Onbetaalde Factuur: Wat te Doen in België in 2026?
Onbetaalde factuur in België: herinnering, ingebrekestelling, nalatigheidsinteresten (10,50 %) en 40 € forfait. De stappen om betaald te worden in 2026.
In het kort: een onbetaalde factuur in België? Stuur eerst een minnelijke herinnering, daarna een ingebrekestelling per aangetekend schrijven. In B2B mag je vanaf de vervaldag van rechtswege nalatigheidsinteresten (10,50 % in 2026) en een forfaitaire vergoeding van 40 € vorderen, zonder ingebrekestelling. Zonder resultaat ga je over tot invordering (IOS-procedure) of de ondernemingsrechtbank.
Samengevat
- Stap 1 — Minnelijke herinnering: een vriendelijke e-mail of brief, 7 tot 14 dagen na de vervaldag. Gratis, en vaak volstaat dat al.
- Stap 2 — Ingebrekestelling: een aangetekende brief die de schuld, de interesten en de vergoeding becijfert, met een laatste termijn (8 tot 15 dagen).
- Nalatigheidsinteresten: in B2B van rechtswege verschuldigd vanaf de dag na de vervaldag, tegen de basisrentevoet van de ECB + 8 punten, dus 10,50 % per jaar in het eerste semester van 2026.
- Forfaitaire vergoeding van 40 €: automatisch in B2B, zonder ingebrekestelling, bovenop de interesten en de reële invorderingskosten.
- Particuliere klant (B2C): andere regels sinds 2023 — verplichte eerste kosteloze herinnering en een termijn van 14 dagen vóór er kosten aangerekend mogen worden.
- Invordering: minnelijk, via de IOS-procedure (onbetwiste B2B-schuldvordering, zonder rechtbank) of voor de ondernemingsrechtbank.
- Preventie: duidelijke termijnen, verzending via Peppol (in B2B verplicht sinds 2026) en automatische herinneringen met Sayli, vanaf 6,90 € excl. btw/maand.
Welke stappen volg je om een onbetaalde factuur te recupereren?
De invordering verloopt in oplopende stappen: minnelijke herinnering, dan ingebrekestelling per aangetekende brief, dan buitengerechtelijke invordering of een gerechtelijke procedure. Je begint altijd met de zachtste en goedkoopste stap. In B2B zijn de nalatigheidsinteresten en de 40 €-vergoeding verschuldigd vanaf de eerste dag vertraging, wat elke stap versterkt.
Een onbetaalde factuur is geen verloren zaak. De Belgische wet beschermt de schuldeiser sterk, zeker tussen ondernemingen. Het idee is om de druk trapsgewijs op te voeren: elke stap laat een deur open om te betalen en bouwt tegelijk je bewijs op voor de volgende stap.
| Stap | Wanneer | Actie | Kost voor jou |
|---|---|---|---|
| 1. Minnelijke herinnering | Dag 7 tot 14 na de vervaldag | Vriendelijke e-mail of brief, korte nieuwe termijn | Gratis |
| 2. Stevige herinnering | Dag 15 tot 30 | Herinnering die interesten + vergoeding aankondigt | Gratis |
| 3. Ingebrekestelling | Vanaf dag 30 zonder reactie | Becijferd aangetekend schrijven, laatste termijn (8-15 d) | ~7-8 € (aangetekende zending) |
| 4. Invordering / IOS | Na ingebrekestelling zonder effect | Gerechtsdeurwaarder (IOS in onbetwist B2B) | Kosten ten laste van de schuldenaar |
| 5. Gerechtelijke procedure | Betwiste schuld of laatste redmiddel | Ondernemingsrechtbank | Procedurekosten (recupereerbaar) |
Goed nieuws: meer dan 80 % van de vertragingen raakt opgelost in stap 1 en 2. Een vergetelheid, een factuur die in de spam belandde of een tijdelijk kasprobleem verklaart de meeste vertragingen. Een duidelijke herinnering volstaat meestal.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Waarmee begin je: hoe schrijf je een minnelijke herinnering?
