Voorbeeld Belgische Factuur: Visueel Model met Toelichting (2026)
Model van een conforme Belgische factuur 2026. Concrete voorbeelden: klassieke factuur, BTW-vrijstelling, BTW-verlegging. Gratis template.
Inleiding
Je zoekt een voorbeeld van een factuur in Belgie die voldoet aan de wetgeving van 2026? Dan ben je hier aan het juiste adres. Of je nu zelfstandige in bijberoep bent, zaakvoerder van een BV of freelancer, elke factuur die je uitreikt moet voldoen aan strikte regels opgelegd door het BTW-Wetboek en de FOD Financien.
Het probleem? Veel Belgische ondernemers gebruiken modellen die ze online vinden zonder de conformiteit te controleren. Resultaat: onvolledige facturen, BTW-rechtzettingen en soms administratieve boetes.
In deze gids vind je 4 concrete voorbeelden van Belgische facturen: klassieke factuur met BTW, factuur onder de BTW-vrijstellingsregeling, intracommunautaire factuur met BTW-verlegging en creditnota. Elk voorbeeld wordt vergezeld van uitleg zodat je het kunt aanpassen aan je situatie.
Anatomie van een conforme Belgische factuur
Voordat we in de voorbeelden duiken, herhalen we kort de 12 verplichte vermeldingen die elke Belgische factuur moet bevatten. Deze verplichtingen worden in detail besproken in onze complete gids over verplichte vermeldingen, maar hier is een visueel overzicht.
| # | Verplichte vermelding | Voorbeeld |
|---|---|---|
| 1 | Datum van uitreiking | 12/02/2026 |
| 2 | Opeenvolgend nummer | 2026-015 |
| 3 | Naam en adres van de uitreiker | Janssen Consulting BV, Wetstraat 42, 1000 Brussel |
| 4 | BTW-nummer van de uitreiker | BE0123.456.789 |
| 5 | Naam en adres van de klant | Peeters Design BV, Louizalaan 100, 1050 Elsene |
| 6 | BTW-nummer van de klant | BE0987.654.321 |
| 7 | Beschrijving van de goederen/diensten | Ontwikkeling website -- 5 dagen |
| 8 | Hoeveelheid en eenheidsprijs excl. BTW | 5 x 450,00 EUR |
| 9 | Maatstaf van heffing per tarief | 2 250,00 EUR |
| 10 | Toegepast BTW-tarief | 21 % |
| 11 | BTW-bedrag | 472,50 EUR |
| 12 | Totaalbedrag incl. BTW | 2 722,50 EUR |
| 13 | Datum van levering of dienst (indien verschillend van factuurdatum) | 10/02/2026 |
Als slechts een van deze vermeldingen ontbreekt, kan je factuur als niet-conform worden beschouwd bij een BTW-controle. Raadpleeg onze gedetailleerde checklist om niets te vergeten.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Voorbeeld 1: Klassieke factuur met 21 % BTW
Dit is het meest voorkomende geval in Belgie. Je bent BTW-plichtig, je factureert een dienst of goed aan een Belgische klant en je past het standaardtarief van 21 % toe.
Het volledige model
=====================================================
FACTUUR
=====================================================
UITREIKER FACTUUR NR.: 2026-015
Janssen Consulting BV Datum: 12/02/2026
Wetstraat 42 Vervaldatum: 14/03/2026
1000 Brussel
BTW: BE0123.456.789
KBO: 0123.456.789
KLANT
Peeters Design BV
Louizalaan 100
1050 Elsene
BTW: BE0987.654.321
-----------------------------------------------------
Beschrijving Aant. Eenheidsprijs Bedrag excl.BTW
-----------------------------------------------------
Ontwikkeling website 5 d 450,00 EUR 2 250,00 EUR
(creatie mockups, front-end
integratie, oplevering)
-----------------------------------------------------
Subtotaal excl. BTW: 2 250,00 EUR
BTW 21 %: 472,50 EUR
---------------------------------
TOTAAL INCL. BTW: 2 722,50 EUR
-----------------------------------------------------
Betalingsvoorwaarden: 30 dagen na factuurdatum
Bankrekening: IBAN BE68 5390 0754 7034 -- BIC TRIOBEBB
Gestructureerde mededeling: +++026/0150/00158+++
Bij laattijdige betaling wordt een intrest van 10,50 % per
jaar aangerekend conform de wet van 02/08/2002.
