Factuur Sjabloon Schoonmaak: Template Belgie
Factuursjabloon voor schoonmaakbedrijven in Belgie. BTW 21 %, dienstencheques, terugkerende contracten, personeel. Gratis template 2026.
Inleiding
Beheer je een schoonmaakbedrijf in Belgie? Of je nu zelfstandig schoonmaker bent, zaakvoerder van een BV voor industriele reiniging of verantwoordelijke van een facility management bedrijf, je facturatie heeft heel specifieke kenmerken.
De schoonmaaksector in Belgie wordt omkaderd door strikte regels: BTW aan 21 % op de diensten, het systeem van dienstencheques voor particulieren, terugkerende contracten op maandelijkse of wekelijkse basis, en beheer van uitzendpersoneel. Daarbovenop komen de specifieke verplichtingen van het paritair comite 121 (schoonmaak en ontsmetting) die je kostenstructuur en dus je facturen beinvloeden.
In deze gids vind je een volledig factuursjabloon aangepast aan professionele schoonmaak in Belgie, de fiscale bijzonderheden van je sector, en de fouten die je moet vermijden voor altijd conforme facturen.
Download dit sjabloon als gratis PDF : Download de PDF
Verplichte vermeldingen: kort overzicht
Elke schoonmaakfactuur in Belgie moet voldoen aan de 12 verplichte vermeldingen van het Belgische BTW-Wetboek. Hier is een gericht overzicht voor je sector:
- Datum van uitreiking en uniek volgnummer
- Volledige identiteit van het schoonmaakbedrijf (naam, adres, BTW, KBO)
- Volledige identiteit van de klant (naam, adres, BTW indien professioneel)
- Gedetailleerde omschrijving van de prestaties (type schoonmaak, locatie, frequentie)
- Eenheidsprijs excl. BTW, hoeveelheid (uren of forfait), totaalbedrag
- BTW-tarief: 21 % voor schoonmaakdiensten
- Betalingsvoorwaarden en vervaldatum
Voor alle vermeldingen in detail, raadpleeg onze volledige gids over verplichte vermeldingen.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Bijzonderheden van de schoonmaaksector in Belgie
BTW aan 21 %: het standaardtarief voor diensten
Schoonmaak- en onderhoudsprestaties zijn onderworpen aan het standaardtarief van 21 % BTW in Belgie. Dit geldt voor:
- Schoonmaak van kantoren en commerciele ruimtes
- Industriele reiniging
- Onderhoud van mede-eigendommen en gebouwen
- Glaswassen
- Schoonmaak na bouwwerken (post-constructie)
- Ontsmetting en ongediertebestrijding
Belangrijke nuance: het verlaagd tarief van 6 % BTW geldt enkel voor schoonmaakwerken die bijkomend zijn aan renovatiewerken uitgevoerd aan een gebouw ouder dan 10 jaar (privewoning). Courante, zelfstandige schoonmaakprestaties (reguliere schoonmaak van kantoren, woningen, enz.) komen niet in aanmerking voor het 6 %-tarief, ook niet in een oud gebouw. Het moet gaan om schoonmaak als onderdeel van een breder renovatieproject.
Het systeem van dienstencheques
Als je erkend bent voor dienstencheques in Belgie, voer je huishoudelijke hulp aan huis uit voor particulieren. De werking is specifiek:
- De klant koopt dienstencheques (waarde in 2026: 10,40 EUR in Wallonie met fiscaal voordeel waardoor de reele kost circa 9,50 EUR bedraagt; in Brussel 11,40 EUR voor de eerste 300 cheques en daarna 14 EUR, zonder fiscaal voordeel sinds 2024)
- Je ontvangt een terugbetaling van het uitgevende bedrijf (Sodexo/Pluxee) bestaande uit de waarde van de cheque + een gewestelijke tussenkomst
- De facturatie verloopt via het dienstenchequessysteem, niet via een klassieke factuur
Let op: prestaties via dienstencheques zijn vrijgesteld van BTW (artikel 44, par. 2, 2° van het BTW-Wetboek). Je reikt geen klassieke BTW-factuur uit voor deze prestaties. Daarentegen zijn je professionele schoonmaakprestaties (B2B) wel onderworpen aan BTW.
