Proforma Factuur Belgie: Complete Gids + Model
Wat is een proforma factuur in Belgie? Wanneer gebruiken, verplichte vermeldingen, verschil met offerte en factuur. Gratis model en voorbeelden.
Inleiding
Je moet een document naar een klant sturen voor je officieel factureert, maar je weet niet welk formaat je moet gebruiken? In de Belgische handel is de proforma factuur een onmisbaar instrument, vooral als je internationaal werkt. Toch blijft ze door veel zelfstandigen en KMO's in Belgie slecht begrepen.
Een proforma factuur is geen factuur in fiscale zin. Ze schept geen betalingsverplichting en hoeft niet in je BTW-boekhouding te staan. En dat is precies wat haar zo nuttig maakt in bepaalde situaties: douaneformaliteiten, financieringsaanvraag, commerciele onderhandeling of eenvoudige orderbevestiging.
In deze gids vind je alles wat je moet weten over de proforma factuur in Belgie: de exacte definitie, de gebruiksgevallen, de te vermelden informatie, het verschil met een offerte en een definitieve factuur, de veelgemaakte fouten en een concreet model dat je kunt aanpassen.
Wat is een proforma factuur?
Definitie
Een proforma factuur (van het Latijn pro forma, "voor de vorm") is een voorlopig commercieel document dat een toekomstige transactie beschrijft. Ze presenteert de goederen of diensten die zullen worden geleverd, hun prijs, de verkoopvoorwaarden en de gegevens van de betrokken partijen.
Met andere woorden, het is een simulatie van een factuur. Ze lijkt in alle opzichten op een definitieve factuur, maar heeft geen fiscale of boekhoudkundige waarde. Ze vervangt nooit de definitieve factuur die je moet uitreiken na de levering of de prestatie.
Juridisch statuut in Belgie
Het esssentiele punt om te onthouden: een proforma factuur is geen fiscaal document in het Belgisch recht. Het BTW-Wetboek (artikelen 53 en volgende) erkent alleen de definitieve factuur als verantwoordingsstuk voor de BTW. Dit betekent dat:
- De proforma factuur geen BTW-aangifteverplichting genereert
- Ze niet moet worden opgenomen in je verkoopjournaal
- Ze geen opeenvolgend nummer van je factuurreeks moet krijgen
- Ze geen juridische schuldvordering schept ten aanzien van je klant
Een proforma factuur kan echter een waarde hebben als commercieel bewijs bij betwisting. Ze toont aan dat er een principieel akkoord bestond tussen de partijen over de voorwaarden van de transactie.
Opgelet: als je proforma factuur zo geformuleerd is dat ze een betalingsverplichting schept (bijvoorbeeld met de vermelding "te betalen binnen 30 dagen"), kan de BTW-administratie ze herkwalificeren als definitieve factuur. Zorg ervoor dat je altijd duidelijk de vermelding "PROFORMA" op het document plaatst.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Wanneer gebruik je een proforma factuur in Belgie?
1. Internationale handel en douaneformaliteiten
Dit is het meest voorkomende gebruik. Wanneer je goederen exporteert vanuit Belgie naar een land buiten de EU, eist de Belgische douane vaak een proforma factuur om:
- De douanewaarde van de goederen te bepalen
- De invoerrechten en belastingen te berekenen
- Je klant een invoervergunning te laten verkrijgen
- De goederen tijdens het transport te begeleiden
2. Vooruitbetaling of voorschot
In bepaalde commerciele relaties, met name met buitenlandse klanten, dient de proforma factuur als basis voor een vooruitbetaling. De klant gebruikt het document om een bankoverschrijving uit te voeren of een documentair krediet (letter of credit) te openen.
3. Gedetailleerde orderbevestiging
Je wilt de exacte voorwaarden van een verkoop bevestigen voor je overgaat tot uitvoering? De proforma factuur vervult deze rol. Ze laat je klant toe de hoeveelheden, prijzen en voorwaarden te controleren voor definitieve validatie.
