Facturen Bewaren Belgie: Wettelijke Termijnen 2026
Hoe lang moet je facturen bewaren in Belgie? Wettelijke termijnen 2026 per documenttype: BTW, elektriciteit, contracten. Volledig overzicht.
Je hebt net een stapel facturen van 2019 teruggevonden in een lade. Bewaar je ze? Gooi je ze weg? En die elektriciteitsfactuur van 2021, is die nog ergens goed voor? In Belgie is de wet duidelijk over de bewaringstermijnen van boekhoudkundige documenten -- en ze negeren kan je duur komen te staan. Hier is de complete gids om precies te weten hoe lang je je facturen moet bewaren in Belgie in 2026.
Bewaartermijn: minimaal 10 jaar
In Belgie moeten professionele facturen (uitgereikte en ontvangen) minimaal 10 jaar worden bewaard conform artikel 60 van het BTW-Wetboek (gewijzigd door de wet van 20 november 2022). De termijn begint op 1 januari volgend op de afsluiting van het boekjaar.
| Documenttype | Bewaartermijn |
|---|---|
| Professionele facturen (BTW) | 10 jaar |
| Boekhoudkundige boeken | 10 jaar |
| Elektriciteits-/gasfacturen | 5 jaar (10 jaar bij BTW-aftrek) |
| Telecomfacturen | 5 jaar |
| Facturen bouwwerken | 10 jaar (tot 15 jaar bij BTW-herziening onroerend goed) |
| Sociale documenten | 5 tot 10 jaar |
De algemene regel: 10 jaar voor boekhoudkundige documenten
In Belgie is de basisregel duidelijk. Artikel 60 van het Belgische BTW-Wetboek, gewijzigd door de wet van 20 november 2022, verplicht elke belastingplichtige om zijn facturen en boekhoudkundige documenten 10 jaar te bewaren. Deze verplichting geldt zowel voor de facturen die je uitreikt als voor die je ontvangt. Deze termijn werd verhoogd van 7 naar 10 jaar voor belastingen die opeisbaar zijn geworden vanaf 1 januari 2023.
Artikel III.86 van het Wetboek van Economisch Recht (WER) bevestigt deze termijn voor de boeken en boekhoudkundige documenten. Elke onderneming ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen moet zich hieraan houden.
Let op het startpunt van de termijn
Veel zelfstandigen en KMO's vergissen zich op dit punt. De 10 jaar worden niet geteld vanaf de factuurdatum, maar vanaf 1 januari volgend op de afsluiting van het betrokken boekjaar.
Concreet voorbeeld: je sluit je boekjaar af op 31 december 2025. De termijn van 10 jaar begint op 1 januari 2026. Je moet deze facturen dus bewaren tot minstens 31 december 2035.
Als je boekjaar niet samenvalt met het kalenderjaar (afsluiting op 30 juni bijvoorbeeld), blijft het startpunt 1 januari volgend op die afsluiting.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Overzichtstabel: bewaringstermijn per documenttype
Niet alle documenten hebben dezelfde verjaringstermijn in Belgie. Hier is het volledige overzicht:
| Document | Bewaringstermijn | Wettelijke basis |
|---|---|---|
| Uitgereikte facturen | 10 jaar | Art. 60 BTW-Wetboek (gewijzigd 2022) |
| Ontvangen facturen | 10 jaar | Art. 60 BTW-Wetboek (gewijzigd 2022) |
| Boekhoudkundige boeken (dagboek, grootboek) | 10 jaar | Art. III.86 WER |
| Sociale documenten (loonfiches, arbeidsovereenkomsten) | 5 tot 10 jaar | Belgisch Sociaal Wetboek |
| Commerciele contracten | 10 jaar | Burgerlijk recht (gemeenrechtelijke verjaring) |
| Elektriciteits- en gasfacturen | 5 jaar | Vijfjarige burgerlijke verjaring |
| Telecomfacturen (GSM, internet) | 5 jaar | Vijfjarige burgerlijke verjaring (sinds wetswijziging 2017; het vroegere tarief van 1 jaar is niet meer van toepassing) |
| Facturen voor bouwwerken | 10 jaar | Tienjarige aansprakelijkheid |
Focus op elektriciteitsfacturen in Belgie
Hoe lang moet je je elektriciteitsfacturen bewaren in Belgie? Het antwoord is 5 jaar, conform de vijfjarige burgerlijke verjaring. Deze termijn geldt ook voor gas- en waterfacturen. Dit betekent dat je energieleverancier je na 5 jaar geen betaling meer kan eisen.