Terugkerende contracten en periodieke facturatie
Het merendeel van de schoonmaakcontracten is terugkerend: wekelijkse kantoorschoonmaak, maandelijks onderhoud van een gebouw, enz. Je factuur moet deze periodiciteit weerspiegelen:
- Betrokken periode: vermeld duidelijk de begin- en einddatum van de gefactureerde periode
- Frequentie: aantal passages per week/maand
- Gepresteerde uren: totaal aantal uren voor de periode
- Verwijzing naar het contract: nummer van het raamcontract indien aanwezig
Personeel en onderaanneming
Als je personeel in dienst hebt of een beroep doet op uitzendkrachten, verschijnt dit niet rechtstreeks op de klantenfactuur. Daarentegen moet je:
- De prikklokfiches bewaren als bewijs van de gepresteerde uren
- De gefactureerde uren kunnen verantwoorden bij een controle
- Bij onderaanneming aan een ander schoonmaakbedrijf, controleren of dat bedrijf in orde is (RSZ-registratie, geen zwarte lijst)
Belgie past de hoofdelijke aansprakelijkheid toe in de schoonmaaksector: als je onderaannemer sociale of fiscale schulden heeft, kun je aansprakelijk worden gesteld. Controleer altijd de status van je onderaannemers op de website van de FOD Financien.
[CTA] Maak je schoonmaakfacturen in een paar klikken met Sayli. Terugkerende facturatie, gestructureerde mededelingen, PEPPOL inbegrepen. Probeer gratis ->
Gedetailleerd factuurvoorbeeld: professionele B2B-schoonmaak
Hier is een concreet model voor een schoonmaakbedrijf dat het maandelijkse onderhoud van kantoren factureert.
===============================================================
FACTUUR
===============================================================
UITREIKER FACTUUR NR.: 2026-087
ProClean Belgium BV Datum: 01/03/2026
Industriestraat 45 Vervaldatum: 31/03/2026
1070 Anderlecht
BTW: BE0456.789.012
KBO: 0456.789.012
Erkenning dienstencheques -- nr. AG-2021-4521
KLANT
Deloitte Fiduciaire CV
Vorstlaan 36
1170 Watermaal-Bosvoorde
BTW: BE0429.053.863
Referentie contract: CNT-2025-014
Periode: 01/02/2026 tot 28/02/2026
---------------------------------------------------------------
Omschrijving Aantal Eenheidsprijs Totaal excl.
---------------------------------------------------------------
Schoonmaak kantoren (500 m2)
Frequentie: 5x/week
Maandag tot vrijdag, 18u-21u
Gepresteerde uren: 60u 60 u 22,50 EUR 1.350,00 EUR
Schoonmaak sanitair
Frequentie: 5x/week
Onderhoudsproducten inbegrepen 20 u 24,00 EUR 480,00 EUR
Glaswassen interieur
Frequentie: 1x/maand
Datum prestatie: 15/02/2026 4 u 28,00 EUR 112,00 EUR
Levering onderhoudsproducten
(detail in bijlage) 1 185,00 EUR 185,00 EUR
---------------------------------------------------------------
Subtotaal: 2.127,00 EUR
BTW (21 %): 446,67 EUR
--------------------------
TOTAAL: 2.573,67 EUR
---------------------------------------------------------------
Betaling: overschrijving
IBAN: BE89 3631 1234 5678
Gestructureerde mededeling: +++126/0087/26001+++
Voorwaarden: betaling op 30 dagen einde maand.
Bij laattijdige betaling, handelsrente aan het NBB-tarief + 8 procentpunten
(circa 10,5 % in 2026) + forfaitaire vergoeding van 40 EUR
(wet van 2 augustus 2002).
Hoofdelijke aansprakelijkheid: ProClean Belgium BV
bevestigt in orde te zijn met haar sociale en fiscale
verplichtingen op het moment van facturatie.
