Factuur Sjabloon Freelance Developer: Template 2026
Factuursjabloon voor freelance developers in Belgie. Projecten forfaitair, regie, BTW-verlegging EU. Gratis sjabloon conform 2026.
In het kort : Een freelance developer in Belgie factureert IT-prestaties aan 21 % BTW (geen verlaagd tarief), in regie (gepresteerde dagen met getekende timesheet) of forfaitair (mijlpalen en deliverables). Voor een BTW-plichtige EU-klant pas je de BTW-verlegging toe (BTW verschuldigd door de afnemer). Sinds 1 januari 2026 moet de B2B-factuur elektronisch via Peppol verlopen.
Samengevat
- BTW-tarief: 21 % op alle IT-prestaties (development, IT-advies, onderhoud) — geen verlaagd tarief in de IT.
- Twee facturatiemodellen: regie (dagen × dagtarief + getekende timesheet) of forfait (voorschot + mijlpalen + saldo).
- BTW-plichtige EU-klanten: verlegging, factuur zonder BTW, vermelding « BTW verschuldigd door de afnemer — Art. 21 par. 2 BTW-Wetboek », verplichte VIES-controle.
- Elektronische Peppol-factuur verplicht in B2B sinds 1 januari 2026 (identificatie 0208 + KBO-nummer).
- B2B-betalingstermijn: standaard 30 dagen (maximaal 60), forfaitaire vergoeding van 40 EUR bij laattijdige betaling.
Inleiding
Ben je freelance developer in Belgie en zoek je een factuursjabloon dat bij je activiteit past? Of je nu in regie bij een klant werkt, projecten forfaitair oplevert of een buitenlandse klant factureert, je factuur moet conform zijn aan het Belgische BTW-Wetboek en tegelijk de realiteit van je IT-prestaties weerspiegelen.
De Belgische IT-sector telt duizenden freelancers, en facturatie is vaak een bron van onnodige stress. Tussen het verschil regie/forfaitair, de BTW-verlegging voor Europese klanten en het beheer van doorgefactureerde softwarelicenties kun je al snel verdwalen.
Deze gids biedt je een volledig factuursjabloon voor freelance developers, met twee concrete voorbeelden (forfaitair project en regie-opdracht), de valkuilen om te vermijden en de BTW-regels specifiek voor de IT-sector in Belgie.
Download dit sjabloon als gratis PDF : Download de PDF
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Verplichte vermeldingen: kort overzicht
Een factuur van een Belgische freelance developer bevat 12 verplichte vermeldingen (KB nr. 1, art. 5 van het BTW-Wetboek): jouw gegevens en BTW-nummer, die van de klant, de uitreikingsdatum, een doorlopend nummer, de technische omschrijving van de prestaties, de maatstaf van heffing, het BTW-tarief (21 % in de IT) en het totale verschuldigde bedrag.
Elke factuur die in Belgie wordt uitgereikt, bevat 12 verplichte vermeldingen. Vind de volledige lijst in onze gids over verplichte vermeldingen. De essentiële punten voor een freelance developer:
- BTW-nummer in Belgisch formaat (BE0XXX.XXX.XXX)
- Technische omschrijving van de prestaties die voldoende duidelijk is (niet gewoon "development")
- Facturatie-eenheid: uren, dagen of forfait
- BTW-tarief: 21 % voor IT-diensten
- Doorlopend factuurnummer
- Vervaldatum van de betaling
Als je onder de BTW-vrijstellingsregeling valt (omzet < 25.000 EUR), onthoud dan dat de drempel in de IT snel bereikt is: een enkel project van enkele weken kan je al doen overschrijden.
Elektronische Peppol-factuur: verplicht in B2B sinds 2026
Sinds 1 januari 2026 moet elke factuur tussen Belgische BTW-plichtige ondernemingen (B2B) in een gestructureerd elektronisch formaat worden uitgereikt via het Peppol-netwerk (wet van 6 februari 2024, artikel 53 par. 2bis van het BTW-Wetboek). Een PDF per e-mail volstaat niet langer. Als developer factureer je bijna altijd aan vennootschappen: deze verplichting geldt dus rechtstreeks voor jou.