=====================================================
Aandachtspunten
- Het factuurnummer (2026-015) volgt een ononderbroken opeenvolgende nummering.
- De beschrijving is nauwkeurig: niet simpelweg "dienstverlening" maar het detail van wat er geleverd werd.
- Het BTW-tarief is duidelijk vermeld (21 % voor de meeste diensten in Belgie).
- De gestructureerde mededeling vergemakkelijkt de bankreconciliatie.
- De clausule laattijdige betaling is facultatief maar sterk aanbevolen om je te beschermen.
Tip Sayli: Met Sayli Invoice worden al deze vermeldingen automatisch ingevuld. Je maakt je factuur in enkele klikken en ze is meteen conform en verstuurd via PEPPOL.
Voorbeeld 2: Factuur onder de BTW-vrijstellingsregeling (kleine onderneming)
Als je jaarlijkse omzet niet meer bedraagt dan 25 000 EUR excl. BTW, kun je genieten van de BTW-vrijstellingsregeling (artikel 56bis van het BTW-Wetboek). In dat geval factureer je geen BTW, maar je moet verplicht een specifieke zin op elke factuur vermelden.
Dit komt zeer vaak voor bij Belgische zelfstandigen die net beginnen. Als je een voorbeeld van een factuur met BTW-vrijstelling in Belgie zoekt, hier is het.
Het volledige model
=====================================================
FACTUUR
=====================================================
UITREIKER FACTUUR NR.: 2026-003
Sophie Janssen Datum: 12/02/2026
Grafisch vormgeefster Vervaldatum: 12/03/2026
Grasmarkt 18
4000 Luik
KBO: 0765.432.109
KLANT
Bakkerij Peeters
Grote Markt 7
4000 Luik
-----------------------------------------------------
Beschrijving Aant. Eenheidsprijs Bedrag
-----------------------------------------------------
Creatie logo en volledige 1 800,00 EUR 800,00 EUR
huisstijl
Aanpassing drukwerk 1 350,00 EUR 350,00 EUR
(visitekaartje, menukaart,
affiche)
-----------------------------------------------------
TOTAAL: 1 150,00 EUR
-----------------------------------------------------
"Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling
van belasting. BTW niet van toepassing -- Artikel 56bis van
het BTW-Wetboek."
Betalingsvoorwaarden: 30 dagen na factuurdatum
Bankrekening: IBAN BE42 0001 2345 6789 -- BIC GEBABEBB
=====================================================
Aandachtspunten
- Geen BTW-nummer op de factuur: onder de vrijstellingsregeling heb je geen intracommunautair BTW-nummer (tenzij je er een aanvraagt).
- De wettelijke vermelding "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet van toepassing" is verplicht. Zonder deze vermelding kan de FOD Financien oordelen dat je BTW had moeten aanrekenen.
- De bedragen zijn uitgedrukt zonder BTW (aangezien er geen BTW is).
- Het KBO-nummer blijft verplicht, ook zonder BTW-nummer.
Opgelet: Als je de drempel van 25 000 EUR in de loop van het jaar overschrijdt, moet je overschakelen naar het normale BTW-stelsel vanaf de factuur die de drempel overschrijdt. Voor meer informatie, raadpleeg onze gids over de BTW-vrijstelling in Belgie.
[CTA] Maak conforme Belgische facturen in een paar klikken met Sayli. Alle verplichte vermeldingen automatisch ingevuld. Gratis proberen ->
Voorbeeld 3: Factuur met BTW-verlegging (reverse charge)
Je factureert een dienst aan een onderneming in een ander EU-land? In dat geval is het mechanisme van BTW-verlegging (reverse charge) van toepassing. Het is je klant die de BTW in zijn land moet aangeven, niet jij. Je reikt dus een factuur zonder BTW uit, maar met een specifieke verplichte vermelding.