===============================================================
Waarom dit model werkt
- Periode duidelijk vermeld: de klant weet precies welke periode is gefactureerd
- Detail per type prestatie: kantoren, sanitair, glas. Elke regel heeft zijn eigen hoeveelheid en tarief
- Gepresteerde uren vermeld: totale transparantie over het werkvolume
- Verwijzing naar het raamcontract: traceerbaarheid voor beide partijen
- Gestructureerde mededeling: vergemakkelijkt de bankreconciliatie
- Vermelding hoofdelijke aansprakelijkheid: stelt de klant gerust over je sociale en fiscale conformiteit
Vereenvoudig je terugkerende facturatie met Sayli. Programmeer je maandelijkse facturen, pas de gepresteerde uren elke maand aan, en verstuur automatisch naar je klanten. Gratis uitproberen
Factuurvoorbeeld: eenmalige schoonmaak na bouwwerken
===============================================================
FACTUUR
===============================================================
UITREIKER FACTUUR NR.: 2026-088
ProClean Belgium BV Datum: 12/02/2026
Industriestraat 45 Vervaldatum: 14/03/2026
1070 Anderlecht
BTW: BE0456.789.012
KLANT
Bouwwerken Martin NV
Stationsstraat 15
1300 Waver
BTW: BE0567.890.123
Werf: Residentie De Linden
Adres: Lindenlaan 8-12, 1332 Genval
---------------------------------------------------------------
Omschrijving Aantal Eenheidsprijs Totaal excl.
---------------------------------------------------------------
Schoonmaak na bouwwerken
Appartementen (6 x 85 m2) 6 350,00 EUR 2.100,00 EUR
Schoonmaak gemeenschappelijke
ruimtes en trappenhuizen
(220 m2) 1 450,00 EUR 450,00 EUR
Glaswassen buitenzijde
(hoogwerker -- prestatie
uitbesteed aan Vitroclean NV) 1 680,00 EUR 680,00 EUR
Afvoer resterende
bouwafval 1 175,00 EUR 175,00 EUR
---------------------------------------------------------------
Subtotaal: 3.405,00 EUR
BTW (21 %): 715,05 EUR
--------------------------
TOTAAL: 4.120,05 EUR
---------------------------------------------------------------
Betaling: overschrijving
IBAN: BE89 3631 1234 5678
Mededeling: FACT-2026-088
===============================================================
[CTA] Geen sjablonen meer nodig: Sayli genereert automatisch conforme schoonmaakfacturen met terugkerende programmering en automatische herinneringen. Start vandaag ->
Veelgemaakte fouten in de schoonmaaksector
1. Het verkeerde BTW-tarief toepassen
Het standaardtarief is 21 % voor schoonmaakdiensten. Het verlaagd tarief van 6 % geldt enkel voor schoonmaak die bijkomend is aan renovatiewerken in een woning ouder dan 10 jaar, niet voor reguliere schoonmaakprestaties. 6 % toepassen op gewone schoonmaak is een BTW-navordering riskeren.
2. De prestaties niet detailleren
"Schoonmaak februari 2026 -- 2.500 EUR" is onvoldoende. Je factuur moet detailleren: type schoonmaak, oppervlakte of aantal uren, frequentie, locatie. Bij een geschil met de klant of een fiscale controle is het detail je beste bescherming.
3. De verwijzing naar het contract vergeten
Voor terugkerende prestaties altijd het nummer van het raamcontract vermelden. Dit vergemakkelijkt de traceerbaarheid en voorkomt betwistingen.
4. De hoofdelijke aansprakelijkheid verwaarlozen
In Belgie ben je als je schoonmaak uitbesteedt potentieel hoofdelijk aansprakelijk voor de sociale en fiscale schulden van je onderaannemer. Controleer systematisch hun situatie en bewaar de bewijzen. Sommige klanten eisen een attest van niet-schuld dat je kunt verkrijgen op de RSZ-website.
5. Dienstencheques factureren als B2B
Prestaties via dienstencheques volgen een apart circuit. Meng nooit de facturatie van dienstencheques (BTW-vrijgesteld, terugbetaald door Sodexo/Pluxee) met de klassieke professionele facturatie (BTW 21 %).
6. Producten niet afzonderlijk vermelden
Als je onderhoudsproducten levert, factureer ze op een afzonderlijke regel of in bijlage. Dit stelt de klant in staat om de kosten te controleren en vergemakkelijkt de boekhouding aan beide zijden. Sommige contracten voorzien dat de klant de producten levert, andere dat het voor jouw rekening is.
Hoe Sayli de facturatie voor schoonmaak vereenvoudigt
De schoonmaaksector steunt op herhaling en volume. Hier is hoe Sayli je helpt om je facturatie efficident te beheren:
- Automatische terugkerende facturatie: programmeer je maandelijkse facturen eenmaal, Sayli genereert en verstuurt ze automatisch elke maand.