Concreet:
- Je Belgische Peppol-identificatie is van het type 0208 + je KBO-nummer.
- Het gratis publieke kanaal Hermes sloot op 16 december 2025: je hebt voortaan een Peppol-toegangspunt nodig (zoals Sayli).
- Er loopt een administratieve tolerantie tot eind maart 2026 voor ondernemingen die zich in orde stellen.
- Goed om te weten: de kosten van facturatiesoftware zijn aftrekbaar aan 120 % tot eind 2028.
Voor klanten gevestigd buiten Belgie (EU-verlegging) geldt de Belgische Peppol-verplichting niet: je verstuurt je factuur op de gebruikelijke manier.
Bijzonderheden van de facturatie als developer
Een freelance developer factureert volgens twee modellen: regie (gepresteerde dagen of uren × dagtarief, met getekende timesheet) en forfait (vast bedrag per mijlpaal of bij oplevering). Daarbij komen de technische vermeldingen, de BTW-verlegging voor BTW-plichtige EU-klanten en de doorfacturatie van licenties en cloudhosting.
Forfaitair project vs regie
Als freelance developer in Belgie factureer je doorgaans volgens twee modellen:
Regie (time & materials)
- Maandelijkse facturatie op basis van het aantal gepresteerde dagen/uren
- Je vermeldt de periode, het aantal eenheden en het eenheidstarief
- Een door de klant getekende timesheet vergezelt vaak de factuur
- Gemiddeld dagtarief in Belgie: 450 - 750 EUR exclusief BTW (afhankelijk van het profiel)
Forfait (fixed price)
- Facturatie per mijlpaal (milestone) of bij oplevering
- Je vermeldt de beschrijving van het deliverable en het overeengekomen bedrag
- Vaak opgesplitst in voorschot (30-50 %), mijlpa(a)l(en) en eindsaldo
- Ideaal voor projecten met een duidelijk afgebakende scope
| Type developer | Gemiddeld dagtarief regie | Typisch forfaitair project |
|---|---|---|
| Full-stack junior | 350 - 500 EUR | 3.000 - 8.000 EUR |
| Full-stack senior | 500 - 750 EUR | 8.000 - 25.000 EUR |
| DevOps / Cloud | 550 - 800 EUR | 5.000 - 20.000 EUR |
| Mobile (iOS/Android) | 500 - 700 EUR | 10.000 - 40.000 EUR |
| Data / AI | 600 - 900 EUR | 10.000 - 50.000 EUR |
Technische vermeldingen op de factuur
In tegenstelling tot een "klassieke" consultant moet een developer vaak op zijn factuur specificeren:
- De gebruikte technologieen (nuttig voor traceerbaarheid en kwaliteitscontrole)
- De werkomgeving: on-site, remote, hybride
- De deliverables: broncode, technische documentatie, deployment
- Doorgefactureerde licenties of tools: cloudhosting, SaaS-licenties
BTW-verlegging voor EU-klanten
Veel Belgische freelance developers werken voor klanten in andere EU-landen (Nederland, Frankrijk, Duitsland...). In dat geval moet je het mechanisme van BTW-verlegging toepassen:
- Je factureert zonder BTW (exclusief BTW)
- Je voegt de vermelding toe: "Verlegging van heffing -- BTW verschuldigd door de afnemer -- Artikel 21 par. 2 van het BTW-Wetboek"
- Je controleert het BTW-nummer van de klant op de VIES-website
- Je vermeldt de prestatie in je BTW-aangifte (vakken 44 en 88) en in de intracommunautaire opgave
Doorfacturatie van licenties en hosting
Als je hostingkosten (AWS, Azure, DigitalOcean) of softwarelicenties voorschiet voor je klant, zijn deze doorgefactureerde kosten in principe onderworpen aan de Belgische BTW van 21 %. Je vermeldt ze als afzonderlijke regels op je factuur. Nuance: in bepaalde gevallen kan een doorberekening kwalificeren als een "doorlopende post" (art. 28, 5° van het BTW-Wetboek) die buiten de maatstaf van heffing valt. Overleg met je boekhouder of de voorwaarden hiervoor in je situatie zijn vervuld.
