Factuur Sjabloon Consultant: Gratis Template Belgie
Factuursjabloon voor consultants in Belgie. Gratis template met voorbeelden: facturatie per dag/uur, reiskosten, voorschotten. Conform 2026.
Factuur Sjabloon Consultant in Belgie: Gratis Template (2026)
Inleiding
Ben je zelfstandig consultant in Belgie -- management, strategie, HR, financieel advies -- en zoek je een factuursjabloon dat bij je activiteit past? In tegenstelling tot een freelance developer die technische deliverables oplevert, factureert een consultant doorgaans op basis van een dagtarief (TJM) of uurtarief, met een nauwkeurige missieomschrijving en doorbelaste reiskosten. Je factuur moet niet alleen voldoen aan de verplichte vermeldingen van het Belgische BTW-Wetboek, maar ook de bijzonderheden van je adviesopdrachten weerspiegelen.
Consulting is een van de sectoren met de meeste zelfstandigen in Belgie. Toch gebruiken veel consultants generieke sjablonen die niet tegemoetkomen aan hun specifieke noden. Het gevolg: onduidelijke facturen die betalingen vertragen, vergeten doorbelaste kosten en onnodige discussies met klanten.
In deze gids vind je een volledig factuursjabloon voor consultants dat conform is aan de Belgische wetgeving 2026, met concrete voorbeelden van facturatie per dag en met doorbelaste kosten. Je ontdekt ook de veelgemaakte fouten en hoe je ze vermijdt.
Download dit sjabloon als gratis PDF : Download de PDF
Verplichte vermeldingen: kort overzicht
Elke factuur die in Belgie wordt uitgereikt, moet 12 verplichte vermeldingen bevatten volgens het BTW-Wetboek. Voor de volledige lijst kun je ons gids over verplichte vermeldingen raadplegen. Hier zijn de belangrijkste voor een consultant:
- Datum van uitreiking en uniek volgnummer
- Volledige identiteit van de uitreiker: naam, adres, BTW-nummer (BE0XXX.XXX.XXX), KBO-nummer
- Volledige identiteit van de klant: naam, adres, BTW-nummer (indien BTW-plichtig)
- Gedetailleerde omschrijving van de prestaties (niet gewoon "consulting")
- Hoeveelheid en eenheidsprijs exclusief BTW
- BTW-tarief toegepast (21 % voor consultingprestaties)
- Totaalbedrag exclusief BTW, BTW en inclusief BTW
- Vervaldatum van de betaling
- Bankgegevens (IBAN)
Als je onder de BTW-vrijstellingsregeling valt (jaaromzet lager dan 25.000 EUR), factureer je geen BTW maar moet je vermelden: "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet van toepassing."
Bijzonderheden van de facturatie als consultant
Facturatie per dag of per uur
De meeste consultants in Belgie factureren ofwel een dagtarief (TJM), ofwel een uurtarief. De gemiddelde tarieven varieren per sector:
| Specialisatie | Gemiddeld dagtarief | Gemiddeld uurtarief |
|---|---|---|
| Management consultant | 750 - 1.200 EUR | 95 - 150 EUR |
| IT/digitaal consultant | 550 - 900 EUR | 70 - 115 EUR |
| HR-consultant | 500 - 800 EUR | 65 - 100 EUR |
| Financieel consultant | 700 - 1.100 EUR | 90 - 140 EUR |
Op je factuur moet je duidelijk vermelden:
- Het aantal dagen of uren gepresteerd
- Het eenheidstarief exclusief BTW
- De betrokken periode (bv.: "Prestaties van 01/01/2026 tot 31/01/2026")
Reiskosten en doorbelaste kosten
Als consultant factureer je vaak kosten door aan je klant. De Belgische regel is duidelijk: doorbelaste kosten maken deel uit van de maatstaf van heffing en zijn dus onderworpen aan BTW tegen hetzelfde tarief als de hoofdprestatie (21 %).
De meest voorkomende kosten:
- Verplaatsingen: kilometervergoeding (0,4326 EUR/km in T1 2026 volgens het federaal barema (trimestrieel systeem), of 0,4449 EUR/km (jaarsysteem)) of werkelijke kosten (trein, parking)
- Verblijf: hotel voor opdrachten buiten je gebruikelijke werkgebied
- Maaltijden: representatiekosten (let op: BTW op restaurantkosten is niet 100 % aftrekbaar voor jou)
Meer weten over het beheer van kosten? Raadpleeg onze gids werkelijke kosten vs forfaitaire kosten.
