Verplichte Vermeldingen op een Belgische Factuur: Volledige Wettelijke Checklist (2026)
Ontdek de 12 verplichte vermeldingen op een factuur in Belgie. Complete checklist, concrete voorbeelden en veelgemaakte fouten om te vermijden.
Inleiding
Je hebt net je activiteit opgestart in Belgie en je vraagt je af wat de verplichte vermeldingen op een factuur in Belgie zijn? Je bent niet de enige. Elk jaar sturen duizenden zelfstandigen en KMO's in Belgie onbewust onvolledige facturen, waardoor ze zich blootstellen aan BTW-rechtzettingen en administratieve boetes.
In Belgie worden de factureringsregels vastgelegd door het Belgische BTW-Wetboek (artikelen 53 en volgende) en het Koninklijk Besluit van 29 december 1992. Sinds 2026, met de komst van de elektronische facturatie via PEPPOL, zijn deze verplichtingen meer dan ooit actueel.
In dit artikel vind je de complete checklist van de 12 wettelijke vermeldingen die op elke Belgische factuur moeten staan, concrete voorbeelden, veelgemaakte fouten om te vermijden en het verschil tussen een vereenvoudigde factuur en een volledige factuur. Alles wat je nodig hebt om conform te factureren.
Verplichte vermeldingen op een Belgische factuur (checklist)
Hier is de genummerde checklist van alle verplichte vermeldingen op een Belgische factuur conform het BTW-Wetboek en het KB van 29/12/1992:
- Datum van uitreiking van de factuur
- Opeenvolgend factuurnummer (ononderbroken reeks)
- Naam, adres en BTW-nummer van de verkoper (uitreiker)
- Naam, adres en BTW-nummer van de koper (indien belastingplichtig)
- Beschrijving van de geleverde goederen of verrichte diensten
- Hoeveelheid per factuurregel
- Eenheidsprijs exclusief BTW
- Toepasselijk BTW-tarief per regel (6%, 12%, 21% of 0%)
- Totaal BTW-bedrag uitgesplitst per tarief
- Totaalbedrag inclusief BTW
- Datum van levering of dienst (indien verschillend van factuurdatum)
- Betalingsvoorwaarden (termijn, IBAN, eventuele vertragingsinteresten)
- Eventuele bijzondere vermeldingen (BTW-vrijstelling, verlegging van heffing, intracommunautaire levering)
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
De 12 verplichte vermeldingen op een Belgische factuur
Artikel 5 van het KB van 29/12/1992 en het Belgische BTW-Wetboek leggen een aantal vermeldingen op voor elke factuur die in Belgie wordt uitgeschreven. Hier is de volledige lijst.
1. De datum van uitreiking van de factuur
Elke factuur moet de datum vermelden waarop ze is opgesteld. Deze datum is essentieel omdat ze bepaalt in welke BTW-aangifteperiode de factuur valt. Als je op 28 februari 2026 een factuur uitreikt, moet deze in je BTW-aangifte van februari worden opgenomen.
2. Het opeenvolgend factuurnummer
Je factuur moet een uniek en opeenvolgend nummer bevatten. Dit nummer moet een ononderbroken reeks volgen: je kunt niet van factuur 2026-042 naar factuur 2026-050 springen. Een onderbreking in de nummering kan de aandacht trekken van de BTW-administratie bij een controle.
Voorbeeld: 2026-001, 2026-002, 2026-003... of nog INV-2026-0001.
3. De volledige identiteit van de verkoper (uitreiker)
Je moet op de factuur vermelden:
- Je volledige naam of de maatschappelijke benaming van je onderneming
- Je adres van de maatschappelijke zetel
- Je KBO-ondernemingsnummer in het formaat
BE0XXX.XXX.XXX - Je BTW-nummer (dat overeenkomt met het KBO-nummer voorafgegaan door "BE")
Voorbeeld: Janssen Consulting BV -- Wetstraat 42, 1000 Brussel -- BTW: BE0123.456.789
4. De volledige identiteit van de koper (klant)
Op dezelfde manier moet je de gegevens van je klant vermelden:
- Naam of maatschappelijke benaming
- Adres
- BTW-nummer als je klant belastingplichtig is
Als je klant een particulier is, is het BTW-nummer uiteraard niet vereist, maar naam en adres blijven verplicht.