4. Financierings- of subsidieaanvraag
Bepaalde Belgische bankinstellingen of overheidsinstanties (zoals de FOD Economie, SOWALFIN in Wallonie of VLAIO in Vlaanderen) vragen een proforma factuur als verantwoordingsstuk in het kader van een krediet- of subsidieaanvraag voor de aankoop van uitrusting.
5. Intracommunautaire handelingen
Voor intracommunautaire leveringen kan de proforma factuur de goederen in transit begeleiden voor de uitreiking van de definitieve factuur. Ze vergemakkelijkt de douanecontroles aan de grenzen, zelfs binnen de EU.
Wat moet een proforma factuur bevatten?
Zelfs als de proforma factuur geen fiscaal document is, moet ze voldoende gedetailleerd zijn om haar functie te vervullen.
Esssentiele vermeldingen
| Element | Detail |
|---|---|
| Vermelding "PROFORMA" | Groot en goed zichtbaar, bovenaan het document |
| Datum van uitreiking | De aanmaakdatum van het document |
| Referentienummer | Een intern nummer (PF-2026-001), onderscheiden van je factuurnummering |
| Identiteit van de uitreiker | Naam, adres, BTW-nummer (BE0XXX.XXX.XXX) |
| Identiteit van de bestemmeling | Naam, adres, BTW-nummer indien van toepassing |
| Beschrijving van de goederen/diensten | Nauwkeurig detail van wat zal worden geleverd of verricht |
| Hoeveelheden | Aantal eenheden, uren, dagen... |
| Eenheidsprijs | Bedrag per eenheid exclusief BTW |
| Totaalbedrag | Totaal excl. BTW + geschatte BTW + totaal incl. BTW |
| Leveringsvoorwaarden | Incoterms indien van toepassing (FOB, CIF, DAP...) |
| Betalingsvoorwaarden | Voorziene modaliteiten (overschrijving, termijn...) |
| Geldigheidsduur | Hoe lang het aanbod geldig blijft |
Bijkomende vermeldingen voor export
Als de proforma factuur bestemd is voor de douane, voeg toe:
- De douanecode (HS-code) van elk product
- Het land van oorsprong van de goederen
- Het bruto- en nettogewicht
- Het aantal colli
- De gebruikte munteenheid
[CTA] Maak professionele proforma facturen en zet ze om in definitieve facturen met een klik. Sayli regelt alles. Gratis proberen ->
Proforma factuur vs offerte vs factuur: welk verschil?
Dit is de meest gestelde vraag. Deze drie documenten lijken op elkaar, maar hebben niet hetzelfde statuut noch hetzelfde doel.
| Criterium | Proforma factuur | Offerte | Definitieve factuur |
|---|---|---|---|
| Fiscale waarde | Geen | Geen | Ja (BTW-document) |
| Betalingsverplichting | Nee | Nee (tenzij ondertekend = contract) | Ja |
| Boekhoudkundige nummering | Nee | Nee | Ja (opeenvolgend) |
| BTW-aangifte | Nee | Nee | Ja |
| Voornaamste gebruik | Douane, bank, bevestiging | Commerciele onderhandeling | Inning, boekhouding |
| Contractuele waarde | Beperkt | Sterk (indien ondertekend) | Sterk |
| Wettelijke vermelding | "PROFORMA" | "Offerte" | Verplichte BTW-vermeldingen |
Wanneer een offerte gebruiken in plaats van een proforma?
De offerte is meer geschikt wanneer je de voorwaarden van een prestatie onderhandelt met een Belgische klant. Ze heeft een sterkere contractuele waarde: eenmaal ondertekend door de klant, verbindt ze beide partijen.
De proforma factuur geniet de voorkeur in de internationale context, voor douane-, bancaire of administratieve formaliteiten.
Wanneer de definitieve factuur uitreiken?