Beheer van voorschotten
Voor lange opdrachten is het gebruikelijk om een voorschot te vragen. In Belgie maakt een voorschot de BTW opeisbaar op het moment van ontvangst. Dit betekent:
- Je reikt een voorschotfactuur uit met BTW op het moment van de aanvraag
- Je geeft deze BTW aan in de periode waarin het voorschot is ontvangen
- Op het einde van de opdracht reik je de saldofactuur uit, verminderd met het reeds gefactureerde voorschot
BTW tegen 21 %: het standaardtarief
Consultingprestaties zijn altijd onderworpen aan het tarief van 21 % in Belgie. Er bestaat geen verlaagd tarief voor intellectuele diensten. Als je klant gevestigd is in een ander EU-land (en BTW-plichtig is), pas je de BTW-verlegging toe en factureer je exclusief BTW.
[CTA] Maak je consultantfacturen in een paar klikken met Sayli. Dag- of uurtarief, reiskosten, voorschotten: alles automatisch berekend. Probeer gratis ->
Voorbeeld van een consultantfactuur: opdracht van 12 dagen
Hier is een realistisch voorbeeld van een consultantfactuur voor een managementadviesopdracht:
===================================================================
FACTUUR
===================================================================
UITREIKER FACTUUR NR.: 2026-008
Sophie Claessens Datum: 31/01/2026
Consulting & Strategy BV Vervaldatum: 02/03/2026
Tervurenlaan 84
1040 Etterbeek
BTW: BE0765.432.109
KBO: 0765.432.109
IBAN: BE68 5390 0754 7034
KLANT
Brouwerij Lefort NV
Handelsstraat 15
4000 Luik
BTW: BE0456.789.012
Ref. klant: PO-2026-041
Periode: 06/01/2026 - 31/01/2026
-------------------------------------------------------------------
Omschrijving Aantal Eenheidsprijs Totaal excl.
-------------------------------------------------------------------
Strategisch advies 12 d 850,00 EUR 10.200,00 EUR
commercieel -- Marktanalyse,
actieplan, begeleiding
directie
Reiskosten 8 x 35,00 EUR 280,00 EUR
Luik retour (160 km x 0,4449
EUR/km, afgerond)
Parkeerkosten 8 x 8,50 EUR 68,00 EUR
-------------------------------------------------------------------
Subtotaal excl. BTW: 10.548,00 EUR
BTW 21 %: 2.215,08 EUR
---------------------------------
TOTAAL INCL. BTW: 12.763,08 EUR
-------------------------------------------------------------------
Betalingsvoorwaarden: 30 dagen einde maand
Bij laattijdige betaling: handelsrente aan het NBB-tarief + 8
procentpunten (circa 10,5 % in 2026) + forfaitaire vergoeding
van 40 EUR (wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding
van de betalingsachterstand)
Gestructureerde mededeling: +++026/0080/00041+++
Toelichting bij de belangrijkste elementen
- Nauwkeurige omschrijving: "Strategisch commercieel advies" volstaat niet; voeg het detail van de deliverables toe
- Afzonderlijke kosten: elke kostenpost wordt gedetailleerd met de berekening
- Klantreferentie: het bestelbonnummer (PO) vergemakkelijkt de verwerking bij de klant
- Gestructureerde mededeling: onmisbaar voor de opvolging van betalingen in Belgie
- Vertragingsclausule: conform de Belgische wet van 2 augustus 2002
[CTA] Geen sjablonen meer nodig: Sayli genereert automatisch conforme consultantfacturen met doorbelaste kosten en PEPPOL-verzending. Start nu ->
Veelgemaakte fouten door Belgische consultants
1. Te vage omschrijving
Gewoon "Consulting januari 2026" op je factuur schrijven is onvoldoende. De FOD Financien eist een omschrijving die de exacte aard van de prestatie identificeert. Vermeld het type advies, de periode en de deliverables.
2. BTW vergeten op doorbelaste kosten
Veel consultants factureren reiskosten door zonder BTW, in de veronderstelling dat het om een eenvoudige terugbetaling gaat. Dit klopt niet: doorbelaste kosten maken deel uit van de maatstaf van heffing en moeten BTW aan 21 % bevatten.
3. Geen voorschotfactuur uitreiken
Als je een voorschot ontvangt, moet je een voorschotfactuur uitreiken uiterlijk de 15e van de maand volgend op de ontvangst van het voorschot (KB nr. 1, art. 4). Dit niet doen is een inbreuk op het BTW-Wetboek.
4. Foutieve doorlopende nummering
Het factuurnummer moet een doorlopende en chronologische reeks volgen. Een sprong in de nummering (bv. van 2026-008 naar 2026-012) trekt de aandacht bij een BTW-controle.
5. Wettelijke betalingstermijnen vergeten
Sinds de wet van 2 augustus 2002 (gewijzigd) is de maximale betalingstermijn tussen ondernemingen 60 dagen in Belgie. Voor KMO's wordt 30 dagen aanbevolen. Raadpleeg onze gids over betalingstermijnen voor alle details.