[CTA] Maak je developerfacturen in een paar klikken met Sayli. Regie of forfait, BTW-verlegging EU, doorfacturatie licenties: alles automatisch. Probeer gratis ->
Voorbeeld 1: Regiefactuur -- maandelijkse opdracht
Dit is een regiefactuur: gepresteerde periode, aantal dagen, dagtarief, doorgefactureerde licenties en hosting, daarna 21 % BTW. De getekende timesheet zit als bijlage bij de factuur als bewijs van de gepresteerde dagen.
===================================================================
FACTUUR
===================================================================
UITREIKER FACTUUR NR.: 2026-003
Thomas Verhoeven Datum: 31/01/2026
Dev Solutions BV Vervaldatum: 02/03/2026
Meridiaan straat 22
1210 Sint-Joost-ten-Node
BTW: BE0712.345.678
KBO: 0712.345.678
IBAN: BE71 0015 8923 4567
KLANT
DataFlow NV
Koning Albert II-laan 30
1000 Brussel
BTW: BE0345.678.901
Ref. klant: MS-2026-DEV-014
Periode: 01/01/2026 - 31/01/2026
Bestelbon: PO-4521
-------------------------------------------------------------------
Omschrijving Aantal Eenheidsprijs Totaal excl.
-------------------------------------------------------------------
Back-end development 18 d 620,00 EUR 11.160,00 EUR
(Node.js/TypeScript) --
Migratie legacy API naar
microservices, Kubernetes-
omgeving
GitHub Team-licentie 1 x 42,00 EUR 42,00 EUR
(doorfacturatie januari)
AWS staging hosting 1 x 85,00 EUR 85,00 EUR
(doorfacturatie januari)
-------------------------------------------------------------------
Subtotaal excl. BTW: 11.287,00 EUR
BTW 21 %: 2.370,27 EUR
---------------------------------
TOTAAL INCL. BTW: 13.657,27 EUR
-------------------------------------------------------------------
Getekende timesheet bijgevoegd in bijlage (ref. TS-2026-01-TV)
Betalingsvoorwaarden: 30 dagen factuurdatum
Bij laattijdige betaling: handelsrente (NBB-tarief + 8 procentpunten,
circa 10,5 % in 2026) + forfaitaire vergoeding van 40 EUR
(wet van 2 augustus 2002)
Gestructureerde mededeling: +++026/0030/01456+++
Voorbeeld 2: Forfaitaire factuur -- opgeleverd project met EU BTW-verlegging
Dit is een forfaitaire factuur met EU BTW-verlegging: vast bedrag voor het opgeleverde project, aftrek van het reeds ontvangen voorschot, 0 % BTW en de verplichte vermelding « BTW verschuldigd door de afnemer — Art. 21 par. 2 BTW-Wetboek ».
===================================================================
FACTUUR
===================================================================
UITREIKER FACTUUR NR.: 2026-004
Thomas Verhoeven Datum: 15/02/2026
Dev Solutions BV Vervaldatum: 17/03/2026
Meridiaan straat 22
1210 Sint-Joost-ten-Node
BTW: BE0712.345.678
KBO: 0712.345.678
IBAN: BE71 0015 8923 4567
KLANT
TechStartup BV
Keizersgracht 120
1015 AA Amsterdam, Nederland
BTW: NL123456789B01
Ref. project: APP-2025-MOBILE
Bestelbon: PO-NL-892
-------------------------------------------------------------------
Omschrijving Totaal excl.
