Offerte Sjabloon Belgie: Gratis Template 2026
Offerte sjabloon conform in Belgie. Geldigheidsduur, algemene voorwaarden, omzetting naar factuur. Gratis template 2026.
Inleiding
Voor elke opdracht, elk project, elke prestatie is er een offerte. In Belgie is de offerte (ook "prijsofferte" of "kostenraming" genoemd) het document dat je commercieel voorstel formaliseert voordat de klant zich engageert. Het is de basis van je contractuele relatie.
In tegenstelling tot de factuur wordt de offerte niet op dezelfde manier omkaderd door het BTW-Wetboek. Maar let op: een offerte ondertekend door de klant heeft contractuele waarde in het Belgisch recht. Het engageert beide partijen wat betreft de scope, de prijs en de voorwaarden van de prestatie. Een slecht opgestelde offerte kan je duur komen te staan bij een geschil.
Of je nu consultant, ambachtsman, webdeveloper, grafisch ontwerper of schoonmaakondernemer bent, een professionele en volledige offerte beschermt je juridisch en geeft je geloofwaardigheid bij je klanten. In deze gids vind je een volledig offerte-sjabloon aangepast aan de Belgische markt, de essentiële vermeldingen om op te nemen, en de beste praktijken om je offertes eenvoudig om te zetten in facturen.
Download dit sjabloon als gratis PDF : Download de PDF
Essentiële vermeldingen van een offerte in Belgie
De offerte heeft niet dezelfde wettelijke verplichtingen als een BTW-factuur, maar een professionele offerte moet deze informatie bevatten voor een solide contractuele waarde:
Verplichte informatie
- Identiteit van de uitreiker: naam of handelsnaam, adres, KBO-nummer, BTW-nummer
- Identiteit van de klant: naam of handelsnaam, adres
- Datum van uitreiking van de offerte
- Offertenummer (voor interne traceerbaarheid)
- Gedetailleerde omschrijving van de voorgestelde goederen of diensten
- Eenheidsprijs excl. BTW en hoeveelheden
- Totaalbedrag excl. BTW, BTW en incl. BTW
- Geldigheidsduur van de offerte
Aanbevolen vermeldingen
- Algemene verkoopvoorwaarden (of verwijzing naar een apart document)
- Uitvoeringstermijn of voorlopige kalender
- Betalingsvoorwaarden (voorschot, termijnen)
- Prijsherzieningsclausule (bij langlopende projecten)
- Ruimte voor handtekening en de vermelding "Gelezen en goedgekeurd"
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Bijzonderheden van de offerte in Belgie
Juridische waarde van de ondertekende offerte
In het Belgisch recht vormt een offerte ondertekend door beide partijen een contractuele overeenkomst. Het nieuwe Belgische Burgerlijk Wetboek (Boek 5, in werking getreden op 1 januari 2023) bevestigt dat het contract tot stand komt door de uitwisseling van toestemmingen. De ondertekening van de offerte geldt als toestemming.
Concreet:
- Niet-ondertekende offerte: eenvoudige prijsindicatie, zonder vast engagement
- Door de klant ondertekende offerte: contractueel engagement. De klant aanvaardt de prijs en de voorwaarden. Jij engageert je om de prestatie uit te voeren onder de beschreven voorwaarden.
Geldigheidsduur
In Belgie is het essentieel om de geldigheidsduur van je offerte te vermelden. Zonder deze vermelding zou een klant theoretisch je offerte 6 maanden later kunnen aanvaarden, tegen een prijs die niet meer overeenkomt met je kosten.
De gebruikelijke geldigheidsduur is 30 dagen, maar kan varieren:
- 15 dagen: voor dringende prestaties of volatiele markten
- 30 dagen: standaard voor de meeste diensten
- 60-90 dagen: voor complexe projecten die reflectie vereisen
Na het verstrijken van de geldigheidsduur vervalt de offerte en ben je niet meer gebonden aan de aangeboden prijzen.
BTW op de offerte
De offerte is geen BTW-document in strikte zin. Je bent wettelijk niet verplicht om de BTW te vermelden. Het is echter een essentiële goede praktijk:
- Vermeld het toepasselijke BTW-tarief (21 %, 6 %, 0 %)
- Vermeld duidelijk of de prijzen excl. BTW of incl. BTW zijn
- Als je onder de BTW-vrijstellingsregeling valt, vermeld dit
Een offerte die 5.000 EUR vermeldt zonder te specificeren of het "excl. BTW" of "incl. BTW" is, creëert een dubbelzinnigheid. In het Belgisch recht is het gebruikelijk (handelsgebruik) dat de overeengekomen prijs tussen professionelen exclusief BTW is. Dit is echter geen wettelijk vermoeden maar een gangbare handelspraktijk. Maar tussen een professioneel en een particulier (B2C) moet de prijs inclusief BTW worden getoond.
