Aanmaningen Onbetaalde Facturen: Juridische Gids Belgie 2026
Hoe een onbetaalde factuur aanmanen in Belgie? Herinneringen, ingebrekestelling, nalatigheidsinteresten, incasso: de volledige juridische gids.
De aanmaning van een onbetaalde factuur in Belgie is een noodzakelijk proces voor elke ondernemer: een factuur die niet op tijd betaald wordt, is meer dan een ongemak, het is een risico voor je cashflow, je groei en soms zelfs het voortbestaan van je activiteit. In Belgie bedraagt de gemiddelde betalingstermijn voor B2B-facturen rond de 40 tot 55 dagen, terwijl de wettelijke maximumtermijn 60 dagen bedraagt (standaard 30 dagen).
Goed nieuws: de Belgische wet geeft je concrete middelen om je geld te recupereren. Slecht nieuws: de meeste zelfstandigen en KMO's durven ze niet te gebruiken, of weten niet hoe.
Deze gids behandelt het volledige proces: van de vriendelijke herinnering tot de ingebrekestelling, via de wettelijke nalatigheidsinteresten en de incasso. Met de toepasselijke Belgische wetteksten, modellen voor aanmaningen en praktische tips.
Het Belgische wettelijke kader voor betalingsachterstand
Wet van 2 augustus 2002 (B2B-transacties)
Dit is de referentietekst voor onbetaalde facturen tussen professionals in Belgie. Deze wet zet de Europese richtlijn 2011/7/EU over betalingsachterstand om.
De essentiele punten:
- Standaard betalingstermijn: 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur
- Maximale contractuele termijn: 60 dagen (behoudens sectorale uitzonderingen)
- Automatische nalatigheidsinteresten: zonder voorafgaande ingebrekestelling lopen de interesten vanaf de dag na de vervaldatum
- Forfaitaire schadevergoeding voor incasso: 40 EUR, automatisch verschuldigd bij vertraging (+ eventuele bijkomende invorderingskosten op basis van bewijsstukken)
Burgerlijk Wetboek (B2C-transacties)
Voor facturen aan particulieren (B2C) gelden andere, meer beschermende regels voor de consument:
- Verplichte ingebrekestelling voordat interesten of kosten gevorderd kunnen worden
- Respijttermijn van 14 dagen na de ingebrekestelling
- Geplafonneerde interesten aan de wettelijke interestvoet
- Geplafonneerde incassovergoeding volgens barema's
In de praktijk
Het onderscheid B2B vs B2C is fundamenteel. In B2B heb je veel meer automatische rechten (interesten zonder ingebrekestelling, forfaitaire vergoeding). In B2C moet je een formelere en tragere procedure volgen.
[CTA] Sayli stuurt automatisch betalingsherinneringen en berekent nalatigheidsinteresten voor je. Laat geen factuur meer verloren gaan. Probeer gratis ->
De 4 stappen van de aanmaning
Stap 1: De vriendelijke herinnering (D+7 tot D+14)
Dit is de eerste actie, en vaak de meest effectieve. De meeste betalingsachterstanden zijn geen kwade wil: het is vergeetachtigheid, een verloren factuur in de e-mails, of een administratief probleem bij je klant.
Wanneer versturen: 7 tot 14 dagen na de vervaldatum.
Toon en inhoud:
- Beleefd en professioneel
- Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum
- Bied aan om een kopie van de factuur te sturen
- Laat een deur open ("mocht je vragen hebben over deze factuur")
Model:
Onderwerp: Herinnering --- Factuur nr. XXXX van DD/MM/JJJJ
Beste [Voornaam],
Behoudens vergissing onzerzijds is de factuur nr. XXXX ten bedrage van XXX EUR, vervallen op DD/MM/JJJJ, nog niet voldaan.
Het betreft vermoedelijk een vergetelheid. Je vindt de factuur als bijlage voor een vlotte verwerking.
Indien de betaling reeds is uitgevoerd, gelieve dit bericht als niet-verzonden te beschouwen.
Met vriendelijke groeten, [Je naam]
Slaagpercentage: een vriendelijke herinnering lost ongeveer 60 tot 70% van de onbetaalde facturen op.
Stap 2: De formele aanmaning (D+21 tot D+30)
Als de vriendelijke herinnering niet heeft gewerkt, schakelen we over op een fermere toon. Je vermeldt de mogelijke gevolgen van de vertraging.