5. De beschrijving van de goederen of diensten
Elke lijn op je factuur moet een nauwkeurige beschrijving bevatten van wat je hebt geleverd of welke dienst je hebt verricht. Een vage vermelding zoals "dienstprestatie" volstaat niet. Wees specifiek.
Goed voorbeeld: Ontwikkeling e-commerce website -- 5 pagina's -- inclusief integratie winkelmandje
Slecht voorbeeld: Diverse diensten
6. De hoeveelheid
Vermeld voor elke lijn de geleverde hoeveelheid of het aantal gepresteerde uren. Dit maakt het gefactureerde bedrag verantwoord.
7. De eenheidsprijs exclusief BTW
Vermeld de eenheidsprijs excl. BTW van elk goed of elke dienst. Op deze basis wordt het BTW-bedrag berekend.
8. Het toepasselijke BTW-tarief
Belgie past meerdere BTW-tarieven toe: 21% (standaardtarief), 12% (tussentarief), 6% (verlaagd tarief) en 0% (vrijstelling). Je moet het toegepaste tarief per factuurregel vermelden.
Als je goederen of diensten factureert die onder verschillende tarieven vallen, moet elk tarief apart worden vermeld met de respectieve maatstaf van heffing. Voor een complete gids over de tarieven, raadpleeg onze BTW Belgie gids.
9. Het totale BTW-bedrag
Het totale verschuldigde BTW-bedrag moet duidelijk verschijnen, uitgesplitst per tarief als meerdere tarieven worden toegepast.
Voorbeeld:
- Maatstaf van heffing 21%: 1.000,00 EUR --> BTW: 210,00 EUR
- Maatstaf van heffing 6%: 500,00 EUR --> BTW: 30,00 EUR
10. Het totaalbedrag inclusief BTW
Het totaal te betalen bedrag inclusief alle belastingen moet goed zichtbaar op je factuur staan. Dit is het bedrag dat je klant effectief moet betalen.
11. De datum van levering of prestatie
Als de leveringsdatum van het goed of de voltooiing van de dienst verschilt van de factuurdatum, moet je die expliciet vermelden. Dit laat de administratie toe te controleren of de BTW in de juiste periode werd aangegeven.
12. De betalingsvoorwaarden
Hoewel soms verwaarloosd, is de vermelding van de betalingsvoorwaarden een sterk aanbevolen goede praktijk: betalingstermijn (30 dagen, 60 dagen...), aanvaard betaalmiddel, bankrekeningnummer (IBAN) en eventueel de vertragingsinteresten.
[CTA] Met Sayli worden alle verplichte vermeldingen automatisch op je facturen opgenomen. Geen checklist meer nodig bij elke verzending. Probeer gratis -->
De bijzondere vermeldingen naargelang de situatie
Bepaalde bijzondere situaties vereisen extra vermeldingen op je Belgische factuur. Ze negeren kan leiden tot afwijzing van de factuur door de BTW-administratie.
Verlegging van heffing (reverse charge)
Als je een dienst verricht voor een BTW-plichtige klant in een ander EU-land, is het de klant die de BTW in zijn land moet aangeven. Je factuur moet dan de volgende vermelding dragen:
"Verlegging van heffing -- Artikel 21, par. 2 van het Belgische BTW-Wetboek" of "Reverse charge -- Artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG"
BTW-vrijstelling voor kleine ondernemingen
Als je onder de BTW-vrijstellingsregeling valt (jaarlijkse omzet lager dan 25.000 EUR), factureer je geen BTW. Maar je factuur moet verplicht de volgende vermelding bevatten:
"Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk -- Artikel 56bis van het BTW-Wetboek"
Intracommunautaire leveringen
Voor leveringen van goederen aan een BTW-plichtige klant in een andere EU-lidstaat, vrijgesteld van BTW, vermeld:
"Vrijgestelde intracommunautaire levering -- Artikel 39bis van het BTW-Wetboek"
Vergeet niet het intracommunautaire BTW-nummer van je klant te vermelden.
