Offerte Omzetten naar Factuur in België (2026)

In het kort: zodra je klant de offerte tekent (« voor akkoord », gedateerd), zet je ze om naar een factuur. Je neemt dezelfde lijnen en vermeldingen over, maar je voegt een doorlopend nummer, een uitgiftedatum en de opeisbare btw toe. Ontving je een voorschot? Dan maak je uiterlijk de 15e van de volgende maand een voorschotfactuur. Met Sayli is dat één klik.

Samengevat

• De trigger: de klant keurt de offerte goed (« voor akkoord » getekend en gedateerd, of via e-mail).
• Het overnemen: je maakt een factuur die de lijnen van de offerte identiek overneemt (omschrijvingen, aantallen, prijzen, btw-tarieven).
• De verplichte toevoegingen: een uniek en doorlopend factuurnummer + de uitgiftedatum. De btw wordt opeisbaar.
• De termijn: de factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand volgend op de levering of de prestatie worden uitgereikt.
• Het voorschot: ontving je een voorschot, dan maak je een voorschotfactuur (zelfde termijn, de 15e van de volgende maand).
• Peppol: sinds 1 januari 2026 moet de B2B-factuur als gestructureerde e-factuur verstuurd worden (de offerte blijft vrij).
• Sayli: offerte → factuur in 1 klik, vooraf ingevulde vermeldingen die de AI vóór verzending nakijkt, automatische nummering en Peppol inbegrepen vanaf 6,90 € excl. btw/maand (onbeperkt offertes, facturen en creditnota's vanaf Starter).

---

Wat is het verschil tussen een offerte en een factuur in België?

Een offerte is een commercieel aanbod: ze stelt een prijs voor en heeft geen fiscale waarde. Een factuur is een wettelijk document onder het BTW-Wetboek: verplicht doorlopend nummer, opeisbare btw, 10 jaar bewaren en, sinds 2026, verzending via Peppol in B2B. Een offerte omzetten naar een factuur is de stap van aanbod naar boekhoudkundig document dat een schuld doet ontstaan.

Een offerte bindt vooral de verkoper: ze legt een prijs en voorwaarden vast gedurende een geldigheidsduur. Zolang de klant niet akkoord gaat, is er niets verschuldigd. De factuur valt onder de artikelen 53 e.v. van het Belgische BTW-Wetboek en het KB van 29 december 1992. Ze maakt de btw opeisbaar, komt in je boekhouding en moet bewaard worden.

Kort samengevat: een offerte pas je aan of annuleer je zonder fiscale gevolgen. Zodra je de factuur uitreikt, moet je ze aangeven in de btw, ook als de klant je nog niet betaald heeft.

Wanneer mag je een offerte omzetten naar een factuur?

Je zet de offerte om naar een factuur zodra de klant akkoord is — het bekende « voor akkoord », getekend en gedateerd — en de prestatie geleverd of het voorschot ontvangen is. In België moet de factuur daarna uiterlijk de 15e dag van de maand volgend op de levering, de prestatie of de ontvangst van het voorschot worden uitgereikt.

Het vertrekpunt is de aanvaarding. Een offerte die « voor akkoord » getekend is (op papier, via een bevestigingsmail of een online handtekening) geldt als contractuele verbintenis. Vanaf dan voer je de prestatie uit en factureer je.

De wettelijke termijn is belangrijk: je factureert niet « wanneer het jou uitkomt ». De Belgische regel legt de deadline op de 15e dag van de volgende maand na het belastbare feit (levering van het goed, einde van de prestatie of ontvangst van een voorschot). Voorbeeld: een prestatie die op 20 augustus is afgerond, moet uiterlijk op 15 september gefactureerd worden.

[CTA] Stop met je offertes overtypen. Probeer Sayli 14 dagen gratis →

Hoe zet je een offerte stap voor stap om naar een factuur?

Neem de lijnen van de offerte identiek over, ken een uniek en doorlopend factuurnummer toe, voeg de uitgiftedatum toe, check de wettelijke vermeldingen (KBO, btw, IBAN, vervaldatum), beheer het eventuele voorschot en verstuur de factuur via Peppol als je klant een professional is. Bewaar ze 10 jaar. Met Sayli passen die zeven stappen in één klik.

Dit is de volledige werkwijze, of je nu in Word, Excel of software factureert:

De meest voorkomende valkuil: het nummer van de offerte (bv. OFF-2026-014) behouden als factuurnummer. Dat is fout. Offerte en factuur volgen twee aparte reeksen. Je factuur krijgt het volgende nummer uit je factuurnummering (2026-042, dan 2026-043…), zonder onderbreking.

Nog een aandachtspunt: de uitgiftedatum van de factuur is de dag waarop je ze opmaakt, niet die van de offerte. Die datum bepaalt de btw-aangifteperiode.