De minnelijke herinnering is je eerste reflex, 7 tot 14 dagen na de vervaldag. Blijf beleefd: ga uit van een vergetelheid, niet van kwade wil. Herhaal het factuurnummer, het verschuldigde bedrag, de overschreden vervaldatum en stel een korte nieuwe termijn voor (7 tot 10 dagen). Een professionele toon behoudt de commerciële relatie en toont tegelijk je ernst.
De minnelijke herinnering mag per e-mail (het snelst) of per gewone brief. Het doel is dubbel: de betaling verkrijgen én een gedateerd spoor van je stap bewaren. Dit moet ze bevatten:
- De referentie van de factuur (nummer en datum) en het onbetaalde bedrag incl. btw.
- De overschreden vervaldatum, om de vertraging te objectiveren.
- Een nieuwe termijn, kort en precies (bijvoorbeeld « binnen 7 dagen »).
- Je betaalgegevens: IBAN en gestructureerde mededeling.
- Een open uitnodiging: vraag de klant om contact op te nemen bij moeilijkheden.
Blijft die eerste herinnering onbeantwoord, stuur dan na een tiental dagen een stevigere herinnering. Kondig deze keer duidelijk aan dat je bij gebrek aan betaling de nalatigheidsinteresten en de 40 €-vergoeding zult toepassen die de wet voorziet. Om die verzendingen te organiseren zonder eraan te denken, ontleedt onze gids over aanmaningen van onbetaalde facturen de hele workflow, van de eerste herinnering tot de ingebrekestelling.
[CTA] Automatiseer je herinneringen: Sayli detecteert vervallen facturen en maant aan in jouw plaats. Probeer 14 dagen gratis →
Hoe verstuur je een doeltreffende ingebrekestelling?
De ingebrekestelling is een aangetekende brief met ontvangstbewijs die een ultieme betalingstermijn vastlegt (8 tot 15 dagen). Ze becijfert de schuldvordering, de nalatigheidsinteresten en de 40 €-vergoeding, en kondigt vervolging aan bij gebrek aan betaling. Haar juridische waarde is essentieel: ze vormt het formele bewijs van je stap vóór elke invordering of gerechtelijke procedure.
Het aangetekend schrijven is niet verplicht om de interesten in B2B te doen lopen (die lopen van rechtswege), maar in de praktijk wel: het bewijst de datum en de inhoud van je vraag. Je ingebrekestelling moet het detail van de schuld, de berekende interesten, de forfaitaire vergoeding, een laatste termijn en de duidelijke aankondiging van de gevolgen (invordering, rechtbank) bevatten. Dit is een model dat je kunt aanpassen:
Betreft: Ingebrekestelling — Factuur nr. 2026-042
Geachte heer, mevrouw,
Behoudens vergissing van onzentwege blijft factuur nr. 2026-042 van 15 mei 2026, ten bedrage van 2.000,00 € incl. btw, vervallen op 14 juni 2026, tot op heden onbetaald ondanks onze herinneringen.
Bij deze stellen wij u in gebreke om dit bedrag te betalen binnen een termijn van 8 dagen na ontvangst van dit schrijven, op rekening IBAN BE00 0000 0000 0000, met vermelding 2026-042.
Bij gebrek aan betaling binnen deze termijn, en overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002, vorderen wij van rechtswege de nalatigheidsinteresten tegen 10,50 % per jaar alsook een forfaitaire vergoeding van 40 € voor invorderingskosten, onverminderd bijkomende kosten. Wij zullen het dossier dan overmaken aan een gerechtsdeurwaarder of de ondernemingsrechtbank vatten.
Wij blijven tot uw beschikking en tekenen, met de meeste hoogachting,
[Naam, KBO-nummer, datum en handtekening]
Bewaar het verzendingsbewijs en het ontvangstbewijs zorgvuldig: ze zijn vereist als je naar de volgende stap gaat. Controleer ook of je oorspronkelijke factuur wel correct was (alle verplichte vermeldingen op een Belgische factuur aanwezig): een onvolledige factuur is makkelijker te betwisten door een slechte betaler.