Algemene verkoopvoorwaarden
In Belgie zijn algemene verkoopvoorwaarden (AV) slechts tegenstelbaar aan de klant als ze hem werden meegedeeld voor of op het moment van het sluiten van het contract. De offerte is dus het ideale moment om ze te integreren.
Je kunt:
- Ze op de achterzijde van de offerte afdrukken
- Ze als bijlage toevoegen
- Verwijzen naar een URL waar ze raadpleegbaar zijn
Het belangrijkste is dat de klant er kennis van kan nemen voor de ondertekening. De vermelding "Door deze offerte te ondertekenen, aanvaardt de klant de algemene verkoopvoorwaarden" wordt aanbevolen.
Omzetting van de offerte naar factuur
De omzetting van de offerte naar factuur is de natuurlijke stap zodra de prestatie is uitgevoerd. Enkele aandachtspunten:
- Het bedrag van de factuur moet overeenstemmen met de offerte (behalve bijkomende werken aanvaard door de klant)
- Als er wijzigingen zijn doorgevoerd, documenteer ze schriftelijk (bijvoegsel bij de offerte)
- De factuur moet de referentie van de offerte vermelden voor traceerbaarheid
- Het factuurnummer is verschillend van het offertenummer
[CTA] Maak professionele offertes in een paar klikken met Sayli en zet ze om in facturen met een enkele klik. Geldigheidsduur, AV, PEPPOL: alles inbegrepen. Probeer gratis ->
Gedetailleerd offerte-voorbeeld: dienstverlening
Hier is een concreet model voor een consultant die een opdracht van 3 maanden voorstelt.
===============================================================
OFFERTE / PRIJSOFFERTE
===============================================================
UITREIKER OFFERTE NR.: OFF-2026-019
Dupont Consulting BV Datum: 12/02/2026
Wetstraat 42 Geldigheid: 30 dagen
1000 Brussel (tot 14/03/2026)
BTW: BE0123.456.789
KBO: 0123.456.789
KLANT
GreenTech Solutions NV
Handelsstraat 25
1000 Brussel
BTW: BE0891.234.567
T.a.v.: Pierre Janssen, CEO
Betreft: Begeleiding digitale strategie -- Q2 2026
---------------------------------------------------------------
Omschrijving Aantal Eenheidsprijs Totaal excl.
---------------------------------------------------------------
Fase 1: Digitale audit
- Analyse huidige website
- Benchmark concurrenten
- Rapport + aanbevelingen
Geschatte duur: 5 dagen 5 550,00 EUR 2.750,00 EUR
Fase 2: Strategie & Roadmap
- Workshop team (1 dag)
- Definitie KPI's
- Actieplan 12 maanden
Geschatte duur: 4 dagen 4 550,00 EUR 2.200,00 EUR
Fase 3: Begeleiding
implementatie (3 maanden)
- 2 vergaderingen per maand (2u)
- Onbeperkte e-mailsupport
- Maandelijkse KPI-opvolging
Duur: april tot juni 2026 3 mnd 900,00 EUR 2.700,00 EUR
---------------------------------------------------------------
Subtotaal excl. BTW: 7.650,00 EUR
BTW (21 %): 1.606,50 EUR
----------------------------
TOTAAL INCL. BTW: 9.256,50 EUR
---------------------------------------------------------------
BETALINGSVOORWAARDEN:
- Voorschot van 30 % bij ondertekening: 2.776,95 EUR incl. BTW
- Saldo fase 1+2 bij oplevering van het actieplan
- Fase 3: maandelijkse facturatie van 1.089,00 EUR incl. BTW
UITVOERINGSTERMIJN:
- Fase 1: 2 weken na ondertekening
- Fase 2: 3 weken na validatie fase 1
- Fase 3: april tot juni 2026
BIJZONDERE VOORWAARDEN:
- Verplaatsingskosten buiten Brussel: 0,4449 EUR/km (federaal barema 2025-2026)
- Wijzigingen in scope: schriftelijk bijvoegsel verplicht
- Deze offerte is geldig 30 dagen vanaf de datum van uitreiking
De algemene verkoopvoorwaarden in bijlage maken integraal
deel uit van deze offerte.