In Belgie moet de definitieve factuur worden uitgeschreven uiterlijk de 15e dag van de maand volgend op de levering van het goed of de voltooiing van de prestatie (artikel 53, par. 2 van het BTW-Wetboek). Voor alle verplichte vermeldingen, raadpleeg onze checklist van verplichte vermeldingen op een Belgische factuur.
Veelgemaakte fouten met proforma facturen
1. De factuurnummering gebruiken
De proforma factuur mag nooit een nummer dragen van je officiele factureringsreeks. Gebruik een afzonderlijke nummering (PF-001, PF-002...) om elke verwarring met je fiscale facturen te vermijden.
2. De vermelding "PROFORMA" vergeten
Als het woord "PROFORMA" niet duidelijk op het document verschijnt, kan de BTW-administratie of de douane het als een definitieve factuur behandelen. Plaats deze vermelding groot, bovenaan het document.
3. Onbedoeld een betalingsverplichting creeren
Vermijd formuleringen als "Gelieve te betalen binnen 30 dagen" of "Vervaldag: 15/03/2026". Deze vermeldingen transformeren je proforma in een document dat gevaarlijk op een factuur lijkt. Gebruik liever "Voorziene betalingsvoorwaarden" of "Ter informatie".
4. Nooit de definitieve factuur uitreiken
De proforma factuur vervangt de definitieve factuur niet. Na de levering of de prestatie moet je verplicht een factuur uitreiken conform het BTW-Wetboek, met alle verplichte vermeldingen. Deze stap vergeten is een overtreding.
5. De proforma gebruiken om BTW te omzeilen
Sommige ondernemers reiken herhaaldelijk proforma facturen uit zonder ooit een definitieve factuur uit te schrijven, in de hoop BTW te vermijden. Dit is illegaal en makkelijk op te sporen bij een controle van de FOD Financien. De boetes kunnen oplopen van 50 tot 5.000 EUR per overtreding.
Met Sayli verander je je proforma factuur in een definitieve factuur in een klik. Alle gegevens worden automatisch overgenomen, de nummering blijft conform en de factuur wordt via PEPPOL verstuurd als je klant een Belgische BTW-plichtige is. Ontdek Sayli -->
[CTA] Sayli beheert je volledige facturatie: proforma, facturen, creditnota's. Conform en PEPPOL-klaar. Start nu ->
Proforma factuur en BTW in Belgie
Aangezien de proforma factuur geen fiscaal document is, kan de BTW-kwestie eenvoudig lijken. Maar er zijn enkele nuances om te kennen.
Moet je BTW vermelden op een proforma?
Een proforma factuur is geen fiscaal document en genereert nooit een BTW-verplichting. Er is geen verschuldigde of aftrekbare BTW op basis van een proforma. Je kunt ter informatie een indicatief BTW-bedrag vermelden zodat je klant de totale kost van de transactie kan inschatten, maar dit bedrag heeft geen enkele fiscale waarde. De werkelijke BTW wordt pas opeisbaar bij de uitreiking van de definitieve factuur.
En voor export?
Voor export buiten de EU is het toepasselijke BTW-tarief 0% (exportvrijstelling, artikel 39 van het BTW-Wetboek). Je proforma factuur vermeldt dus een BTW-bedrag van 0 EUR, wat normaal is.
En voor intracommunautaire leveringen?
Als je een levering naar een andere EU-lidstaat voorbereidt, vermeldt de proforma factuur doorgaans een BTW-bedrag van 0% (intracommunautaire vrijstelling). Maar opgelet: de vrijstellingsvoorwaarden (geldig BTW-nummer van de klant, effectief transport naar de andere lidstaat) worden pas geverifieerd op het moment van de definitieve factuur. Voor meer informatie, raadpleeg onze gids over de intracommunautaire BTW in Belgie.
Voor een overzicht van het volledige Belgische BTW-systeem, bekijk onze complete gids over de BTW in Belgie.
