Model ingebrekestelling onbetaalde factuur (2026)
Model ingebrekestelling voor een onbetaalde factuur in België: brief om te kopiëren, verplichte vermeldingen, interesten, 40 € en aangetekend versturen.
In het kort: een ingebrekestelling is je laatste brief voor je een onbetaalde factuur gerechtelijk laat invorderen. Ze identificeert beide partijen, verwijst naar de factuur (nummer, datum, bedrag), legt een dwingende termijn van 8 tot 15 dagen op en vordert de nalatigheidsinteresten plus de forfaitaire vergoeding van 40 € (B2B). Verstuur ze aangetekend. Kopieer het model hieronder.
Samenvatting
- Wat is het : een formele juridische akte die het einde van de minnelijke fase markeert en de weg opent naar invordering. Niet te verwarren met een gewone herinnering.
- Wanneer : na één of twee herinneringen zonder reactie, doorgaans 30 tot 45 dagen na de vervaldag.
- Wat ze moet bevatten : jouw gegevens + KBO-nummer, die van de schuldenaar, de exacte factuurreferentie, een dwingende termijn (8 tot 15 dagen), de nalatigheidsinteresten, de vergoeding van 40 € en de uitdrukkelijke vermelding « ingebrekestelling ».
- Hoe versturen : per aangetekende brief (bewijs). Een gewone e-mail is zwak voor de rechter.
- B2B vs B2C : in B2B zijn interesten + 40 € van rechtswege verschuldigd. In B2C moet je eerst een gratis eerste herinnering sturen en 14 dagen wachten (wet van 4 mei 2023).
- De reflex die dit voorkomt : factureren via Peppol en je herinneringen automatiseren met Sayli, zodat je betaald wordt voor het zover komt.
Wat is een ingebrekestelling voor een onbetaalde factuur?
Een ingebrekestelling is een formele brief waarmee je je klant sommeert een vervallen factuur te betalen binnen een precieze termijn, op straffe van vervolging. Anders dan een vriendelijke herinnering stelt ze de wanbetaling officieel vast, legt ze een dwingende termijn op en kondigt ze de gevolgen aan. Het is de laatste minnelijke stap voor gerechtelijke of buitengerechtelijke invordering.
Concreet zet ze een « je bent vergeten te betalen » om in « dit is mijn laatste aanbod voor het juridisch wordt ». Ze dient als bewijs: ze legt zwart op wit vast dat de schuldenaar op een zekere datum verwittigd is van het gevorderde bedrag en de gegeven termijn. Dat spoor is kostbaar als je nadien naar een gerechtsdeurwaarder, advocaat of de ondernemingsrechtbank moet. Ze sluit een reeks aanmaningen van onbetaalde facturen af: vriendelijke herinnering, stevige herinnering, dan de ingebrekestelling.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Wanneer stuur je een ingebrekestelling?
Stuur de ingebrekestelling na één of twee herinneringen zonder gevolg, dus ongeveer 30 tot 45 dagen na de vervaldag. Te vroeg jaag je een goede klant op stang die gewoon vergeten is. Te laat lijdt je cashflow en wordt de schuld moeilijker te recupereren. De regel: geleidelijk opschalen, maar zonder te treuzelen.
Hier is een typisch tijdschema voor een B2B-factuur in België, waar de wettelijke betalingstermijn standaard 30 dagen bedraagt (maximaal 60):
| Stap | Wanneer | Toon | Kanaal |
|---|---|---|---|
| Vriendelijke herinnering | D+7 tot D+14 | Beleefd, « wellicht vergeten » | |
| Stevige herinnering | D+21 tot D+30 | Feitelijk, vermeldt interesten + 40 € | |
| Ingebrekestelling | D+30 tot D+45 | Formeel, dwingende termijn | Aangetekend |
| Invordering | D+60 en later | Deurwaarder / incasso / rechtbank | Procedure |
Deze termijnen zijn indicatief: pas ze aan de klant en het bedrag aan. Voor een grote factuur of een klant die al bekendstaat om zijn vertraging mag je het schema strakker maken.
Wat moet een ingebrekestelling verplicht bevatten?
Een doeltreffende ingebrekestelling bevat zeven elementen: jouw volledige gegevens (met KBO-nummer), de identificatie van de schuldenaar, de exacte factuurreferentie (nummer, datum, bedrag, overschreden vervaldag), een dwingende betalingstermijn van 8 tot 15 dagen, de afrekening van de nalatigheidsinteresten, de forfaitaire vergoeding van 40 € en de uitdrukkelijke vermelding « ingebrekestelling », gevolgd door de aankondiging van vervolging.