-------------------------------------------------------------------
Ontwikkeling mobiele applicatie 8.500,00 EUR
React Native (iOS + Android) -- Oplevering
fase 2: betaalmodule + push-notificaties
Deliverables: broncode, API-documentatie,
deployment App Store & Play Store
Ontvangen voorschot 15/12/2025 -3.000,00 EUR
(factuur nr. 2025-041)
-------------------------------------------------------------------
Subtotaal excl. BTW: 5.500,00 EUR
BTW: 0,00 EUR
---------------------------------
TOTAAL INCL. BTW: 5.500,00 EUR
-------------------------------------------------------------------
Verlegging van heffing -- BTW verschuldigd door de afnemer
Artikel 21 par. 2 van het Belgische BTW-Wetboek
Artikel 196 van Richtlijn 2006/112/EG
Betalingsvoorwaarden: 30 dagen factuurdatum
Gestructureerde mededeling: +++026/0040/00892+++
[CTA] Geen sjablonen meer nodig: Sayli genereert automatisch conforme IT-facturen met PEPPOL-verzending en automatische BTW-verlegging. Start nu ->
Veelgemaakte fouten door freelance developers
De duurste fouten bij developers: regie en forfait verwarren op de factuur, de BTW-verlegging vergeten voor een EU-klant, het BTW-nummer niet controleren op VIES, licenties zonder BTW doorfactureren, de timesheet vergeten bij regie en de vrijstellingsdrempel (25.000 EUR) overschrijden zonder het te beseffen.
1. Forfait en regie verwarren op de factuur
Als je regiefactuur het aantal dagen/uren en het eenheidstarief niet vermeldt, kan ze als onvolledig worden beschouwd bij een controle. Zelfs bij forfait moet je de deliverables detailleren.
2. BTW-verlegging vergeten voor een EU-klant
21 % BTW factureren aan een BTW-plichtige Nederlandse of Franse klant is een veelgemaakte fout bij developers die net beginnen. Je klant zal een terugbetaling moeten aanvragen bij de Belgische FOD Financien -- wat voor commerciele spanningen zorgt.
3. Het BTW-nummer niet controleren op VIES
Voordat je met BTW-verlegging factureert, controleer je altijd het BTW-nummer van je klant op de VIES-website. Als het nummer ongeldig is, moet je met Belgische BTW aan 21 % factureren. Meer weten in onze gids intracommunautaire BTW.
4. Licenties doorfactureren zonder BTW
Cloudkosten (AWS, Azure) en SaaS-licenties (GitHub, Figma) die je doorfactureert aan je klant zijn onderworpen aan BTW aan 21 %. Presenteer ze niet als een "terugbetaling" zonder BTW.
5. Geen timesheet bijvoegen bij regie
Bij regie is de door de klant getekende timesheet je bewijs dat de dagen effectief gepresteerd werden. Zonder die timesheet heb je bij een geschil geen bewijskrachtig document. Voeg hem systematisch als bijlage bij je factuur.
6. De drempel voor BTW-vrijstelling overschrijden zonder het te beseffen
Als je begint met BTW-vrijstelling, kan een enkel project van 4 weken aan 550 EUR/dag je al over de 25.000 EUR brengen. Houd je omzet nauwlettend in de gaten en stap over naar het normale regime zodra nodig.
Hoe Sayli de facturatie voor developers vereenvoudigt
Als developer schrijf je liever code dan dat je papierwerk doet. Sayli is hiervoor ontworpen:
- Regie, forfait en voorschotten, onbeperkt aantal documenten: kies je facturatiemodus, vul je dagen of milestones in en koppel je voorschot- en saldofacturen met enkele klikken. Offertes, facturen en creditnota's zijn onbeperkt vanaf Starter -- enkel documenten die via Peppol verlopen tellen mee in het maandquotum.
- Terugkerende facturen: een maandelijks gefactureerde regieopdracht wordt automatisch opnieuw aangemaakt, telkens met de juiste periode.
- Automatische BTW-verlegging: voer het BTW-nummer van je klant in, Sayli detecteert het land, controleert het en past automatisch het juiste regime toe (BTW 21 % of verlegging).
- AI-controle voordat je verstuurt: Sayli leest elke factuur na en signaleert een ontbrekende verleggingsvermelding of BTW-nummer voordat ze vertrekt -- zo vermijd je de meest voorkomende fouten van hierboven.
- AI-scan van aankopen: fotografeer je leveranciersfacturen (AWS/Azure-hosting, GitHub/Figma-licenties) en Sayli haalt de bedragen er automatisch uit -- handig om ze door te factureren en je cloudkosten op te volgen. Inbegrepen en onbeperkt vanaf Starter.