FAQ -- Proforma Factuur in Belgie
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een voorlopig commercieel document dat een toekomstige transactie beschrijft (goederen, prijs, voorwaarden). Ze heeft geen fiscale waarde in Belgie: ze vervangt de definitieve factuur niet en hoeft niet in je BTW-boekhouding te staan.
Is een proforma factuur verplicht?
Nee. De proforma factuur is nooit verplicht in het Belgisch recht. Het is een commercieel instrument dat je kiest te gebruiken naargelang de behoeften van je transactie (douane, bank, orderbevestiging). De enige wettelijke verplichting betreft de definitieve factuur.
Wat is het verschil tussen een proforma factuur en een offerte?
De offerte is een document voor commerciele onderhandeling dat, eenmaal ondertekend, de partijen contractueel bindt. De proforma factuur is een informatief document dat voornamelijk wordt gebruikt voor douane-, bancaire of administratieve formaliteiten. Geen van beide heeft fiscale waarde.
Moet ik een factuurnummer geven aan mijn proforma?
Nee. De proforma factuur mag je officiele factuurnummering niet gebruiken. Gebruik een afzonderlijke nummering (bijvoorbeeld PF-2026-001) om elke verwarring met je boekhoudkundige facturen te vermijden.
Schept de proforma factuur een betalingsverplichting?
Nee. De proforma factuur is een informatief document en geen schuldbewijs. Je klant is niet verplicht te betalen op basis van een proforma. De betalingsverplichting ontstaat pas met de definitieve factuur.
Hoe lang is een proforma factuur geldig?
Er is geen wettelijke regel in Belgie over de geldigheid van een proforma factuur. De vaak genoemde "30 dagen" is slechts een gangbare handelspraktijk, geen wettelijke vereiste. Jij bepaalt vrij de geldigheidsduur en vermeldt die op het document (bijvoorbeeld "geldig 30 dagen" of een andere termijn naar keuze). Na de door jou bepaalde termijn kunnen de voorwaarden (prijs, beschikbaarheid) wijzigen.
Kan ik een proforma omzetten in een definitieve factuur?
Ja, en dat is zelfs de gebruikelijke procedure. Na de levering of de prestatie reik je een definitieve factuur uit met dezelfde informatie, maar met een opeenvolgend factuurnummer, de verplichte BTW-vermeldingen en binnen de wettelijke termijn (15e dag van de volgende maand). Software zoals Sayli laat je toe deze conversie in een klik te doen.
Moet een proforma via PEPPOL worden verstuurd?
Nee. Alleen definitieve facturen en creditnota's vallen onder de PEPPOL-verplichting in Belgie sinds 1 januari 2026. De proforma factuur kan per e-mail, per post of via elk ander kanaal worden verstuurd.
Conclusie
De proforma factuur in Belgie is een handig commercieel instrument, op voorwaarde dat je de beperkingen ervan goed begrijpt. Het is geen fiscale factuur, ze vervangt nooit de definitieve factuur en ze mag niet worden gebruikt om je BTW-verplichtingen te omzeilen.
De esssentiele punten om te onthouden:
- Vermeld altijd "PROFORMA" duidelijk op het document
- Gebruik een afzonderlijke nummering van je officiele facturen
- Vergeet nooit de definitieve factuur uit te reiken na de levering of de prestatie
- Neem alle nodige details op (beschrijvingen, prijzen, voorwaarden, douanecodes bij export)
- Schep geen betalingsverplichting in de tekst van je proforma
Sayli vereenvoudigt je volledige facturatieketen: proforma, offerte, definitieve factuur en creditnota. Elk document is conform het Belgisch recht en de B2B-facturen worden automatisch via PEPPOL verstuurd. Test Sayli gratis -->
Voor meer informatie, raadpleeg onze gidsen over de verplichte vermeldingen op een Belgische factuur, ons voorbeeld van een conforme Belgische factuur en onze complete gids over de BTW in Belgie.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Beheers je BTW in België
Sayli past automatisch de tarieven, verplichte vermeldingen en verleggingsregels toe. Nul fouten, nul vergetelheid.