Gebruik deze lijst als checklist voor je verstuurt:
- Afzender : naam of benaming, adres, ondernemingsnummer (KBO), contactgegevens.
- Bestemmeling : exacte naam van de schuldenaar (natuurlijke persoon of vennootschap) en adres van de zetel.
- Factuurreferentie : nummer, factuurdatum, bedrag incl. btw, overschreden vervaldag.
- Historiek : verwijzing naar eerdere herinneringen (met data) om je goede trouw te tonen.
- Dwingende termijn : 8 tot 15 dagen na ontvangst (formulering « bij gebrek aan betaling binnen X dagen… »).
- Gevorderde bedragen : nalatigheidsinteresten + forfaitaire vergoeding van 40 € (B2B) + eventuele invorderingskosten.
- Vermelding en gevolg : het woord « ingebrekestelling » en de duidelijke aankondiging van de gevolgen (invordering, deurwaarder, rechtbank).
Deze vermeldingen improviseer je niet: ze sluiten aan bij de verplichte vermeldingen op je factuur en je algemene verkoopvoorwaarden.
Model ingebrekestelling om te kopiëren (onbetaalde factuur B2B)
Hier is een kant-en-klaar model ingebrekestelling voor een onbetaalde factuur tussen professionals. Vervang de velden tussen haakjes door je echte gegevens, pas de termijn (8 of 15 dagen) en de toon aan, print daarna en verstuur aangetekend. De brief staat in de « u »-vorm, zoals gebruikelijk in een formeel schrijven aan een schuldenaar.
[Jouw benaming / naam] [Straat en nummer] [Postcode, gemeente] Ondernemingsnummer (KBO): [0XXX.XXX.XXX] [E-mail] — [Telefoon]
[Naam klant / schuldenaar] [Adres van de maatschappelijke zetel] [Postcode, gemeente]
[Plaats], [DD/MM/JJJJ] Aangetekende zending
Betreft: Ingebrekestelling — onbetaalde factuur nr. [XXXX]
Geachte heer, mevrouw,
Behoudens vergissing van onze kant blijft factuur nr. [XXXX] van [DD/MM/JJJJ], ten bedrage van [XXX,XX] € incl. btw, vervallen op [DD/MM/JJJJ], tot op heden onbetaald, ondanks onze herinnering van [DD/MM/JJJJ].
Bij deze stellen wij u in gebreke om dit bedrag te betalen binnen een termijn van [8 / 15] dagen na ontvangst van deze brief, via overschrijving op rekening BE[XX XXXX XXXX XXXX], met vermelding « [factuurnummer] ».
Bij gebrek aan betaling binnen deze termijn vorderen wij, overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002 betreffende de betalingsachterstand bij handelstransacties:
- de nalatigheidsinteresten tegen het geldende wettelijke tarief (10,50 % in het eerste semester 2026), berekend vanaf de vervaldag;
- de forfaitaire invorderingsvergoeding van 40 €;
- in voorkomend geval de bijkomende invorderingskosten (gerechtsdeurwaarder, advocaat) op basis van bewijsstukken.
Zonder reactie binnen de gestelde termijn geven wij het dossier uit handen voor invordering, zonder verdere verwittiging.
Wij blijven ter beschikking om een afbetalingsplan overeen te komen indien tijdelijke moeilijkheden dit verklaren.
Met de meeste hoogachting,
[Jouw naam, functie] [Handtekening]
Bewaar een kopie van de brief en het verzendbewijs van de aangetekende zending: dat zijn je stukken als het dossier naar invordering gaat.
[CTA] Sayli volgt je onbetaalde facturen op en stuurt automatisch herinneringen, nog voor het tot een ingebrekestelling komt. Sayli gratis testen →
Hoe bereken je de nalatigheidsinteresten en de vergoeding van 40 €?
In B2B kun je twee zaken van rechtswege vorderen: nalatigheidsinteresten tegen het wettelijke tarief voor handelstransacties (10,50 % in het eerste semester 2026, elk semester gepubliceerd door de FOD Financiën) en een forfaitaire vergoeding van 40 €. De interesten lopen vanaf de dag na de vervaldag, in B2B zelfs zonder voorafgaande ingebrekestelling.
