kunt een voorschotfactuur (of vooruitbetalingsfactuur) uitsturen. Ze moet dezelfde verplichte vermeldingen bevatten als een gewone factuur. De BTW is verschuldigd op het moment van de inning van het voorschot.
Moet ik al mijn facturen via PEPPOL versturen?
Alleen de B2B-facturen (tussen ondernemingen). Facturen gericht aan particulieren (B2C) zijn niet onderworpen aan de PEPPOL-verplichting.
Hoe nummer ik mijn facturen als ik halverwege het jaar start?
Je begint gewoon bij 001 (of 2026-001). De nummering moet sequentieel zijn vanaf je eerste factuur, ongeacht de startdatum.
Voor een volledig overzicht van alle oprichtingsstappen, bekijk onze complete gids om je onderneming op te richten in Belgie.
Klaar om je eerste factuur te versturen? Met Sayli is het gedaan in 2 minuten: conforme vermeldingen, automatisch berekende BTW, geintegreerde PEPPOL-verzending. Maak je gratis account aan.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Beheer je activiteit eenvoudig
Sayli, de factuurtool voor Belgische zelfstandigen en KMO's. Offertes, facturen, PEPPOL inbegrepen.