6. Verlegging niet vermelden voor EU-klanten
Als je presteert voor een BTW-plichtige klant in een ander EU-land, moet je zonder BTW factureren en de verleggingsvermelding toevoegen. Veel consultants vergeten dit en factureren ten onrechte 21 %.
Hoe Sayli de facturatie voor consultants vereenvoudigt
Je besteedt al genoeg tijd aan je opdrachten -- je zou geen tijd moeten verliezen met administratie. Met Sayli wordt het factureren van je consultingprestaties eenvoudig:
- Gepersonaliseerde sjablonen: maak je consultanttemplate met je terugkerende posten (dagen, km-vergoeding, parking) en hergebruik het met een klik
- Automatische berekening: voer het aantal dagen en je dagtarief in, Sayli berekent de BTW, de totalen en genereert de conforme factuur
- Beheer van voorschotten: voorschot- en saldofacturen automatisch gekoppeld
- Peppol-verzending: verstuur je facturen in Peppol-formaat met een klik, verplicht sinds 2026 voor B2B-transacties met Belgische bedrijven
- Betalingsopvolging: volg in realtime welke facturen betaald zijn en stuur automatisch herinneringen naar wanbetalers
Probeer Sayli gratis en maak je eerste consultantfactuur in minder dan 2 minuten.
FAQ: Factuur consultant in Belgie
Moet een consultant altijd met BTW aan 21 % factureren?
Ja, consultingprestaties zijn onderworpen aan het standaardtarief van 21 % in Belgie. De enige uitzonderingen: als je onder de BTW-vrijstellingsregeling valt (omzet < 25.000 EUR) of als je klant een BTW-plichtige is gevestigd in een ander EU-land (verlegging).
Hoe factureer ik reiskosten?
Doorbelaste reiskosten aan de klant zijn onderworpen aan BTW tegen hetzelfde tarief als de prestatie (21 %). Je kunt het federale kilometerbarema gebruiken (0,4326 EUR/km in T1 2026 volgens het trimestrieel barema, of 0,4449 EUR/km volgens het jaarbarema) of de werkelijke kosten op basis van bewijsstukken. Beide benaderingen worden aanvaard door de FOD Financien.
Moet ik een factuur uitreiken voor elk ontvangen voorschot?
Ja. Elk voorschot maakt de BTW opeisbaar en moet het voorwerp uitmaken van een factuur die uiterlijk de 15e van de maand volgend op de ontvangst wordt uitgereikt (KB nr. 1, art. 4). Je vermeldt het bedrag van het voorschot, de overeenkomstige BTW en de verwijzing naar de opdracht.
Wat is het verschil tussen factureren per dag en per uur?
Er is geen wettelijk verschil. De keuze hangt af van je sector en je contract. Een managementconsultant factureert doorgaans een dagtarief (TJM), terwijl een IT-consultant in regie vaak per uur factureert. Het belangrijkste is dat je de eenheid en het aantal duidelijk op je factuur vermeldt.
Kan ik een buitenlandse klant zonder BTW factureren?
Als je klant een BTW-plichtige is in een ander EU-land, factureer je zonder BTW door het mechanisme van BTW-verlegging toe te passen. Je moet de vermelding "Verlegging van heffing -- Artikel 21 par. 2 van het BTW-Wetboek" toevoegen en het BTW-nummer van de klant controleren op de VIES-website.
Hoe nummer ik mijn consultantfacturen?
Het Belgische BTW-Wetboek vereist een doorlopende en ononderbroken nummering. Het formaat is vrij: 2026-001, FC2026/001, enz. Het belangrijkste is dat er geen gaten in de reeks zijn. Je kunt een unieke reeks gebruiken of afzonderlijke reeksen (een per klant, bijvoorbeeld), op voorwaarde dat elke reeks doorlopend is.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
In Belgie moeten facturen 10 jaar bewaard worden vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun uitreiking (artikel 60 van het BTW-Wetboek, gewijzigd door de wet van 20 november 2022). Sinds de Peppol-verplichting wordt digitale bewaring aanbevolen. Raadpleeg onze gids over het bewaren van facturen voor meer details.
Maakt Sayli het mogelijk om conforme consultantfacturen te maken?
Ja. Sayli biedt factuursjablonen aangepast aan consultants met beheer van eenheden (dagen/uren), doorbelaste kosten, voorschotten en automatische Peppol-verzending. Je maakt je factuur in enkele klikken en ze is conform aan de Belgische wetgeving 2026.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Maak je factuur in 2 minuten
Sayli genereert automatisch facturen conform de Belgische wetgeving 2026. Geen Word-sjablonen meer nodig.