De formule voor de interesten is eenvoudig:
Interesten = Verschuldigd bedrag × (tarief / 365) × aantal dagen vertraging
Voorbeeld : een factuur van 3.000 € met 40 dagen vertraging, tegen 10,50 %.
| Element | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Nalatigheidsinteresten | 3.000 × (0,105 / 365) × 40 | 34,52 € |
| Forfaitaire vergoeding | Wettelijk vast bedrag | 40,00 € |
| Totaal bijkomend | 74,52 € |
De vergoeding van 40 € is verschuldigd ongeacht het factuurbedrag, en zonder cumulatieplafond tussen facturen: elke laattijdige factuur genereert er een. Daarbovenop kun je een vergoeding voor je werkelijke invorderingskosten (erelonen) vorderen op basis van bewijsstukken. Dit kader volgt uit de wet van 2 augustus 2002, aangepast ter omzetting van de Europese richtlijn 2011/7/EU.
Moet je de ingebrekestelling aangetekend versturen?
Ja, verstuur ze aangetekend. Juridisch verplicht ben je er in B2B niet toe, maar de aangetekende zending geeft een zekere datum en een verzendbewijs die zwaar doorwegen als het geschil bij de ondernemingsrechtbank belandt. Een aangetekende brief kost ongeveer 7 tot 9 € via bpost: een verwaarloosbare verzekering tegenover het bedrag dat op het spel staat.
Een gewone e-mail volstaat voor een vriendelijke herinnering, maar voor een ingebrekestelling blijft hij zwak: je klant kan beweren hem nooit ontvangen te hebben, of hem in zijn spam gevonden te hebben. De aangetekende zending (papier of gekwalificeerd elektronisch) vergrendelt het bewijs. In B2C is de schriftelijke vorm nog belangrijker, want de wet omkadert de procedure strikt. Bewaar altijd het afgiftebewijs: dat maakt bewijs, niet de inhoud die je beweert verstuurd te hebben.
Ingebrekestelling aan een particulier (B2C): wat is anders?
Tegenover een consument kun je niet meteen op de interesten en de vergoeding afgaan. Sinds de wet van 4 mei 2023 moet je eerst een gratis eerste herinnering sturen en dan 14 kalenderdagen wachten voor je de minste kost aanrekent. De boetes zijn bovendien geplafonneerd: geen automatische 40 € zoals in B2B.
De belangrijkste regels voor een schuld tegenover een particulier:
- Verplichte gratis eerste herinnering : ze moet het openstaande saldo vermelden, het bedrag van de kosten die bij niet-betaling gelden, jouw naam en KBO-nummer, en de termijn.
- Wachttermijn van 14 dagen na verzending van de herinnering voor je interesten en vergoeding aanrekent.
- Interesten geplafonneerd op het wettelijke tarief voor handelstransacties.
- Forfaitaire vergoeding geplafonneerd per schijf (20 € tot 150 €, daarna hogere trappen), en dus geen vaste 40 €.
Je ingebrekestelling aan de consument mag dus het model hierboven overnemen, maar zonder de vermelding van de « 40 € » (te vervangen door de toepasselijke geplafonneerde vergoeding) en met de bevestiging dat de gratis herinnering en de termijn van 14 dagen wel degelijk gerespecteerd zijn. Twijfel je over de bedragen, steun dan op de volledige gids over aanmaningen.
Wat als de klant nog steeds niet betaalt?
Blijft de ingebrekestelling zonder gevolg, dan zijn er drie wegen: de schuld toevertrouwen aan een incassobureau, de procedure voor invordering van onbetwiste schuldvorderingen (IOS, via een deurwaarder) starten voor een onbetwiste B2B-schuld, of de schuldenaar dagvaarden voor de ondernemingsrechtbank. De aangetekend verstuurde ingebrekestelling is de sleutel die deze opties geloofwaardig maakt.
- Incassobureau : het maant in jouw plaats aan, tegen een commissie op de gerecupereerde sommen. Simpel, maar je marge gaat naar de commissie.
- Invordering onbetwiste schuldvorderingen (IOS) : voor een B2B-factuur die de klant niet betwist, betekent een deurwaarder een aanmaning; zonder betwisting binnen de maand krijg je een uitvoerbare titel zonder tussenkomst van een rechter. Snel (2 tot 3 maanden) en goedkoop.
- Ondernemingsrechtbank : de klassieke gerechtelijke weg, voor te behouden voor grote bedragen of betwiste schulden. Trager, met advocatenkosten.
In elk geval is je dossier waard wat je bewijzen waard zijn: factuur, algemene voorwaarden, herinneringen, aangetekende ingebrekestelling. Software die alles archiveert en elke verzending timestampt, doet je kostbare tijd winnen.