Wanneer versturen: 21 tot 30 dagen na de vervaldatum.
Toon en inhoud:
- Feitelijk en direct
- Herinner eraan dat een eerste herinnering is verstuurd
- Vermeld de nalatigheidsinteresten en de forfaitaire vergoeding (B2B)
- Stel een duidelijke betalingstermijn (7 tot 10 dagen)
Model:
Onderwerp: Tweede herinnering --- Factuur nr. XXXX --- Openstaande betaling
Beste [Voornaam],
Ondanks onze herinnering van DD/MM/JJJJ hebben wij de betaling van factuur nr. XXXX ten bedrage van XXX EUR, vervallen sinds DD/MM/JJJJ, nog niet ontvangen.
Conform de wet van 2 augustus 2002 zijn nalatigheidsinteresten en een forfaitaire incassovergoeding automatisch verschuldigd bij laattijdige B2B-betaling.
Wij verzoeken je om binnen 10 werkdagen tot betaling over te gaan.
Bij uitblijven zijn wij genoodzaakt de incassoprocedure op te starten.
Met vriendelijke groeten, [Je naam]
Stap 3: De ingebrekestelling (D+30 tot D+45)
De ingebrekestelling is een formele juridische handeling die de overgang markeert van de minnelijke herinnering naar de juridische procedure. In B2C is ze verplicht voor elke gerechtelijke actie. In B2B versterkt ze je positie, ook al lopen de interesten al automatisch.
Wanneer versturen: 30 tot 45 dagen na de vervaldatum.
Hoe versturen: per aangetekend schrijven met ontvangstbewijs. E-mail volstaat niet als formeel bewijs in Belgie.
Verplichte inhoud:
- Volledige identificatie van beide partijen (jij en je klant)
- Precieze referentie van de factuur (nummer, datum, bedrag)
- Herinnering aan eerdere aanmaningspogingen
- Bedrag van de berekende nalatigheidsinteresten
- Bedrag van de forfaitaire incassovergoeding
- Uiterste betalingstermijn (15 dagen is gebruikelijk)
- Vermelding van de gevolgen bij niet-betaling (gerechtelijke procedure)
Kost: een aangetekend schrijven in Belgie kost ongeveer 7 tot 9 EUR via bpost. Een minimale investering om je schuldvordering te formaliseren.
Stap 4: De incasso (D+60+)
Als de ingebrekestelling onbeantwoord blijft, heb je verschillende opties:
a) Incassobureau
Je draagt je schuldvordering over aan een incassobureau (Intrum, EOS, Euler Hermes...). Zij contacteren je schuldenaar in jouw naam, met sterkere drukmiddelen.
- Kost: doorgaans een commissie van 10 tot 25% van het gerecupereerde bedrag
- Voordeel: je beheert niets meer
- Nadeel: hoge commissie en mogelijk beschadigde klantenrelatie
b) IOS-procedure (enkel B2B)
De IOS-procedure (Invordering van Onbetwiste Schuldvorderingen) is een buitengerechtelijke, snelle en goedkope procedure voor onbetwiste B2B-schuldvorderingen in Belgie.
- Je doet beroep op een gerechtsdeurwaarder
- De deurwaarder stuurt een aanmaning aan de schuldenaar
- Als de schuldenaar niet betwist binnen een termijn van een maand, stelt de deurwaarder een proces-verbaal van niet-betwisting op dat als uitvoerbare titel geldt
- Kost voorschot: ongeveer 40 EUR excl. BTW (forfaitaire kosten verhaalbaar op de schuldenaar)
- Termijn: 2 tot 3 maanden totaal
Dit is de meest efficiente procedure voor onbetwiste B2B-facturen.
c) Gerechtelijke procedure
In laatste instantie kun je je schuldenaar dagvaarden voor de ondernemingsrechtbank (voor B2B-geschillen) of de vrederechter (voor kleine bedragen).
- Kost: erelonen advocaat + gerechtskosten
- Termijn: 6 maanden tot 2 jaar afhankelijk van de rechtbanken
- Te reserveren voor belangrijke bedragen of betwiste schuldvorderingen
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Nalatigheidsinteresten: hoe ze berekenen
In B2B (wet van 2 augustus 2002)
De B2B-nalatigheidsinterestvoet wordt halfjaarlijks vastgelegd door de FOD Financien. Het is gebaseerd op de ECB-rente verhoogd met 8 procentpunten.