Vereenvoudigde factuur vs volledige factuur
Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken?
In Belgie kan een vereenvoudigde factuur (ook kassaticket of nota genoemd) worden uitgereikt voor transacties met een bedrag van minder dan 100 EUR inclusief BTW in het kader van detailverkoop. Ze bevat minder vermeldingen dan de volledige factuur.
Wat de vereenvoudigde factuur moet bevatten
Zelfs vereenvoudigd moet de factuur minstens bevatten:
- De datum van uitreiking
- De identiteit van de verkoper (naam, adres, BTW-nummer)
- De aard van de goederen of diensten
- Het verschuldigde BTW-bedrag of de gegevens waarmee het kan worden berekend
Opgelet: een vereenvoudigde factuur geeft je klant geen recht op BTW-aftrek. Als die BTW-plichtig is en de BTW wil recupereren, zal hij je om een volledige factuur vragen.
[CTA] Sayli genereert automatisch volledige facturen conform de Belgische wetgeving. Gedaan met de twijfels over ontbrekende vermeldingen. Ontdek Sayli -->
Veelgemaakte fouten om te vermijden
BTW-nummer ontbreekt of is foutief
Dit is de meest voorkomende fout. Een ontbrekend of foutief geformateerd BTW-nummer (het voorvoegsel "BE" vergeten, verkeerd aantal cijfers) kan leiden tot afwijzing van je factuur bij een BTW-controle. Controleer altijd het BTW-nummer van je klant via het VIES-systeem van de Europese Commissie.
Te vage beschrijving van de prestaties
"Consulting" of "diverse diensten" volstaat niet. De administratie eist een beschrijving die toelaat de exacte aard van de prestatie te begrijpen. Wees precies: type dienst, betrokken periode, deliverables.
Onderbreking in de nummering
Een gat in de reeks factuurnummers is een alarmsignaal voor de BTW-controleur. Dit kan de indruk wekken dat een factuur werd verwijderd. Gebruik facturatiesoftware die automatisch de opeenvolgende nummering beheert.
Vergeten bijzondere vermelding
Je valt onder de BTW-vrijstelling en je vergeet de verplichte vermelding? Je factureert intracommunautair zonder de wettelijke referentie? Deze nalatigheden kunnen leiden tot de verplichting om BTW te betalen die je normaal niet had moeten factureren.
Elektronische facturatie: een hulp bij naleving
Sinds 1 januari 2026 is de elektronische facturatie via PEPPOL verplicht geworden voor B2B-transacties tussen Belgische BTW-plichtige ondernemingen. Deze digitalisering is eigenlijk goed nieuws voor de naleving.
Waarom PEPPOL de naleving vergemakkelijkt
Het gestructureerde PEPPOL-formaat (UBL) vereist de aanwezigheid van alle verplichte velden. Het is technisch onmogelijk om een PEPPOL-factuur te versturen zonder BTW-nummer, zonder BTW-bedrag of zonder beschrijving. Het systeem valideert je factuur voor verzending.
Wat dit concreet verandert
Met een PEPPOL-compatibele facturatiesoftware zoals Sayli hoef je de 12 verplichte vermeldingen niet meer uit het hoofd te leren. Het systeem begeleidt je en blokkeert de verzending als esssentiele informatie ontbreekt. Het einde van onvolledige facturen.
[CTA] Sayli is PEPPOL-compatibel en zorgt ervoor dat elke factuur die je verstuurt aan alle Belgische wettelijke verplichtingen voldoet. Maak je eerste factuur -->
FAQ: Verplichte vermeldingen op een factuur in Belgie
Welke vermeldingen zijn verplicht op een factuur in Belgie?
