Vrij Beroep: Boekhoudkundige Verplichtingen Belgie

Vrij Beroep in Belgie: Volledige Boekhoudkundige Verplichtingen

Advocaat, arts, architect, kinesitherapeut, consultant, psycholoog, notaris... Als je een vrij beroep uitoefent in Belgie, heb je specifieke boekhoudkundige verplichtingen die soms afwijken van die van een gewone handelaar.

Deze gids legt je alles uit wat je moet weten op het vlak van boekhouding, BTW, PEPPOL-facturatie en documentbewaring in 2026.

---

Wat is een vrij beroep in Belgie?

Een vrij beroep kenmerkt zich door de uitoefening van een intellectuele activiteit gebaseerd op gespecialiseerde kennis, vaak onderworpen aan een deontologische code en een beroepsorde (Orde van Artsen, Orde van Architecten, Balie, Instituut van de Belastingadviseurs en Accountants, enz.).

De vrije beroepen onderscheiden zich van commerciele activiteiten door:

• De overwicht van intellectueel werk boven manueel of commercieel werk
• Het frequent bestaan van een beroepsorde of een instituut
• Een bijzondere vertrouwensrelatie met de client/patient
• De onafhankelijkheid bij de uitoefening van het beroep

Voorbeelden van courante vrije beroepen

---

Vereenvoudigde of dubbele boekhouding?

Het type boekhouding dat je moet voeren hangt af van je juridisch statuut en de omvang van je activiteit.

Vereenvoudigde boekhouding (eenmanszaak)

Als je als eenmanszaak werkt en je jaaromzet exclusief BTW niet hoger is dan 500.000 EUR, kun je een vereenvoudigde boekhouding voeren.

Wat je moet bijhouden:

1. Een dagboek: chronologische registratie van al je verrichtingen (ontvangsten en uitgaven)
2. Een uitgaand facturenboek: genummerde kopie van al je facturen en ereloonafrekeningen
3. Een inkomend facturenboek: klassering van alle facturen die je ontvangt
4. Een jaarlijkse inventaris: overzicht van je activa (materiaal, klantenvorderingen, kas) en passiva (leveranciersschulden, leningen)

Voordeel: de vereenvoudigde boekhouding is minder zwaar en kost minder aan erelonen van de boekhouder.

Dubbele boekhouding

Je moet een dubbele boekhouding voeren als:

• Je in een vennootschap werkt (BV, NV...)
• Je als eenmanszaak werkt maar je omzet meer dan 500.000 EUR exclusief BTW bedraagt

De dubbele boekhouding volgt het Minimum Algemeen Rekeningenstelsel (MAR) en houdt in:

• Een dagboek per categorie (aankopen, verkopen, financieel, diverse verrichtingen)
• Een grootboek
• Een proefbalans
• Jaarrekeningen (balans + resultatenrekening)
• Neerlegging van de jaarrekening bij de Nationale Bank van Belgie (NBB) voor vennootschappen

Om het MAR in detail te begrijpen, bekijk onze Praktische Gids over het Belgisch Rekeningenstelsel.

---

BTW-verplichtingen voor vrije beroepen

Vrijgestelde beroepen van BTW

Bepaalde vrije beroepen genieten een BTW-vrijstelling voorzien in artikel 44 van het BTW-Wetboek:

Opgelet: sinds de hervorming van 01/01/2022 zijn alleen diensten met een therapeutisch doel vrijgesteld van BTW. Esthetische en comfortprestaties (zoals cosmetische chirurgie zonder medische indicatie) zijn belastbaar aan 21%. Een arts die opleidingen geeft of expertiseverslagen schrijft voor een verzekeringsmaatschappij is eveneens belastingplichtig voor die prestaties.

BTW-vrijstellingsregeling

Als je BTW-plichtig bent en je jaaromzet lager is dan 25.000 EUR exclusief BTW, kun je kiezen voor de BTW-vrijstellingsregeling. Je rekent dan geen BTW aan, maar je kunt ze ook niet aftrekken op je aankopen.