---------------------------------------------------------------
GELEZEN EN GOEDGEKEURD
Datum: ___/___/______
Naam en hoedanigheid: _________________________________
Handtekening: _________________________________
(Voorafgegaan door de handgeschreven vermelding
"Gelezen en goedgekeurd")
===============================================================
Waarom dit model werkt
- Geldigheidsduur duidelijk vermeld (30 dagen)
- Gefaseerde omschrijving: de klant begrijpt het verloop van het project
- Prijzen excl. en incl. BTW getoond: geen dubbelzinnigheid
- Gedetailleerde betalingsvoorwaarden met voorschot
- Realistisch uitvoeringstermijn
- Wijzigingsclausule: scope-wijzigingen vereisen een schriftelijk bijvoegsel
- Handtekeningruimte met "Gelezen en goedgekeurd": contractuele waarde
Zet je offertes om in facturen met 1 klik met Sayli. Maak een professionele offerte, stuur ze naar je klant, en zet ze automatisch om in een factuur zodra het project is afgerond. Gratis uitproberen
Offerte-voorbeeld: werken voor een particulier (B2C)
Voor B2C-prestaties in Belgie moeten de prijzen inclusief BTW worden getoond.
===============================================================
OFFERTE / PRIJSOFFERTE
===============================================================
UITREIKER OFFERTE NR.: OFF-2026-042
Reno Expert BV Datum: 12/02/2026
Vlaamsestraat 88 Geldigheid: 15 dagen
1000 Brussel
BTW: BE0432.109.876
KLANT
Dhr. en mevr. Claessens
Kersenlaan 12
1310 La Hulpe
Betreft: Binnenschilderwerken woonkamer + 2 slaapkamers
---------------------------------------------------------------
Omschrijving Aantal Eenheidsprijs Totaal incl.
---------------------------------------------------------------
Voorbereiding muren
(schuren, plamuren, primer)
Woonkamer (35 m2) + Slaapkamer
1 (18 m2) + Slaapkamer 2
(15 m2) 68 m2 8,50 EUR 578,00 EUR
Schilderwerken 2 lagen
(verf Levis, kleur naar
keuze van de klant) 68 m2 12,00 EUR 816,00 EUR
Bescherming vloeren en meubels
+ schoonmaak einde werf 1 150,00 EUR 150,00 EUR
Levering verf en materialen
(detail in bijlage) 1 320,00 EUR 320,00 EUR
---------------------------------------------------------------
TOTAAL INCL. BTW: 1.864,00 EUR
(waarvan BTW 21 %: 323,47 EUR)
---------------------------------------------------------------
Uitvoeringstermijn: 4 werkdagen
Voorziene datum: week van 03/03/2026
Deze offerte is geldig 15 dagen.
GELEZEN EN GOEDGEKEURD
Datum: ___/___/______ Handtekening: _____________________
===============================================================
[CTA] Geen sjablonen meer nodig: Sayli genereert automatisch conforme offertes en zet ze om in facturen zodra het project start. Start vandaag ->
Veelgemaakte fouten bij offertes in Belgie
1. De geldigheidsduur niet vermelden
Zonder geldigheidsduur riskeer je dat een klant je offerte maanden later aanvaardt, tegen een prijs die niet meer overeenkomt met je kosten. Vermeld altijd een duur: 15, 30 of maximum 60 dagen.
2. Niet specificeren of het excl. of incl. BTW is
Dit is de meest voorkomende bron van geschillen. Tussen professionelen (B2B) zijn de prijzen doorgaans exclusief BTW. Voor particulieren (B2C) moeten de prijzen inclusief BTW zijn. Maar in alle gevallen: vermeld het expliciet op je offerte.
3. Te vage omschrijving
"Ontwikkeling website -- 5.000 EUR" is onvoldoende. Detail de fasen, de deliverables, de termijnen. Hoe nauwkeuriger je offerte, hoe minder risico op geschillen over de scope van de opdracht.
4. De betalingsvoorwaarden vergeten
Wanneer moet de klant betalen? Voorschot bij ondertekening? Betaling bij oplevering? Maandelijkse termijnen? Zonder deze preciseringen riskeer je betalingsachterstanden. Raadpleeg onze gids over betalingstermijnen voor de Belgische regels.
5. Geen prijsherzieningsclausule voorzien
Voor langlopende projecten (meer dan 3 maanden) voorzie je een prijsherzieningsclausule. In Belgie kunnen de kosten evolueren (loonindexering, materiaalprijzen). Zonder herzieningsclausule zit je vast aan de oorspronkelijke prijs, zelfs als je kosten stijgen.
6. Offerte en factuur verwarren
De offerte is geen factuur. Ze triggert geen BTW-verplichting en mag niet als een verkoop in je boekhouding worden geregistreerd. De factuur wordt pas uitgereikt na de (gehele of gedeeltelijke) uitvoering van de prestatie.