Hoeveel mag je vorderen: nalatigheidsinteresten en 40 €-vergoeding?
In B2B mag je vanaf de dag na de vervaldag drie zaken van rechtswege vorderen: de hoofdsom, de nalatigheidsinteresten tegen de basisrentevoet van de ECB verhoogd met 8 punten (dus 10,50 % per jaar in het eerste semester van 2026) en een forfaitaire vergoeding van 40 €. Liggen je reële invorderingskosten hoger dan 40 €, dan mag je een redelijk supplement vorderen op basis van bewijsstukken.
Sinds de hervorming van 1 februari 2022 is geen ingebrekestelling nodig opdat de interesten en de vergoeding verschuldigd zijn tussen ondernemingen: ze lopen automatisch vanaf de eerste dag vertraging. Dit mag je wettelijk eisen:
| Element | Bedrag | Wettelijke basis |
|---|---|---|
| Hoofdsom | Bedrag incl. btw van de factuur | De factuur zelf |
| Nalatigheidsinteresten | 10,50 %/jaar (ECB + 8 ptn, S1 2026) | Wet van 2 augustus 2002 |
| Forfaitaire vergoeding | 40 € (automatisch) | Wet van 2 augustus 2002 |
| Reële invorderingskosten | Op bewijsstukken, boven 40 € | Wet van 2 augustus 2002 |
De toepasselijke rentevoet wordt elk semester in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. De berekeningsformule van de interesten is eenvoudig:
Interesten = Bedrag incl. btw × Jaarlijkse rentevoet × (Aantal dagen vertraging / 365)
Concreet voorbeeld: een factuur van 2.000 € incl. btw, 30 dagen vervallen, tegen 10,50 %:
- Interesten = 2.000 € × 0,105 × (30 / 365) = 17,26 €
-
- Forfaitaire vergoeding = 40,00 €
- Totaal te vorderen bovenop de hoofdsom = 57,26 €
Let op: de wet verbiedt elk beding waarbij je vooraf zou afzien van deze interesten of van de vergoeding. Zo'n beding is nietig. Om alles over de vervaltermijnen en de rentevoeten te begrijpen, lees je onze gids over de betalingstermijn van een factuur in België: standaard 30 dagen, maximaal 60 dagen tussen ondernemingen.
Is je klant een particulier (B2C): veranderen de regels dan?
Ja. Tegenover een consument geldt het B2B-regime niet. Sinds de wet van 4 mei 2023 moet je een eerste kosteloze herinnering sturen en minstens 14 dagen wachten vooraleer je ook maar één interest of vergoeding aanrekent. De kosten en boetes zijn bovendien geplafonneerd volgens het onbetaalde bedrag, om de consument te beschermen.
Dit punt is beslissend: veel zelfstandigen passen per vergissing de 40 €-vergoeding toe op een particuliere klant. Dat is verboden. Voor een consumentenschuld moet je eerst een kosteloze herinnering sturen (geen enkele kost aangerekend) en een termijn van 14 kalenderdagen laten lopen vóór je vergoedingen toevoegt.
De wettelijke plafonds voor de vergoeding bij vertraging variëren volgens het verschuldigde saldo (bijvoorbeeld 20 € voor kleine bedragen, met hogere schijven daarboven). De geest van de wet is duidelijk: de kosten die aan particulieren worden aangerekend, strikt afbakenen. Twijfel je over het statuut van je klant (professional of consument)? Ga na of hij handelt in het kader van zijn economische activiteit: dat criterium bepaalt of het dossier B2B of B2C is.
[CTA] Sayli maakt het onderscheid tussen je zakelijke en particuliere klanten en past de juiste termijnen toe. Maak je account aan →
En als de klant nog steeds niet betaalt: minnelijke of gerechtelijke invordering?