BTW-aangiften

Als je onderworpen bent aan het normale regime:

• Kwartaalaangifte via Intervat (standaard)
• Jaarlijkse klantenlijst van BTW-plichtigen (voor 31 maart)
• Bijhouden van een verkoopfacturenboek en een aankoopfacturenboek

---

[CTA] Sayli past zich aan je vrij beroep aan: ereloonafrekeningen, B2B via PEPPOL, B2C per e-mail. Eenvoudig en conform. Probeer gratis ->

---

Ereloonafrekeningen en facturatie

Ereloonafrekening vs factuur

In de praktijk wordt de term "ereloonafrekening" vaak gebruikt door vrije beroepen, maar juridisch is het een factuur die aan dezelfde regels is onderworpen.

Verplichte vermeldingen

Elke ereloonafrekening / factuur moet bevatten:

1. Factuurdatum
2. Uniek volgnummer
3. Je volledige gegevens (naam, adres, BTW-nr.)
4. Gegevens van de klant (naam, adres, BTW-nr. indien plichtig)
5. Gedetailleerde beschrijving van de prestaties
6. Datum van de prestatie
7. Bedrag exclusief BTW + BTW-tarief + BTW-bedrag + totaal inclusief BTW
8. Betalingsvoorwaarden

Indien BTW-vrijgesteld: voeg de vermelding toe "Vrijgesteld van BTW op grond van artikel 44 van het BTW-Wetboek".

Indien BTW-vrijstellingsregeling: voeg de vermelding toe "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet van toepassing."

Voor een volledige handleiding, bekijk ons artikel Je Eerste Factuur: Handleiding voor Beginners.

Nummering

De nummering moet sequentieel en doorlopend zijn. Geen gaten in de reeks. Voorbeelden van gangbare formaten: 2026-001, HON-20260001 of NDA-2026/001.

---

PEPPOL voor vrije beroepen

De verplichting geldt ook voor vrije beroepen

Sinds 1 januari 2026 moet elke B2B-transactie via het PEPPOL-netwerk verlopen, inclusief de ereloonafrekeningen die vrije beroepen versturen naar andere ondernemingen of professionals.

Bijzonder geval: zorgverstrekkingen aan particulieren

Facturen/ereloonafrekeningen gericht aan particulieren (patienten, niet-BTW-plichtige klanten) zijn niet onderworpen aan de PEPPOL-verplichting. De verplichting betreft alleen B2B-transacties.

Concrete voorbeelden:

• Een kine die een patient factureert -> geen PEPPOL (B2C)
• Een kine die een woonzorgcentrum (onderneming) factureert -> PEPPOL verplicht (B2B)
• Een advocaat die een vennootschap factureert -> PEPPOL verplicht (B2B)
• Een advocaat die een particulier factureert -> geen PEPPOL (B2C)

Hoe conform worden?

Gebruik PEPPOL-compatibele facturatiesoftware. Sayli laat je toe om je ereloonafrekeningen aan te maken en via PEPPOL te versturen in enkele klikken. Je beheert gemakkelijk beide scenario's (B2B via PEPPOL, B2C per e-mail of post). Ontdek Sayli.

---

Bewaring en archivering van documenten

Bewaartermijn

Bewaringsformaat

Sinds de PEPPOL-verplichting worden elektronische facturen in UBL XML-formaat beschouwd als originelen. Je bent niet meer verplicht ze af te drukken of een papieren versie te bewaren.

Voor documenten ontvangen op papier wordt een digitalisering van voldoende kwaliteit aanvaard als bewijs, op voorwaarde dat de vereisten van de FOD Financien worden nageleefd (minimale resolutie, leesbaarheid, integriteit).

Digitale archivering

De digitalisering van de archivering is een echte tijdwinst voor vrije beroepen. De goede praktijken:

• Gebruik een logisch classificatiesysteem (per jaar, per klant)
• Maak regelmatige back-ups (cloud + lokaal)
• Zorg ervoor dat de bestanden leesbaar en niet beschadigd zijn
• Bewaar de metadata (datum, afzender, factuurnummer)

---

[CTA] Beheer je facturatie als vrij beroep zonder complexiteit. Sayli genereert conforme ereloonafrekeningen met automatische PEPPOL-verzending. Start nu ->

---

Specifieke kenmerken per beroep

Advocaten

• BTW: belastingplichtig aan 21% sinds 2014
• Provisie op erelonen: onderworpen aan BTW op het moment van de inning
• Derdenrekening: verplichting om een aparte rekening te houden voor clientengelden (Reglement OVB)
• Beroepsgeheim: de boekhoudkundige documenten moeten de vertrouwelijkheid van de dossiers respecteren