Welke vermeldingen van de offerte neem je over op de factuur?

De factuur neemt dezelfde lijnen als de offerte over (omschrijvingen, aantallen, prijzen, btw-tarieven) maar voegt de fiscale vermeldingen toe: doorlopend nummer, uitgiftedatum, datum van de prestatie, belastbare basis per tarief, btw-bedrag en te betalen totaal. Het btw-nummer van de klant is verplicht in B2B, net als je KBO-nummer.

Concreet moet een correcte Belgische factuur bevatten:

• De uitgiftedatum en een uniek doorlopend nummer.
• Je volledige identiteit: naam / benaming, adres van de maatschappelijke zetel, KBO-nummer en btw-nummer (formaat BE0XXX.XXX.XXX).
• De identiteit van de klant en zijn btw-nummer als hij btw-plichtig is.
• De datum van levering of prestatie (als die verschilt van de factuurdatum).
• De omschrijving van de goederen of diensten, het aantal en de eenheidsprijs excl. btw.
• De belastbare basis per tarief, het btw-tarief (21 %, 12 %, 6 % of 0 %) en het btw-bedrag.
• Het te betalen totaal incl. btw, het IBAN en de vervaldatum.
• Eventuele bijzondere vermeldingen: btw-verlegging, vrijstelling, btw-vrijstellingsregeling.

De offerte bevat al de helft van deze info: daarom bespaart de omzetting zoveel tijd. Voor de volledige lijst en de bijzondere gevallen lees je ons artikel over de verplichte vermeldingen op een Belgische factuur. En twijfel je nog tussen offerte, proforma en definitieve factuur? Onze gids over de proformafactuur in België maakt het onderscheid duidelijk.

Moet je een voorschotfactuur maken als de klant al een voorschot betaalde?

Ja. Ontvang je een voorschot vóór de levering, dan wordt de btw op dat bedrag opeisbaar zodra je het int. Je moet een voorschotfactuur uitreiken uiterlijk de 15e dag van de volgende maand. Bij het einde van de opdracht neemt de eindfactuur het totaal over en trekt ze het al gefactureerde voorschot af, zodat je de btw niet twee keer factureert.

Veel Belgische zelfstandigen vragen een voorschot bij de ondertekening van de offerte (bijvoorbeeld 30 % om de werken op te starten). Zodra dat voorschot op je rekening staat, wordt de btw opeisbaar: je kunt niet wachten tot het einde van het project om alles in één keer te factureren.

Zo ziet dat eruit op een opdracht van 1.000 € excl. btw met een voorschot van 30 %:

De eindfactuur vermeldt het totaalbedrag van de prestatie en trekt daarna het al gefactureerde voorschot af: je factureert nooit twee keer dezelfde btw. Wordt het project geannuleerd na een ontvangen voorschot, dan regulariseer je met een creditnota.

[CTA] Voorschotfactuur, nummering en saldo-aftrek: alles automatisch. Maak je Sayli-account aan →

Moet de factuur uit de offerte sinds 2026 via Peppol?

Ja, in B2B. Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde Peppol-factuur verplicht tussen Belgische btw-plichtigen (wet van 6 februari 2024, art. 53 §2bis W.BTW). De offerte blijft vrij: die mag je als pdf of via e-mail versturen. Er loopt een administratieve tolerantieperiode tot eind maart 2026 om iedereen de tijd te geven zich uit te rusten.

Dat is de grote verandering van 2026: een pdf per e-mail volstaat niet meer voor een factuur tussen professionals. De factuur moet een gestructureerd elektronisch bestand zijn dat via het Peppol-netwerk wordt verstuurd en rechtstreeks leesbaar is in de boekhoudsoftware van de klant.

Enkele concrete richtpunten:

• Je Peppol-identificatie in België = het prefix 0208 gevolgd door je KBO-nummer.
• Het publieke portaal Hermes sloot op 16 december 2025: je hebt nu een Peppol-toegangspunt nodig (geïntegreerd in je facturatiesoftware).
• De offerte valt niet onder de verplichting: enkel de factuur (en de creditnota) moet gestructureerd zijn.

Met andere woorden: je omzetting offerte → factuur eindigt nu met een Peppol-verzending. Voor de migratie lees je onze checklist migratie van pdf naar Peppol. Fiscaal goed nieuws: de kosten voor facturatiesoftware genieten een verhoogde aftrek van 120 % tot eind 2028.

Hoe zet je een offerte in 1 klik om naar een factuur met Sayli?