Na een ingebrekestelling zonder effect heb je drie wegen. De minnelijke invordering (via een erkend bureau) probeert nog een akkoord. De IOS-procedure laat toe om in B2B en voor een onbetwiste schuld te recupereren zonder rechtbank, via een gerechtsdeurwaarder. In laatste instantie beslist de ondernemingsrechtbank en veroordeelt ze tot de hoofdsom, de interesten, de vergoeding en de kosten.
De keuze hangt vooral van één vraag af: is de schuld betwist of niet? Dat criterium stuurt de hele vervolgstap.
De IOS-procedure (onbetwiste B2B-schuld)
Sinds 2 juli 2016 laat de procedure Invordering van Onbetwiste Schuldvorderingen (IOS) toe om een onbetaalde factuur tussen ondernemingen te recupereren, zonder rechter. De voorwaarden: een zekere, opeisbare en onbetwiste schuld, in een B2B-transactie (niet van toepassing op particulieren). Het verloop:
- Een advocaat controleert of de schuld aan de voorwaarden voldoet.
- Een gerechtsdeurwaarder betekent een aanmaning tot betaling aan de schuldenaar.
- De schuldenaar beschikt over één maand om te betalen of te betwisten.
- Zonder reactie stelt de deurwaarder een uitvoerbaar proces-verbaal op dat als titel geldt.
Reken op 4 tot 8 weken, veel sneller en goedkoper dan een klassiek proces. De kosten zijn in principe ten laste van de schuldenaar.
De procedure voor de ondernemingsrechtbank
Is de schuld betwist, of blijft de schuldenaar onbereikbaar, dan vat je de ondernemingsrechtbank, bevoegd voor alle B2B-geschillen ongeacht het bedrag. De rechter kan de schuldenaar veroordelen tot betaling van de hoofdsom, de nalatigheidsinteresten, de forfaitaire vergoeding en de gerechtskosten. Voor kleine bedragen of een relatie die je wil behouden, blijven bemiddeling of verzoening nuttige alternatieven voordat het zover komt.
Hoe voorkom je onbetaalde facturen op voorhand?
De beste verdediging blijft preventie. Leg duidelijke betalingsvoorwaarden vast op elke factuur, verstuur via Peppol (in B2B verplicht sinds 2026) voor een onbetwistbare ontvangstdatum, en automatiseer je herinneringen. Een correcte, getraceerde en opgevolgde factuur wordt sneller betaald: je stuurt een herinnering vanaf de eerste dag vertraging, zonder eraan te denken.
Drie concrete hefbomen verminderen je onbetaalde facturen drastisch:
- Expliciete betalingsvoorwaarden: termijn (« betaling binnen 30 dagen »), IBAN, gestructureerde mededeling en een interestbeding. De 40 €-vergoeding vermelden heeft een echt afschrikkend effect.
- Elektronische facturatie via Peppol: sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde factuur verplicht tussen Belgische btw-plichtigen (wet van 6 februari 2024, art. 53 §2bis W.BTW), met een administratieve tolerantie tot eind maart 2026. Elke factuur krijgt een tijdstempel: de ontvangstdatum wordt onbetwistbaar, wat het excuus « ik heb je factuur nooit gekregen » schrapt en het vertrekpunt van de interesten beveiligt.
- Automatische herinneringen: software die vervallen termijnen detecteert en de juiste herinnering op het juiste moment verstuurt, voorkomt dat je een factuur vergeet.
Dat is precies wat Sayli doet: facturatie conform het BTW-Wetboek, Peppol-verzending inbegrepen, opvolging van betalingen in real time en automatische herinneringen. Dat alles vanaf 6,90 € excl. btw/maand, met 14 dagen gratis proberen. Fiscale bonus: de kosten voor facturatiesoftware genieten een verhoogde aftrek van 120 % tot eind 2028. Om de oplossingen te vergelijken, bekijk je onze selectie van de beste facturatiesoftware in België.