- Native Peppol-verzending inbegrepen: conform de Peppol 2026-verplichting voor je Belgische klanten.
- Boekhoudkundige export: CODA/SODA-export, banksynchronisatie en een inbegrepen AI-boekhoudassistent vanaf Starter, klaar voor je boekhouder.
Maak je eerste developerfactuur in 2 minuten met Sayli -- 14 dagen gratis proberen zonder kaart, daarna vanaf 6,90 EUR excl. BTW/maand.
FAQ: Factuur freelance developer in Belgie
Welk BTW-tarief geldt voor een freelance developer?
IT-prestaties (development, IT-advies, onderhoud) zijn onderworpen aan het standaardtarief van 21 % in Belgie. Er is geen verlaagd tarief voor de IT-sector.
Moet ik mijn facturen via Peppol versturen in 2026?
Ja, zodra je Belgische professionele klanten factureert. Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur via Peppol verplicht tussen Belgische BTW-plichtige ondernemingen (wet van 6 februari 2024). Je hebt een Peppol-toegangspunt nodig: het gratis kanaal Hermes sloot op 16 december 2025. Er geldt een tolerantie tot eind maart 2026. Voor buitenlandse klanten met BTW-verlegging geldt de Belgische verplichting niet. Zie onze Peppol 2026-gids.
Hoe factureer ik een klant in Nederland of Frankrijk?
Als je klant een BTW-plichtige is in een ander EU-land, factureer je zonder BTW door de BTW-verlegging toe te passen. Je vermeldt "BTW verschuldigd door de afnemer -- Art. 21 par. 2 BTW-Wetboek" en controleert zijn BTW-nummer op VIES. Je vermeldt de prestatie in vakken 44 en 88 van je BTW-aangifte.
Moet ik de technologieen op mijn factuur vermelden?
Dit is geen wettelijke verplichting, maar het wordt sterk aanbevolen. Het vermelden van de technologieen (React, Node.js, Python...) en de deliverables (broncode, API, documentatie) geeft duidelijkheid aan je factuur en voorkomt betwistingen.
Hoe beheer ik de facturatie van softwarelicenties?
Licenties en SaaS-abonnementen die je voorschiet voor je klant moeten met BTW aan 21 % worden doorgefactureerd op een afzonderlijke regel van je factuur. Bewaar de bewijsstukken (facturen van leveranciers) voor je eigen boekhouding.
Wat is het verschil tussen een BV en een eenmanszaak voor de facturatie?
De rechtsvorm (BV of eenmanszaak) heeft geen invloed op de inhoud van de factuur. De verplichte vermeldingen zijn dezelfde. Het verschil zit op fiscaal vlak (vennootschapsbelasting vs personenbelasting) en op het vlak van het ondernemingsnummer (KBO). Bij een BV is het de vennootschap die de factuur uitreikt; als eenmanszaak ben jij het rechtstreeks.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Facturen en boekhoudkundige documenten moeten 10 jaar bewaard worden in Belgie. Met de Peppol-verplichting worden elektronische facturen automatisch bewaard. Raadpleeg onze gids over het bewaren van facturen.
Kan ik een facturatieprogramma gebruiken in plaats van Excel?
Absoluut, en het wordt zelfs aanbevolen. Software zoals Sayli garandeert de conformiteit van de verplichte vermeldingen, de doorlopende nummering en de Peppol-verzending. Excel beheert geen van deze aspecten automatisch en verhoogt het risico op fouten.
Wat als mijn klant weigert te betalen?
In Belgie voorziet de wet van 2 augustus 2002 in vertragingsrente en een forfaitaire vergoeding van minimum 40 EUR. Raadpleeg onze gids over betalingstermijnen voor de volledige procedure, van de minnelijke herinnering tot de ingebrekestelling.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Maak je factuur in 2 minuten
Sayli genereert automatisch facturen conform de Belgische wetgeving 2026. Geen Word-sjablonen meer nodig.