- Sjablonen per klant: elke klant heeft zijn eigen sjabloon met de voorgedefinieerde prestaties, oppervlaktes en tarieven. Pas enkel de gepresteerde uren aan.
- Gestructureerde mededeling: Sayli genereert automatisch Belgische gestructureerde mededelingen (+++xxx/xxxx/xxxxx+++) voor een vlotte bankreconciliatie.
- Peppol-verzending: je bedrijfsklanten en overheidsinstellingen ontvangen hun facturen via Peppol met een klik.
- Beheer meerdere sites: je maakt 15 verschillende kantoren schoon? Beheer elke site als een apart project met zijn eigen facturen.
- Automatische herinneringen: onbetaalde facturen zijn een plaag in de schoonmaak. Sayli stuurt automatisch herinneringen naar je klanten met achterstand volgens een kalender die jij bepaalt.
- Dashboard: visualiseer in een oogopslag je maandelijkse omzet, je openstaande facturen en je onbetaalde facturen.
Probeer Sayli gratis en vereenvoudig de facturatie van je schoonmaakbedrijf. Nu starten
FAQ: Facturatie schoonmaak en onderhoud in Belgie
1. Welk BTW-tarief voor professionele schoonmaak?
Het standaardtarief van 21 % geldt voor alle professionele schoonmaakprestaties in Belgie (kantoren, industrie, mede-eigendommen, enz.). Het verlaagd tarief van 6 % is enkel mogelijk voor schoonmaakwerken die bijkomend zijn aan renovatiewerken in een privewoning ouder dan 10 jaar, niet voor reguliere schoonmaak.
2. Moet ik BTW aanrekenen op dienstencheques?
Nee. Prestaties uitgevoerd in het kader van het dienstenchequessysteem zijn vrijgesteld van BTW (artikel 44, par. 2, 2° van het BTW-Wetboek). Je factureert de particuliere klant niet rechtstreeks: de betaling verloopt via het Sodexo/Pluxee-systeem met de gewestelijke tussenkomst.
3. Hoe factureer ik een terugkerend schoonmaakcontract?
Reik een factuur uit per periode (doorgaans maandelijks). Vermeld de betrokken periode, het detail van de prestaties (type, frequentie, uren), de verwijzing naar het raamcontract en het totaal. Met Sayli kun je deze terugkerende facturatie automatiseren.
4. Ben ik aansprakelijk voor de schulden van mijn onderaannemer?
Ja, potentieel. Belgie past de hoofdelijke aansprakelijkheid toe in de schoonmaaksector. Als je onderaannemer RSZ- of fiscale schulden heeft, kun je verplicht worden deze te betalen. Controleer systematisch de status van je onderaannemers en vraag een attest van niet-schuld.
5. Moet ik mijn facturen via Peppol versturen?
Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via Peppol verplicht voor zowel B2G- als B2B-transacties (wet van 6 februari 2024). Als je factureert aan ondernemingen of overheidsinstellingen, moet je je facturen via Peppol versturen.
6. Hoe factureer ik geleverde onderhoudsproducten?
Factureer ze op een afzonderlijke regel of in een gedetailleerde bijlage. Als de producten inbegrepen zijn in je uurtarief, vermeld het duidelijk (bv.: "onderhoudsproducten inbegrepen"). Als het een afzonderlijke post is, vermeld de producten en hun hoeveelheden. BTW op onderhoudsproducten is 21 %.
7. Kan ik van de BTW-vrijstellingsregeling genieten voor mijn schoonmaakbedrijf?
Ja, als je jaaromzet niet hoger is dan 25.000 EUR excl. BTW. Dit is zeldzaam voor een schoonmaakbedrijf met personeel, maar mogelijk voor een zelfstandige die schoonmaak als bijverdienste doet. Raadpleeg onze gids over de BTW-vrijstelling om je geschiktheid te controleren.
8. Hoe lang moet ik schoonmaakfacturen bewaren?
Je moet je facturen en boekhoudkundige documenten minimaal 10 jaar bewaren. Raamcontracten en prikklokfiches moeten eveneens voor dezelfde duur bewaard worden. Meer weten? Raadpleeg onze gids over het bewaren van facturen.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Maak je factuur in 2 minuten
Sayli genereert automatisch facturen conform de Belgische wetgeving 2026. Geen Word-sjablonen meer nodig.