[CTA] Peppol-facturatie, betalingsopvolging en automatische herinneringen, vanaf 6,90 € excl. btw/maand, Peppol inbegrepen. Account aanmaken →
Hoe goede facturatiesoftware een ingebrekestelling voorkomt
De beste ingebrekestelling is die je nooit hoeft te schrijven. Factureren via Peppol, een duidelijke termijn tonen, online betaling aanbieden en je herinneringen automatiseren vermindert wanbetaling drastisch. Belgische facturatiesoftware toont je in één oogopslag welke facturen vervallen zijn en maant in jouw plaats aan, zonder dat je eraan denkt.
Een Peppol-factuur belandt rechtstreeks in de boekhoudsoftware van je klant: ze gaat niet verloren in de e-mails, de spam of op een bureau. Snellere verwerking, snellere betaling. Voeg daar automatische herinneringen aan toe (D+7, D+21, een seintje aan jou op D+30 om de aangetekende brief te starten) en je hoeft niet meer achter je klanten aan te lopen. Sayli doet dat allemaal vanaf 6,90 € excl. btw/maand, Peppol inbegrepen, met 14 dagen gratis zonder kaart — en de uitgave blijft aftrekbaar (verhoogde aftrek van 120 % tot eind 2028).
Veelgestelde vragen: ingebrekestelling en onbetaalde factuur
Is een ingebrekestelling verplicht in B2B?
Nee, niet om de interesten te laten lopen: in B2B zijn de nalatigheidsinteresten en de vergoeding van 40 € van rechtswege verschuldigd vanaf de dag na de vervaldag, zonder ingebrekestelling. Ze blijft echter sterk aanbevolen: ze formaliseert het geschil en vormt een bewijs voor elke invordering.
Heeft een ingebrekestelling per e-mail juridische waarde?
Een e-mail kan inhoudelijk als ingebrekestelling gelden, maar is zwak op het vlak van bewijs: de schuldenaar kan betwisten hem ontvangen te hebben. De aangetekende zending (papier of gekwalificeerd elektronisch) geeft een zekere datum en een afgiftebewijs. Voor een ingebrekestelling verkies je altijd aangetekend.
Welke termijn geef je in de ingebrekestelling?
In de praktijk 8 tot 15 dagen na ontvangst. Kort genoeg om de ernst te tonen, maar lang genoeg om de schuldenaar de tijd te geven te betalen. Voor een consument moet je de gratis eerste herinnering en de wachttermijn van 14 dagen gerespecteerd hebben voor je kosten aanrekent.
Kan ik interesten vorderen als ik ze niet op de factuur vermeld heb?
In B2B ja: de nalatigheidsinteresten en de vergoeding van 40 € volgen uit de wet, ook al staan ze niet op de factuur. Ze opnemen in je algemene voorwaarden en op de factuur versterkt je positie en informeert de klant duidelijk, wat betwistingen vermindert.
Hoeveel kost het versturen van een ingebrekestelling?
De grootste kost is de aangetekende zending: ongeveer 7 tot 9 € via bpost. De brief zelf schrijven kost niets met het model hierboven. Ga je later via een advocaat of deurwaarder, dan kunnen die kosten in B2B op basis van bewijsstukken op de schuldenaar verhaald worden.
Wat is de verjaringstermijn van een onbetaalde factuur in België?
In B2B bedraagt de verjaring in principe 10 jaar vanaf de vervaldag. In B2C is ze korter voor bepaalde schulden (vaak 1 jaar voor kleinhandel, tot 10 jaar voor andere). Wacht niet: hoe langer je talmt, hoe moeilijker de invordering en hoe groter het risico op verjaring.
Mag je aanmaningskosten aan de klant aanrekenen?
In B2B ja: de forfaitaire vergoeding van 40 € is wettelijk verschuldigd en mag op een debetnota staan. In B2C mag je enkel kosten aanrekenen als je de procedure gerespecteerd hebt (gratis herinnering + termijn van 14 dagen), en de bedragen zijn geplafonneerd door de wet van 4 mei 2023.
[CTA] Laat geen factuur meer uitmonden in een ingebrekestelling: automatiseer je herinneringen met Sayli. 14 dagen gratis proberen →
Verdiep je verder in onze juridische gids over aanmaningen van onbetaalde facturen, de regels rond de wettelijke betalingstermijn in België en onze vergelijking van de beste facturatiesoftware in België.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Waarom kiezen voor Sayli?
Ontdek waarom Belgische zelfstandigen Sayli kiezen: eenvoudig, conform, native PEPPOL, zonder verbintenis.