Tarief 1ste semester 2026: controleer het actuele tarief op de website van de FOD Economie. Het schommelt typisch tussen 10 en 12%.
Berekening:
Interesten = Bedrag excl. BTW x (tarief / 365) x aantal dagen vertraging
Voorbeeld: factuur van 5.000 EUR excl. BTW, 45 dagen vertraging, tarief van 10,5%
5.000 x (0,105 / 365) x 45 = 64,73 EUR interesten
Forfaitaire incassovergoeding (B2B)
Naast de interesten voorziet de wet van 2 augustus 2002 (zoals gewijzigd door de wet van 22 november 2013, ter omzetting van de Europese richtlijn 2011/7/EU) een vaste forfaitaire vergoeding van 40 EUR, automatisch verschuldigd bij laattijdige betaling, ongeacht het bedrag van de schuldvordering. Deze vergoeding is verschuldigd zonder voorafgaande ingebrekestelling.
Bovenop deze vaste vergoeding van 40 EUR kan de schuldeiser ook een redelijke vergoeding voor andere daadwerkelijk gemaakte invorderingskosten vorderen (advocaatkosten, deurwaarderskosten, enz.), mits bewijsstukken.
Voorbeeld: factuur van 5.000 EUR in vertraging
Automatische forfaitaire vergoeding: 40 EUR (+ eventuele bijkomende invorderingskosten op basis van bewijsstukken)
In B2C
De nalatigheidsinteresten zijn beperkt tot de wettelijke interestvoet (aanzienlijk lager, ongeveer 3 tot 4%) en lopen pas na de ingebrekestelling + 14 dagen respijt.
Aanmaningen automatiseren met software
Je hebt geen zin om elke aanmaning handmatig te beheren? Facturatiesoftware met automatische herinneringen bespaart je aanzienlijke tijd.
Wat je kunt automatiseren
- Automatische vriendelijke herinnering: verstuurd op D+7 na vervaldatum
- Tweede herinnering: verstuurd op D+21 als de eerste onbeantwoord bleef
- Notificatie aan jou: alert wanneer een factuur D+30 overschrijdt (om de ingebrekestelling per aangetekend schrijven te versturen)
- Berekening nalatigheidsinteresten: geautomatiseerd volgens de geldende wettelijke voet
- Gecentraliseerde opvolging: dashboard van onbetaalde facturen met statussen (lopend, aangemaand, in ingebrekestelling)
Wat je (nog) niet kunt automatiseren
- De ingebrekestelling per aangetekend schrijven: die moet per post verstuurd worden
- De incassoprocedure: die vereist een deurwaarder of advocaat
- Het vonnis: dat is een menselijk proces
Met Sayli configureer je je automatische herinneringssequenties in enkele klikken. Elke herinnering wordt verstuurd via PEPPOL of e-mail, met de juiste toon en de juiste referenties. Test gratis.
[CTA] Automatiseer je volledige aanmaningsproces: herinnering, tweede herinnering, berekening van interesten. Sayli doet het voor je. Start nu ->
7 tips om onbetaalde facturen te voorkomen
Voorkomen is beter dan genezen. Dit zijn de beste praktijken om betalingsachterstand te minimaliseren:
1. Factureer onmiddellijk
Wacht niet tot het einde van de maand om te factureren. Verstuur je factuur zodra de prestatie is geleverd of de levering is uitgevoerd. Hoe sneller je factureert, hoe sneller je betaald wordt.
2. Vermeld duidelijk de betalingsvoorwaarden
Vermeld op elke factuur de exacte betalingstermijn en de gevolgen van vertraging (interesten + vergoeding). Transparantie ontmoedigt slechte betalers.
3. Gebruik PEPPOL
Een PEPPOL-factuur komt rechtstreeks in de boekhoudsoftware van je klant terecht. Ze raakt niet verloren in de e-mails, wordt niet onderschept door een spamfilter, wordt niet afgedrukt en vergeten op een bureau. De verwerking is sneller, de betaling ook.
4. Bied online betaling aan
Integreer een betaallink (Bancontact, gestructureerde overschrijving, Mollie, Stripe) rechtstreeks op je factuur. Hoe gemakkelijker het is om te betalen, hoe sneller je klant betaalt.
5. Vraag een voorschot
Voor grote projecten (meer dan 2.000 EUR), vraag een voorschot van 30 tot 50% voor je begint. Dit vermindert je risico en geeft je een signaal over de betrouwbaarheid van de klant.