Het volledige model
=====================================================
FACTUUR / INVOICE
=====================================================
UITREIKER FACTUUR NR.: 2026-016
Janssen Consulting BV Datum: 12/02/2026
Wetstraat 42 Vervaldatum: 14/03/2026
1000 Brussel, Belgie
BTW: BE0123.456.789
KLANT
Weber & Schmidt GmbH
Friedrichstrasse 45
10117 Berlijn, Duitsland
BTW: DE123456789
-----------------------------------------------------
Beschrijving Aant. Eenheidsprijs Bedrag excl.BTW
-----------------------------------------------------
Digitaal strategisch 3 d 500,00 EUR 1 500,00 EUR
advies (SEO-audit,
aanbevelingen, actieplan)
-----------------------------------------------------
Subtotaal excl. BTW: 1 500,00 EUR
BTW: 0,00 EUR
---------------------------------
TOTAAL: 1 500,00 EUR
-----------------------------------------------------
"BTW verlegd -- BTW verschuldigd door de medecontractant.
Artikel 21, par. 2 van het BTW-Wetboek / Artikel 196
van Richtlijn 2006/112/EG."
Betalingsvoorwaarden: 30 dagen na factuurdatum
Bankrekening: IBAN BE68 5390 0754 7034 -- BIC TRIOBEBB
=====================================================
Aandachtspunten
- Het intracommunautair BTW-nummer van de klant is verplicht. Controleer het op het VIES-systeem voor je de factuur uitreikt.
- De vermelding van BTW-verlegging is onmisbaar. Zonder deze vermelding kun je de Belgische BTW verschuldigd zijn.
- Deze factuur moet voorkomen in je intracommunautaire opgave (IC-listing) per kwartaal.
- Het bedrag is exclusief BTW: het is je Duitse klant die de BTW zal aangeven in zijn Duitse BTW-aangifte.
Voor meer uitleg over dit mechanisme, raadpleeg onze gids over de BTW-verlegging in Belgie en ons artikel over de intracommunautaire BTW.
Voorbeeld 4: Belgische creditnota
Je hebt een fout gemaakt op een factuur? Een klant stuurt een product terug? Dan moet je een creditnota uitreiken. In Belgie moet de creditnota dezelfde regels respecteren als een factuur, met enkele bijkomende vermeldingen.
Het vereenvoudigd model
=====================================================
CREDITNOTA
=====================================================
UITREIKER CREDITNOTA NR.: CN-2026-003
Janssen Consulting BV Datum: 15/02/2026
Wetstraat 42
1000 Brussel
BTW: BE0123.456.789
KLANT
Peeters Design BV
Louizalaan 100, 1050 Elsene
BTW: BE0987.654.321
Referentie gecorrigeerde factuur: 2026-015 van 12/02/2026
-----------------------------------------------------
Beschrijving Aant. Eenheidsprijs Bedrag excl.BTW
-----------------------------------------------------
Correctie te veel -1 d 450,00 EUR -450,00 EUR
gefactureerde dag
(telfout)
-----------------------------------------------------
Subtotaal excl. BTW: -450,00 EUR
BTW 21 %: -94,50 EUR
---------------------------------
TOTAAL INCL. BTW: -544,50 EUR
-----------------------------------------------------
Motief: Correctie van een hoeveelheidsfout op factuur
2026-015.
Terugbetaling per overschrijving binnen 15 werkdagen.
=====================================================
Aandachtspunten
- De creditnota moet een apart nummer dragen van de facturenreeks (hier CN-2026-003).
- De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur is verplicht.
- Het motief van de creditnota moet duidelijk worden vermeld.
- De bedragen zijn negatief om de oorspronkelijke factuur (geheel of gedeeltelijk) te annuleren.
Voor meer informatie over creditnota's, raadpleeg onze complete gids over de creditnota in Belgie.
Papieren factuur vs PEPPOL-factuur: de verschillen in 2026
Sinds 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen in Belgie worden uitgeschreven als gestructureerde elektronische factuur via het PEPPOL-netwerk. Dit is een wettelijke verplichting voor alle BTW-plichtige ondernemingen in Belgie.