En moet een factuur ondanks alles achteraf geannuleerd of gecorrigeerd worden (fout, korting, opgelost geschil), dan regulariseer je netjes met een creditnota in plaats van de oorspronkelijke factuur te wijzigen.
[CTA] Correcte facturatie, Peppol inbegrepen en automatische herinneringen vanaf 6,90 € excl. btw/maand. Begin nu →
Veelgestelde vragen: onbetaalde factuur in België
Wat doe je eerst bij een onbetaalde factuur?
Begin met een minnelijke herinnering 7 tot 14 dagen na de vervaldag: een vriendelijke e-mail met het factuurnummer, het bedrag en een korte nieuwe termijn. Dat is gratis en lost de meeste vertragingen op, vaak te wijten aan een simpele vergetelheid. Beweegt er niets, ga dan over naar een stevige herinnering en daarna de ingebrekestelling.
Is een ingebrekestelling verplicht om interesten te vorderen?
Nee, niet in B2B. Sinds 2022 zijn de nalatigheidsinteresten en de 40 €-vergoeding van rechtswege verschuldigd vanaf de dag na de vervaldag, zonder ingebrekestelling. Toch is die sterk aanbevolen: de aangetekende brief bewijst je stap en de datum ervan, wat onmisbaar is vóór een invordering of een gerechtelijke procedure.
Hoeveel interesten mag ik in 2026 vorderen?
De rentevoet voor handelstransacties is de basisrentevoet van de ECB verhoogd met 8 punten, dus 10,50 % per jaar in het eerste semester van 2026 (gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad). Je berekent: bedrag incl. btw × rentevoet × (dagen vertraging / 365). Daarbovenop komt de forfaitaire vergoeding van 40 € en, op bewijsstukken, je reële invorderingskosten.
Mag ik 40 € en interesten aanrekenen aan een particuliere klant?
Nee, niet zomaar. Tegenover een consument (B2C) legt de wet van 4 mei 2023 een eerste kosteloze herinnering en een termijn van 14 dagen op vóór er kosten aangerekend worden, met plafonds op de vergoeding. Het automatische regime van 40 € en van rechtswege lopende interesten geldt enkel tussen ondernemingen (B2B). Controleer altijd het statuut van je klant.
Wat is de IOS-procedure?
De procedure Invordering van Onbetwiste Schuldvorderingen laat toe om een onbetaalde factuur tussen ondernemingen te recupereren, zonder rechtbank. Een advocaat valideert de schuld, een gerechtsdeurwaarder betekent een aanmaning, en zonder betwisting binnen de maand wordt een uitvoerbare titel afgeleverd. Ze is voorbehouden aan onbetwiste B2B-schulden, sneller (4 tot 8 weken) en goedkoper dan een proces.
Hoeveel tijd heb ik om een onbetaalde factuur te vorderen?
In B2B verjaart de vordering tot betaling in principe na 10 jaar. Voor sommige schuldvorderingen op consumenten kunnen kortere termijnen gelden. Handel in elk geval snel: hoe langer je wacht, hoe moeilijker de invordering en hoe groter het risico op insolvabiliteit van de schuldenaar. Bewaar je facturen 10 jaar voor fiscale doeleinden.
Helpt PEPPOL echt om betaald te worden?
Ja, onrechtstreeks. Peppol versnelt de wet niet, maar elke factuur krijgt een tijdstempel en de ontvangst wordt automatisch geregistreerd. Gedaan met het excuus « ik heb je factuur niet gekregen »: het vertrekpunt van de betalingstermijn, en dus van de nalatigheidsinteresten, wordt onbetwistbaar. Dat verstevigt je hele dossier bij een geschil.
Voor een volledig overzicht raadpleeg je onze complete gids over de btw in België. Laatste update: 1 augustus 2026. Dit artikel is louter informatief en vormt geen juridisch advies. Voor een specifieke situatie raadpleeg je een advocaat of je boekhouder.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Beheers je BTW in België
Sayli past automatisch de tarieven, verplichte vermeldingen en verleggingsregels toe. Nul fouten, nul vergetelheid.