6. Controleer de solvabiliteit
Voordat je een nieuwe klant accepteert voor een groot contract, controleer zijn financiele situatie. In Belgie kun je de gepubliceerde jaarrekeningen raadplegen via de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en het Belgisch Staatsblad.
7. Solide algemene voorwaarden
Stel algemene verkoopvoorwaarden op die voorzien in nalatigheidsinteresten, de forfaitaire vergoeding en het eigendomsvoorbehoud. Laat ze indien nodig valideren door een advocaat.
FAQ: aanmaningen en onbetaalde facturen in Belgie
Lopen nalatigheidsinteresten automatisch in B2B?
Ja. Krachtens de wet van 2 augustus 2002 zijn nalatigheidsinteresten automatisch verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum, zonder dat een ingebrekestelling nodig is. In de praktijk is het echter aanbevolen om een herinnering te sturen om de commerciele relatie te bewaren.
Wat is de verjaringstermijn voor een onbetaalde factuur in Belgie?
In B2B is de verjaringstermijn 5 jaar vanaf de vervaldatum van de factuur. In B2C is het 1 jaar voor detailverkoop en 10 jaar voor diensten. Na die termijn kun je de betaling niet meer opeisen in rechte.
Kan ik aanmaningskosten doorrekenen aan mijn klant?
In B2B, ja. De forfaitaire incassovergoeding is wettelijk verschuldigd en kan op een afzonderlijke debetnota worden vermeld. In B2C kun je enkel kosten doorrekenen als je de formele procedure hebt gerespecteerd (ingebrekestelling + respijttermijn).
Wat als mijn klant de factuur betwist?
Als de factuur betwist wordt, is de IOS-procedure niet van toepassing. Je zult ofwel een akkoord moeten onderhandelen, ofwel via bemiddeling gaan, ofwel een klassieke gerechtelijke procedure opstarten. Documenteer altijd alles: getekend contract, bestelbonnen, goedkeuringsmails.
Moet de ingebrekestelling per aangetekend schrijven verstuurd worden?
In B2C, ja, dat is een wettelijke verplichting. In B2B is het niet strikt verplicht, maar het is sterk aanbevolen om bewijsredenen. Een aangetekend schrijven kost 7-9 EUR en vormt een sterk bewijs voor de rechtbank.
Kan ik nalatigheidsinteresten toepassen zonder ze op de factuur te hebben vermeld?
In B2B zijn de interesten van rechtswege verschuldigd door de wet, zelfs als ze niet op de factuur staan. Dat gezegd, ze vermelden in je algemene voorwaarden en op de factuur versterkt je positie en informeert je klant duidelijk.
Is de IOS-procedure effectief?
Zeer effectief voor onbetwiste B2B-schuldvorderingen. Ze is snel (2-3 maanden), goedkoop (ongeveer 40 EUR excl. BTW aan voorschotkosten, verhaalbaar op de schuldenaar) en resulteert in een uitvoerbare titel zonder langs een rechter te passeren. Het slaagpercentage is hoog omdat de schuldenaar weet dat betwisten zonder geldige reden hem meer zal kosten.
Hoe ga je om met een belangrijke klant die altijd te laat betaalt?
Dat is een klassiek dilemma. Enkele benaderingen: (1) bespreek het probleem openlijk, (2) stel een betalingsplan voor, (3) pas je voorwaarden aan (frequentere facturatie, hogere voorschotten), (4) pas systematisch nalatigheidsinteresten toe om een prikkel te creeren. Inschikkelijkheid lost het probleem nooit op.
Conclusie
Onbetaalde facturen zijn geen noodlot. De Belgische wet geeft je krachtige middelen om je geld te recupereren, vooral in B2B. Het essentiele is snel en gestructureerd te handelen: vriendelijke herinnering, formele aanmaning, ingebrekestelling, incasso.
De automatisering van herinneringen via facturatiesoftware bespaart je tijd en vermijdt het ongemak van elke klant handmatig te moeten herinneren. Het is een van de criteria om te overwegen wanneer je je facturatiesoftware kiest.
En vooral: laat onbetaalde facturen niet opstapelen. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker de incasso wordt.
Automatiseer je aanmaningen met Sayli. Maak je gratis account aan en laat geen enkele factuur meer in de vergetelheid raken.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Waarom kiezen voor Sayli?
Ontdek waarom Belgische zelfstandigen Sayli kiezen: eenvoudig, conform, native PEPPOL, zonder verbintenis.