Hoe Sayli het beheer van offertes vereenvoudigt
Goede facturatiesoftware beheert ook offertes. Hier is wat Sayli je biedt:
- Professionele offertes aanmaken: aanpasbare sjablonen met je logo, je kleuren en je standaardvermeldingen.
- Verzending per e-mail: verstuur je offertes rechtstreeks vanuit Sayli. Je klant ontvangt ze als een professionele PDF.
- Statusopvolging: volg je offertes in realtime (verstuurd, bekeken, aanvaard, geweigerd, verlopen).
- Omzetting naar factuur: wanneer je klant aanvaardt, zet de offerte om in een factuur met een enkele klik. Alle informatie wordt automatisch overgenomen.
- Elektronische handtekening: je klant kan de offerte online aanvaarden, zonder afdruk of scan.
- Gescheiden nummering: de offertes hebben hun eigen nummeringreeks (OFF-2026-001, enz.), onderscheiden van de facturen.
- Algemene voorwaarden: integreer je AV rechtstreeks in het offerte-sjabloon.
- Peppol-verzending: wanneer de offerte factuur wordt, verstuur je ze rechtstreeks via Peppol vanuit Sayli.
Maak je eerste offerte in 2 minuten met Sayli. Professioneel, aanpasbaar en om te zetten in een factuur met een klik. Gratis starten
FAQ: Offertes in Belgie
1. Is een offerte verplicht in Belgie?
De offerte is niet in alle gevallen wettelijk verplicht in Belgie. Ze is echter sterk aanbevolen voor elke prestatie boven een significant bedrag. In bepaalde sectoren (bouw, renovatie) is de offerte een quasi universele praktijk. Voor overheidsopdrachten wordt een offerte systematisch geeist. Bovendien verplicht de SPF Economie dat ook voor niet-homogene diensten een offerte wordt verstrekt wanneer de klant hierom verzoekt.
2. Wat is de juridische waarde van een ondertekende offerte?
Een door de klant ondertekende offerte vormt een contract volgens het Belgisch recht. Het engageert beide partijen: jij om de prestatie uit te voeren onder de beschreven voorwaarden, en de klant om de overeengekomen prijs te betalen. Bij een geschil dient de ondertekende offerte als bewijs.
3. Kan ik een offerte wijzigen na verzending?
Zolang de klant niet heeft ondertekend, kun je een nieuwe offerte sturen die de vorige vervangt. Eenmaal ondertekend vereisen wijzigingen een bijvoegsel aanvaard door beide partijen. Wijzig nooit eenzijdig een reeds ondertekende offerte.
4. Moet ik de prijzen inclusief BTW tonen op een offerte voor een particulier?
Ja. In Belgie verplicht de regelgeving inzake marktpraktijken (Wetboek van economisch recht, Boek VI) dat de prijzen meegedeeld aan consumenten worden uitgedrukt inclusief BTW. Voor professionele klanten (B2B) zijn prijzen exclusief BTW aanvaard.
5. Welke geldigheidsduur voor een offerte?
Er is geen wettelijk opgelegde duur. De gangbare praktijk is 30 dagen. Voor complexe projecten 60 tot 90 dagen. Voor dringende prestaties 15 dagen. Het essentiële is het duidelijk op de offerte te vermelden.
6. Hoe ga ik van een offerte naar een factuur?
Zodra de prestatie is uitgevoerd (geheel of gedeeltelijk), reik je een factuur uit die de elementen van de offerte overneemt. De factuur moet de referentie van de offerte vermelden (bv.: "Ref. offerte OFF-2026-019"). Met Sayli verloopt deze omzetting automatisch met een klik.
7. Moet ik mijn offertes bewaren?
Ja. Offertes maken deel uit van je commerciële documenten en moeten 10 jaar worden bewaard in Belgie, net als facturen. Ze dienen als bewijs bij geschillen en worden geraadpleegd bij fiscale controles. Raadpleeg onze gids over het bewaren van documenten.
8. Kan een offerte dienen als voorschotfactuur?
Nee. Een offerte en een voorschotfactuur zijn twee afzonderlijke documenten. De offerte beschrijft de prestatie en de overeengekomen prijs. De voorschotfactuur is een BTW-document dat de betaling van een voorschot vaststelt voor de uitvoering van de prestatie. Je moet een afzonderlijke voorschotfactuur uitreiken, met alle verplichte vermeldingen van een factuur.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Maak je factuur in 2 minuten
Sayli genereert automatisch facturen conform de Belgische wetgeving 2026. Geen Word-sjablonen meer nodig.