Een Belgische factuur moet 12 verplichte vermeldingen bevatten: de datum van uitreiking, een opeenvolgend nummer, de volledige identiteit van de verkoper en de koper (naam, adres, BTW-nummer in het formaat BE0XXX.XXX.XXX), de beschrijving van de goederen of diensten, de hoeveelheid, de eenheidsprijs excl. BTW, het BTW-tarief, het BTW-bedrag, het totaalbedrag incl. BTW, de leveringsdatum indien verschillend en de betalingsvoorwaarden.
Wat is het juiste formaat van het Belgische BTW-nummer?
Het Belgische BTW-nummer volgt het formaat BE0XXX.XXX.XXX (voorvoegsel "BE" gevolgd door 10 cijfers beginnend met 0 of 1). Dit nummer komt overeen met het ondernemingsnummer toegekend door de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Je kunt het verifieren op de website van de KBO of via het Europese VIES-systeem.
Wat is het verschil tussen een vereenvoudigde en een volledige factuur in Belgie?
De vereenvoudigde factuur is toegestaan voor detailverkopen van minder dan 100 EUR inclusief BTW. Ze bevat minder vermeldingen (geen volledige klantgegevens nodig), maar ze laat de klant niet toe de BTW af te trekken. De volledige factuur bevat de 12 verplichte vermeldingen en is vereist voor elke B2B-transactie.
Wat riskeer je als een factuur niet alle verplichte vermeldingen bevat?
De Belgische BTW-administratie kan het recht op BTW-aftrek voor de koper weigeren als de factuur onvolledig is. De uitreiker stelt zich bloot aan administratieve boetes en, bij controle, aan een fiscale rechtzetting. De ernst van de sanctie hangt af van de aard en de herhaling van de tekortkomingen.
Moet je het BTW-nummer van de klant op de factuur vermelden?
Ja, als je klant BTW-plichtig is, moet zijn BTW-nummer op de factuur staan. Het is verplicht voor B2B-transacties en onmisbaar voor intracommunautaire handelingen. Als je klant een niet-belastingplichtige particulier is, is het BTW-nummer niet vereist.
Welke vermelding moet op een factuur zonder BTW in Belgie?
Als je onder de vrijstellingsregeling valt (omzet < 25.000 EUR/jaar), moet je vermelden: "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk -- Artikel 56bis van het BTW-Wetboek". Voor een vrijgestelde intracommunautaire levering, vermeld artikel 39bis van het BTW-Wetboek.
Is elektronische facturatie via PEPPOL verplicht in 2026?
Ja, sinds 1 januari 2026 is de ontvangst van elektronische facturen via PEPPOL verplicht voor alle Belgische BTW-plichtige ondernemingen in het kader van B2B-transacties. De verzending wordt ook geleidelijk verplicht. Raadpleeg onze complete PEPPOL-gids voor alle details.
Hoe ziet een conform voorbeeld van een Belgische factuur eruit?
Een conform voorbeeld van een factuur in Belgie bevat: in de koptekst je volledige gegevens met BTW-nummer (BE0XXX.XXX.XXX); de datum en het factuurnummer; de gegevens van de klant; een gedetailleerde tabel met beschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs excl. BTW, BTW-tarief; vervolgens het totaal excl. BTW, het BTW-bedrag uitgesplitst per tarief, en het totaal incl. BTW. In de voettekst: je betalingsvoorwaarden en je IBAN.
Voor een volledig overzicht → complete gids BTW België 2026
Dit artikel werd bijgewerkt in februari 2026 rekening houdend met de inwerkingtreding van de elektronische PEPPOL-facturatie in Belgie. Je kunt ook ontdekken hoe PEPPOL in de praktijk werkt en hoe je je facturatiesoftware kiest.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Beheers je BTW in België
Sayli past automatisch de tarieven, verplichte vermeldingen en verleggingsregels toe. Nul fouten, nul vergetelheid.