Concreet, wat verandert er?
| Aspect | Papieren factuur / PDF | PEPPOL-factuur |
|---|---|---|
| Formaat | Papier, PDF of Word | UBL XML gestructureerd |
| Verzending | E-mail, post | Geautomatiseerd PEPPOL-netwerk |
| Verplichte vermeldingen | De 12 vermeldingen | Dezelfde 12 vermeldingen |
| Leesbaarheid | Direct (mens) | Via facturatiesoftware |
| Wettelijke archivering | 10 jaar (papier of digitaal) | 10 jaar (digitaal) |
| Conformiteit 2026 | Niet conform voor B2B | Conform |
Het esssentiele om te onthouden: de verplichte vermeldingen blijven identiek, of je factuur nu op papier of elektronisch is. Wat verandert, is het technische formaat (UBL XML in plaats van PDF) en het verzendkanaal (PEPPOL-netwerk in plaats van e-mail).
Voor meer informatie over deze verplichting, raadpleeg onze complete PEPPOL-gids Belgie 2026.
Maak je conforme facturen automatisch: Sayli genereert je facturen in PEPPOL UBL-formaat en verstuurt ze rechtstreeks via het PEPPOL-netwerk. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over het technische formaat.
[CTA] Geen fouten meer op je facturen: Sayli controleert automatisch de verplichte vermeldingen. PEPPOL-verzending inbegrepen. Start nu ->
De meest voorkomende fouten op een Belgische factuur
Hier zijn de fouten die je het vaakst terugvindt bij Belgische zelfstandigen en KMO's. Controleer of je ze niet maakt.
1. Ontbrekend of verkeerd geformateerd BTW-nummer
Het Belgische BTW-nummer volgt het formaat BE0XXX.XXX.XXX (10 cijfers na "BE"). Veel ondernemers vergeten de voorloopnul of de scheidingspunten. Het correcte formaat zoals geregistreerd bij de KBO is essentieel.
2. Te vage beschrijving van de prestaties
"Geleverde diensten" of "diverse prestatie" volstaat niet. De administratie eist een nauwkeurige beschrijving van elk geleverd goed of verrichte dienst. Vermeld de exacte aard van de prestatie, de betrokken periode en het detail van het uitgevoerde werk.
3. Ontbrekende vermelding BTW-vrijstelling
Als je onder de vrijstellingsregeling valt en je vergeet de verplichte vermelding "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting", stel je je bloot aan een rechtzetting. De administratie zou kunnen oordelen dat je BTW had moeten aanrekenen.
4. Niet-opeenvolgende nummering
Je nummering moet doorlopend en zonder onderbreking zijn. Van factuur 2026-012 naar 2026-014 springen door 013 over te slaan is een anomalie die bij een BTW-controle zal worden opgemerkt.
5. Ontbreken van het BTW-nummer van de klant (B2B)
Wanneer je factureert aan een andere BTW-plichtige onderneming, is het BTW-nummer van je klant verplicht. Dit is een veelgemaakte fout die kan leiden tot weigering van de BTW-aftrek aan de kant van de klant.
6. Verkeerd BTW-tarief toegepast
In Belgie bestaan er drie hoofdtarieven: 6 % (voeding, boeken, renovatie...), 12 % (horeca, sociale huisvesting...) en 21 % (standaardtarief). Het verkeerde tarief toepassen is een kostbare fout. Raadpleeg onze complete gids over de BTW in Belgie voor het overzicht van alle tarieven.
7. Facturen niet 10 jaar bewaren
De Belgische wet verplicht je om je facturen 10 jaar te bewaren (artikel 60 BTW-Wetboek, gewijzigd in 2022). Veel ondernemers bewaren hun documenten slechts 3 of 5 jaar. Bij een controle kan het ontbreken van bewijsstukken leiden tot een ambtshalve aanslag.
FAQ -- Voorbeeld factuur in Belgie
Wat is het correcte formaat van het Belgische BTW-nummer?
Het Belgische BTW-nummer bestaat uit het voorvoegsel "BE" gevolgd door 10 cijfers die beginnen met een nul. Het officiele formaat is BE0XXX.XXX.XXX. Bijvoorbeeld: BE0123.456.789. Dit nummer komt overeen met het ondernemingsnummer geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).
Kan ik Excel gebruiken voor mijn facturen in Belgie?
Technisch gezien verbiedt niets je om je facturen in Excel of Word te maken. Maar sinds 1 januari 2026 moeten B2B-facturen worden uitgeschreven in gestructureerd elektronisch formaat via PEPPOL. Excel laat niet toe dit formaat te genereren. Facturatiesoftware zoals Sayli laat je toe conform te blijven zonder inspanning.