Maar als deze energiefacturen gekoppeld zijn aan je beroepsactiviteit en je de BTW erop recupereert, geldt de termijn van 10 jaar van het BTW-Wetboek tegelijkertijd. Bewaar ze dan beter 10 jaar om op beide fronten gedekt te zijn.
Met facturatiesoftware zoals Sayli worden je professionele facturen automatisch in de cloud gearchiveerd en zijn ze 10 jaar toegankelijk. Je hoeft je de vraag niet meer te stellen. Probeer gratis -->
[CTA] Sayli archiveert je facturen automatisch in de cloud. 10 jaar toegankelijk, altijd conform. Gratis proberen ->
Papieren of elektronische facturen: dezelfde regels
Goed nieuws: in Belgie hebben elektronische facturen exact dezelfde wettelijke waarde als papieren facturen. Dit wordt gegarandeerd door de Europese eIDAS-verordening en de Belgische wet van 21 juli 2016 betreffende vertrouwensdiensten voor elektronische transacties.
Concreet betekent dit dat:
- Je je facturen uitsluitend in digitaal formaat kunt bewaren (PDF, XML, enz.)
- Het papieren origineel niet verplicht is als je over een betrouwbare elektronische kopie beschikt
- Facturen verstuurd via PEPPOL (het Europese netwerk voor elektronische facturatie) van nature conform zijn
- De authenticiteit en integriteit van het document gedurende de hele bewaringsperiode gewaarborgd moeten kunnen worden
Belgie moedigt elektronische facturatie trouwens actief aan. Sinds 2024 is ze al verplicht voor overheidsopdrachten, en sinds 1 januari 2026 is PEPPOL verplicht voor B2B. Raadpleeg onze complete gids over de BTW in Belgie voor meer informatie over de verplichtingen rond facturatie.
Bijzondere gevallen: wanneer de termijnen langer worden
Bepaalde situaties verlengen de bewaringstermijn tot ver voorbij de standaard 10 jaar. Hier zijn de voornaamste gevallen die je moet kennen:
Lopend geschil
Als er een geschil loopt met een klant, een leverancier of de belastingadministratie, moet je alle betrokken documenten bewaren tot de definitieve beslechting van het geschil, zelfs als de termijn van 10 jaar verstreken is.
Fiscale controle
De Belgische belastingadministratie (FOD Financien) kan een controle uitvoeren over de 10 laatste boekjaren. Bij vermoeden van fraude kan deze termijn worden verlengd. Bewaar dus beter een veiligheidsmarge.
Onroerend goed
Voor alles wat met onroerend goed te maken heeft (aankoop, verkoop, renovatiewerken), klimt de termijn tot minstens 10 jaar. De tienjarige aansprakelijkheid in de bouw rechtvaardigt deze duur. Als je de BTW hebt afgetrokken op bouwwerken, bedraagt de BTW-herzieningstermijn 15 jaar (art. 48, par. 2 van het BTW-Wetboek).
Subsidies en overheidssteun
Als je onderneming regionale subsidies heeft ontvangen (Wallonie, Brussel, Vlaanderen -- denk aan VLAIO of PMV), kunnen de controle-instanties de bewijsstukken nakijken gedurende 10 jaar na de uitbetaling.
De sancties bij niet-bewaring
Je facturen niet bewaren is niet zomaar een administratieve vergetelheid. De gevolgen kunnen ernstig zijn:
- Weigering BTW-aftrek: zonder originele factuur kan de administratie je BTW-aftrek weigeren. Over een controle van 10 jaar loopt de rekening snel op.
- Vermoeden van fraude: het systematisch ontbreken van documenten kan worden geinterpreteerd als een poging tot verhulling. De fiscus kan dan een ambtshalve aanslag toepassen.
- Administratieve boetes: boetes van 50 EUR tot 5 000 EUR per overtreding kunnen worden opgelegd.
- Verlies van bewijs bij geschil: zonder factuur kun je niet bewijzen wat er met een klant of leverancier was overeengekomen.
[CTA] Geen gedoe meer met archivering: Sayli bewaart al je facturen automatisch in de cloud. PEPPOL-conform. Start nu ->
Goede praktijken om je facturen te archiveren in Belgie
Nu je de termijnen kent, hier is hoe je je archivering concreet organiseert:
1. Centraliseer alles op een plaats
Vermijd je facturen te verspreiden over papieren mappen, e-mailboxen en USB-sticks. Gebruik een unieke oplossing die al je uitgereikte en ontvangen facturen centraliseert.
2. Stap over op digitaal
Elektronisch archiveren is veiliger dan papier: geen risico op brand, waterschade of verlies. Software zoals Sayli archiveert automatisch elke aangemaakte factuur en laat je toe elk document in enkele seconden terug te vinden.