In Sayli open je de goedgekeurde offerte en klik je op « Omzetten naar factuur ». De lijnen, de klant, de btw-tarieven en de wettelijke vermeldingen worden automatisch overgenomen; het doorlopende nummer wordt vanzelf toegekend en een AI-controle kijkt de factuur na vóór ze via Peppol vertrekt. Het voorschot beheer je met één vinkje. Dat alles voor 6,90 € excl. btw/maand, Peppol inbegrepen, met 14 dagen gratis proberen zonder kaart.

Concreet duurt de manuele omzetting (lijnen overtypen, hernummeren, vermeldingen checken, het Peppol-bestand aanmaken) al snel 10 à 15 minuten per factuur, met een foutrisico bij elke stap. Software schrapt die dubbele invoer:

• Offerte en factuur delen dezelfde data: geen overtypen.
• De nummering is doorlopend en zonder gat, automatisch.
• De verplichte vermeldingen (KBO, btw, IBAN) staan vooraf ingevuld vanuit je bedrijfsfiche.
• Een AI-controle leest de factuur na vóór verzending en signaleert een ontbrekende vermelding of een incoherent btw-tarief, zodat je geen corrigerende creditnota nodig hebt.
• De voorschotfactuur en de saldofactuur worden aangemaakt met behoud van de link naar de offerte.
• De Peppol-verzending is geïntegreerd: geen extern toegangspunt te configureren.
• Onbeperkt offertes, facturen en creditnota's vanaf het Starter-plan, inclusief pdf-/e-mailfacturen aan je particuliere klanten (enkel documenten die via Peppol vertrekken tellen mee in het maandquotum).

Sayli is de goedkoopste facturatiesoftware van België met Peppol inbegrepen. Om de opties te vergelijken bekijk je onze selectie van de beste facturatiesoftware in België. En voor het volledige btw-kader neemt onze complete gids over de btw in België alles door.

[CTA] Offerte → factuur in één klik, Peppol inbegrepen vanaf 6,90 € excl. btw/maand. Begin nu →

Veelgestelde vragen: offerte omzetten naar factuur

Geldt een offerte getekend « voor akkoord » als factuur?

Nee. Een getekende offerte bindt de klant contractueel, maar vervangt nooit de factuur. Ze heeft geen doorlopend nummer, maakt de btw niet opeisbaar en komt niet in je boekhouding. Je moet altijd een factuur uitreiken na de uitvoering van de prestatie.

Mag ik de offerte nog aanpassen vóór de omzetting?

Ja, zolang ze niet aanvaard is. Een offerte is een gewoon aanbod: je kunt ze corrigeren, prijzen wijzigen of annuleren zonder fiscale gevolgen. Zodra ze aanvaard en omgezet is naar een factuur, verloopt elke wijziging via een creditnota of een nieuwe factuur.

Moet het factuurnummer dat van de offerte overnemen?

Nee. Offerte en factuur volgen twee aparte nummeringen. Je factuur krijgt het volgende nummer uit je factuurreeks (bijvoorbeeld 2026-043), zonder gat. Het offertenummer als factuurnummer behouden is een fout die de aandacht kan trekken bij een btw-controle.

Wanneer wordt de btw opeisbaar: bij de offerte of bij de factuur?

Nooit bij de offerte. De btw wordt opeisbaar op het moment van het belastbare feit: levering van het goed, einde van de prestatie of ontvangst van een voorschot. De factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na dat feit worden uitgereikt.

Welke termijn heb ik om te factureren na de aanvaarding van de offerte?

De factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na de levering of de prestatie worden uitgereikt. Het is dus niet de datum van aanvaarding van de offerte die telt, maar die waarop het goed geleverd of de dienst uitgevoerd is (of het voorschot ontvangen).

Hoe trek ik een al gefactureerd voorschot af op de eindfactuur?

De eindfactuur vermeldt het totaalbedrag van de prestatie en trekt daarna het al gefactureerde voorschot expliciet af (basis en btw). Zo wordt de btw maar één keer gefactureerd. Software zoals Sayli beheert die link tussen voorschotfactuur en saldofactuur automatisch.

Moet ik de offerte ook via Peppol versturen?

Nee. De Peppol-verplichting van 2026 geldt voor facturen (en creditnota's) tussen Belgische btw-plichtigen, niet voor offertes. Je mag je offertes blijven versturen als pdf of via e-mail. Pas op het moment van de factuur wordt het gestructureerde elektronische formaat verplicht in B2B.

Officiële bronnen

Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:

• BTW — FOD Financiën — FOD Financiën
• Intervat — btw-aangifte applicatie — FOD Financiën
• VIES — verificatie EU-btw-nummer — Europese Commissie
• Fisconet — fiscale wetgeving BE — FOD Financiën

Gerelateerde artikelen

Hoe Maak je een Offerte in België (2026)

8 min

Creditnota Belgie: Model + Complete Gids 2026

6 min

Eerste Factuur: Volledige Handleiding voor Beginners

10 min