Wat is het verschil tussen een factuur en een offerte in Belgie?
Een offerte is een commercieel voorstel zonder fiscale waarde: ze schept geen betalingsverplichting en hoeft niet in je BTW-boekhouding te staan. Een factuur is een officieel fiscaal document dat een betalingsverplichting schept en in je BTW-aangifte moet worden opgenomen. De verplichte vermeldingen zijn verschillend.
Moet ik zowel mijn KBO-nummer als mijn BTW-nummer vermelden?
In de praktijk zijn je BTW-nummer (BE0XXX.XXX.XXX) en je KBO-nummer (0XXX.XXX.XXX) quasi identiek (het BTW-nummer = "BE" + KBO-nummer). Het wordt aangeraden beide te vermelden voor volledige conformiteit, maar het BTW-nummer is de wettelijk verplichte vermelding op een factuur.
Wat riskeer je als een factuur niet conform is?
Bij een controle kan de FOD Financien een administratieve boete opleggen van 50 EUR tot 5 000 EUR per overtreding. Bovendien kan je klant de BTW-aftrek geweigerd worden op een niet-conforme factuur, wat je commerciele relatie kan schaden.
Moet je je factuur vertalen als je klant Franstalig is?
De Belgische wetgeving legt geen specifieke taal op voor facturen tussen privebedrijven. Maar als je maatschappelijke zetel in Vlaanderen is, moeten je officiele documenten (inclusief facturen) in het Nederlands zijn opgesteld op grond van de taalwetgeving. In Wallonie is dat het Frans. In Brussel heb je de keuze.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Je moet je facturen (uitgereikt en ontvangen) 10 jaar bewaren vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting van het betrokken boekjaar (artikel 60 BTW-Wetboek, gewijzigd door de wet van 20 november 2022). Dit geldt zowel voor papieren als digitale facturen. Ontdek alle details in onze gids over het bewaren van facturen.
Moet een factuur verplicht een IBAN vermelden?
Het Belgische BTW-Wetboek legt de vermelding van het IBAN niet expliciet op. Het is echter een onmisbare goede praktijk: zonder bankgegevens kan je klant je niet gemakkelijk betalen, wat je incasso's vertraagt. Vermeld in de praktijk altijd je IBAN en de BIC van je bank.
Factuursjablonen per beroep
Op zoek naar een factuurmodel dat specifiek is aangepast aan jouw sector? Raadpleeg onze gespecialiseerde sjablonen:
- Factuursjabloon freelance developer
- Factuursjabloon consultant
- Factuursjabloon grafisch ontwerp
- Factuursjabloon architect
- Factuursjabloon bouw en renovatie
- Factuursjabloon fotograaf
- Factuursjabloon arts en vrij beroep
- Factuursjabloon coaching en opleiding
- Factuursjabloon marketingbureau
- Factuursjabloon e-commerce
- Factuursjabloon schoonmaak
- Creditnota sjabloon
- Offerte sjabloon
Conclusie
Je hebt nu alle elementen om een conforme Belgische factuur te maken in 2026, ongeacht je BTW-regime. Of je nu gewoon BTW-plichtig bent, onder de vrijstellingsregeling valt of internationaal factureert, de bovenstaande voorbeelden dekken de meest voorkomende gevallen.
Onthoud het esssentiele:
- 12 verplichte vermeldingen op elke factuur (raadpleeg de volledige checklist)
- Specifieke vermeldingen naargelang het regime (BTW-vrijstelling, BTW-verlegging)
- PEPPOL-formaat verplicht sinds januari 2026 voor B2B
- Bewaring 10 jaar van al je facturen
Wil je tijd besparen en zeker zijn dat je facturen altijd conform zijn? Probeer Sayli gratis: maak je facturen in enkele klikken, verstuur ze automatisch via PEPPOL en vergeet de conformiteitsfouten.
Voor een volledig overzicht → complete gids BTW België 2026
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Beheers je BTW in België
Sayli past automatisch de tarieven, verplichte vermeldingen en verleggingsregels toe. Nul fouten, nul vergetelheid.