3. Voorzie back-ups
Zelfs in de cloud blijft een back-up onmisbaar. Zorg ervoor dat je archiveringsoplossing redundantie van gegevens biedt (meerdere servers, meerdere locaties).
4. Organiseer per jaar en per type
Maak een duidelijke mappenstructuur: jaar > kwartaal > documenttype. Dit vergemakkelijkt het zoeken bij een fiscale controle.
5. Gooi niets te vroeg weg
Bij twijfel: bewaar. De kost van digitale opslag is verwaarloosbaar vergeleken met de kost van een ontbrekende factuur bij een controle.
Met Sayli worden je facturen automatisch gearchiveerd en zijn ze 10 jaar toegankelijk. Je maakt je factuur, je verstuurt ze, en de archivering wordt voor jou geregeld. Ontdek Sayli gratis -->
FAQ: facturen bewaren in Belgie
Hoe lang moet ik als zelfstandige mijn facturen bewaren in Belgie?
Als BTW-plichtige zelfstandige moet je al je facturen (uitgereikte en ontvangen) 10 jaar bewaren vanaf 1 januari volgend op de afsluiting van het betrokken boekjaar, conform artikel 60 van het BTW-Wetboek (gewijzigd door de wet van 20 november 2022).
Hoe lang moet je elektriciteitsfacturen bewaren in Belgie?
Elektriciteits- en gasfacturen moeten 5 jaar worden bewaard (burgerlijke verjaring). Maar als je de BTW op deze facturen aftrekt in het kader van je beroepsactiviteit, bewaar ze dan 10 jaar om in overeenstemming te blijven met het BTW-Wetboek.
Wat is de verjaringstermijn van een factuur in Belgie?
De verjaring hangt af van het type factuur. De commerciele verjaring bedraagt 5 jaar voor schulden tussen ondernemingen. De BTW-verjaring is 10 jaar (verlengd bij fraude). De gemeenrechtelijke burgerlijke verjaring bedraagt 10 jaar voor contracten.
Kan ik mijn facturen uitsluitend in digitaal formaat bewaren?
Ja. De Belgische wet van 21 juli 2016 en de Europese eIDAS-verordening erkennen elektronische documenten volledig. Je kunt je facturen archiveren in PDF of via facturatiesoftware, op voorwaarde dat je de authenticiteit en integriteit ervan gedurende de hele bewaringsperiode kunt garanderen.
Wat riskeer je als je je facturen niet bewaart?
De risico's zijn meervoudig: weigering van BTW-aftrek door de belastingadministratie, administratieve boetes (van 50 EUR tot 5 000 EUR per overtreding), ambtshalve aanslag bij vermoeden van fraude, en onmogelijkheid om je rechten te bewijzen bij een commercieel geschil.
Zijn de bewaringstermijnen dezelfde als in Nederland?
Nee. In Nederland bedraagt de bewaringstermijn voor de belastingadministratie in principe 7 jaar, maar voor bepaalde documenten (zoals onroerend goed) geldt een langere termijn. In Belgie is het 10 jaar voor boekhoudkundige documenten en BTW-facturen (sinds de wetswijziging van 2022), maar de specifieke regelgeving verschilt. Vertrouw niet op informatie bestemd voor de Nederlandse markt.
Vanaf wanneer tellen de 10 jaar bewaring?
De 10 jaar beginnen op 1 januari volgend op de afsluiting van het boekjaar waarin de factuur werd uitgeschreven of ontvangen. Bijvoorbeeld: voor een factuur van 15 maart 2025 (boekjaar afgesloten op 31/12/2025) loopt de termijn van 01/01/2026 tot 31/12/2035.
Vergemakkelijkt elektronische facturatie via PEPPOL de archivering?
Ja. Facturen verstuurd via het PEPPOL-netwerk zijn van nature in gestructureerd formaat (UBL/XML) en worden rechtstreeks in de boekhoudsoftware geintegreerd. Ze worden automatisch gearchiveerd en zijn gemakkelijk raadpleegbaar, wat het naleven van de bewaringsverplichtingen aanzienlijk vereenvoudigt.
Voor een volledig overzicht → complete gids BTW België 2026
Laatste bijwerking: februari 2026. Dit artikel is louter informatief en vormt geen juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg voor specifieke vragen over je situatie je boekhouder of een erkend fiscaal adviseur.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Beheers je BTW in België
Sayli past automatisch de tarieven, verplichte vermeldingen en verleggingsregels toe. Nul fouten, nul vergetelheid.