Artsen en gezondheidsprofessionals

• BTW: vrijgesteld voor zorgverstrekkingen
• Getuigschrift voor verstrekte hulp: kan dienen als ereloonafrekening als het de vereiste vermeldingen bevat
• Ontvangsten-uitgaven: terugbetaalde zorg door de ziekenfondsen verloopt vaak via derden (MyCareNet)

Architecten

• BTW: belastingplichtig aan 21%
• Tienjarige aansprakelijkheid: verplichte verzekering (wet Peeters-Borsus)
• Facturen: erelonen worden doorgaans per fase gefactureerd (voorontwerp, vergunning, werf, oplevering)

Accountants en revisoren

• BTW: belastingplichtig aan 21%
• ITAA: onderworpen aan de normen van het Institute for Tax Advisors and Accountants
• Antiwitwas: waakzaamheids- en meldingsplicht bij de CFI

---

Samenwerken met je boekhouder

Zelfs als vrij beroep is de samenwerking met een boekhouder waardevol. De kernpunten:

• Fiscale optimalisatie: aftrek van beroepskosten, keuze van het BTW-regime
• Voorafbetalingen: de boekhouder berekent de optimale bedragen om de belastingverhoging te vermijden
• Boekhoudkundige exports: met Sayli kun je je gegevens in CODA/SODA-formaat rechtstreeks naar je boekhouder exporteren

Bekijk onze gids voor digitale samenwerking met je boekhouder om deze relatie te optimaliseren.

---

FAQ

Moeten vrije beroepen een boekhouding voeren?

Ja, elk vrij beroep dat actief is in Belgie moet een boekhouding voeren. Als eenmanszaak met een omzet < 500.000 EUR volstaat een vereenvoudigde boekhouding. In vennootschap is de dubbele boekhouding verplicht.

Moet een arts factureren via PEPPOL?

Voor zorgverstrekkingen aan particulieren (patienten), nee. Voor B2B-prestaties (medische expertise voor een verzekeringsmaatschappij, opleidingen aan een ziekenhuis...), ja, sinds 1 januari 2026.

Wat is het verschil tussen ereloonafrekening en factuur?

Juridisch is er geen verschil. De "ereloonafrekening" is de gangbare term bij vrije beroepen, maar het is een factuur in de zin van het BTW-Wetboek, onderworpen aan dezelfde verplichte vermeldingen.

Moet ik voorafbetalingen doen?

Ja, het is sterk aanbevolen. Als je onvoldoende voorafbetalingen doet, krijg je een belastingverhoging. Voor aanslagjaar 2026 bedraagt het verhogingspercentage 6,75% van het belastingbedrag dat niet gedekt is door de voorafbetalingen. Dit systeem wordt herzien voor inkomsten 2026 (AJ 2027). Je boekhouder kan de optimale bedragen berekenen.

Kan ik mijn thuiskantoorkosten aftrekken?

Ja, als je een deel van je woning gebruikt voor je beroepsactiviteit, kun je een evenredig deel van de kosten aftrekken (huur, lasten, verzekering, verwarming, elektriciteit, internet). Het evenredig deel wordt doorgaans bepaald op basis van de beroepsoppervlakte ten opzichte van de totale oppervlakte.

Is een advocaat vrijgesteld van BTW en moet hij zich zorgen maken over PEPPOL?

Advocaten zijn niet vrijgesteld van BTW (ze zijn belastingplichtig aan 21% sinds 2014). En ja, de B2B-facturen van advocaten moeten sinds 2026 via PEPPOL verlopen.

---

Voor een volledig overzicht van alle oprichtingsstappen, bekijk onze complete gids om je onderneming op te richten in Belgie.

---

Oefen je een vrij beroep uit en zoek je eenvoudige en PEPPOL-conforme facturatiesoftware? Sayli past zich aan je activiteit aan: ereloonafrekeningen, B2B- en B2C-beheer, boekhoudkundige export. Probeer gratis.

Officiële bronnen

Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:

• Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) — FOD Economie
• Een onderneming oprichten in België — FOD Economie
• RSVZ — sociale zekerheid zelfstandigen — RSVZ
• ITAA — Instituut van fiscale adviseurs en accountants — ITAA

Gerelateerde artikelen

Onderneming Oprichten in Belgie: Complete Gids 2026

22 min

Boekhoudkundige Export CODA/SODA: Gids voor Fiduciaires

9 min

Creditnota Belgie: Model + Complete Gids 2026

6 min