FAQ PEPPOL: 50 Vragen en Antwoorden
50 vragen en antwoorden over PEPPOL in Belgie: verplichting, inschrijving, kosten, techniek, bijzondere gevallen. De meest volledige FAQ in 2026.
Op zoek naar een betrouwbare FAQ PEPPOL? Je bent niet de enige. Sinds elektronische facturatie verplicht is geworden in Belgie op 1 januari 2026, stromen de vragen binnen van overal: zelfstandigen, KMO's, boekhouders, vrije beroepen... iedereen wil begrijpen wat PEPPOL concreet inhoudt.
We hebben de 50 meest gestelde vragen over PEPPOL verzameld en beantwoorden ze op een heldere, korte en jargonvrije manier. Deze FAQ is georganiseerd in 8 thematische secties zodat je snel vindt wat je zoekt.
Voor een volledig overzicht, raadpleeg onze complete gids PEPPOL Belgie 2026.
Sectie 1: De basis van PEPPOL
1. Wat is PEPPOL precies?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een beveiligd digitaal netwerk waarmee bedrijven elektronische facturen gestandaardiseerd kunnen uitwisselen. Denk aan een digitaal postsysteem voor facturen. Voor een volledige uitleg, bekijk ons artikel PEPPOL: wat is het?.
2. Wat is het verschil tussen PEPPOL en een PDF-factuur?
Een PDF is een digitale afbeelding van een factuur die alleen door een mens gelezen kan worden. Een PEPPOL-factuur is een gestructureerd bestand (UBL XML) waarin elk gegeven (bedrag, BTW, datum, klant) duidelijk gelabeld en automatisch verwerkbaar is door software. Het is het verschil tussen een foto van tekst en een Word-bestand.
3. Wie beheert PEPPOL?
PEPPOL wordt beheerd door OpenPEPPOL, een internationale organisatie zonder winstoogmerk gevestigd in Brussel. Ze definieert de technische standaarden, certificeert de Access Points en houdt toezicht op het netwerk.
4. Hoeveel landen gebruiken PEPPOL?
Meer dan 45 lidstaten en een netwerk dat meer dan 65 landen bereikt wereldwijd gebruiken PEPPOL, waaronder vrijwel alle landen van de Europese Unie, Australie, Nieuw-Zeeland en Singapore.
5. Zijn PEPPOL en UBL hetzelfde?
Nee. UBL (Universal Business Language) is het formaat van de factuur (de "taal"). PEPPOL is het netwerk dat deze factuur transporteert. UBL is de inhoud van de envelop, PEPPOL is de postdienst die ze bezorgt.
6. Wat is een PEPPOL Access Point?
Een Access Point is een door OpenPEPPOL gecertificeerde dienstverlener die als tussenpersoon dient tussen je bedrijf en het PEPPOL-netwerk. Het is je "digitaal postkantoor": het verstuurt en ontvangt je facturen namens jou. Je facturatiesoftware verbindt met een Access Point, vaak op een transparante manier.
7. Betreft PEPPOL alleen facturen?
PEPPOL kan ook andere commerciele documenten transporteren (bestelbonnen, creditnota's, betalingsberichten), maar in Belgie betreft de wettelijke verplichting voornamelijk facturen en creditnota's tussen bedrijven.
Sectie 2: De wettelijke verplichting in Belgie
8. Sinds wanneer is PEPPOL verplicht in Belgie?
Sinds 1 januari 2026 voor alle B2B-transacties tussen BTW-plichtige bedrijven. De B2G-verplichting (bedrijven naar overheidsdiensten) was al van kracht sinds 1 maart 2024 voor overheidsopdrachten van meer dan 3.000 EUR excl. BTW.
9. Wat is de wettelijke basis van de PEPPOL-verplichting?
De wet van 6 februari 2024, die artikel 53, §2bis invoegt in het Belgische BTW-Wetboek. Deze wet zet de doelstellingen om van de Europese richtlijn 2014/55/EU over elektronische facturatie.
10. Wie valt onder de PEPPOL-verplichting in B2B?
Alle BTW-plichtige bedrijven in Belgie die factureren aan andere Belgische BTW-plichtige bedrijven. Dit omvat zelfstandigen, KMO's, grote bedrijven, vrije beroepen en vennootschappen van elke rechtsvorm.
11. Zijn zelfstandigen in bijberoep betrokken?
Dat hangt ervan af. Als je BTW-plichtig bent (buiten vrijstelling) en bedrijven factureert (B2B), ja. Als je geniet van de BTW-vrijstelling (omzet < 25.000 EUR), ben je voorlopig niet onderworpen aan de verplichting.
Lees het volledige artikel: PEPPOL en zelfstandige in bijberoep.
12. Zijn vrije beroepen betrokken?
Ja. Advocaten, artsen, architecten, boekhouders, kinesitherapeuten... zodra ze BTW-plichtig zijn en andere bedrijven factureren, zijn ze onderworpen aan de PEPPOL-verplichting.
13. Betreft de verplichting ook B2C-facturen?
Nee. Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder de huidige PEPPOL-verplichting. Je kunt PDF's of papieren facturen blijven sturen naar je particuliere klanten.
14. En facturen naar het buitenland?
De Belgische verplichting betreft B2B-transacties tussen Belgische bedrijven. Facturen naar buitenlandse klanten vallen niet onder de Belgische PEPPOL-verplichting, maar als je buitenlandse klant op PEPPOL zit, kun je hem uiteraard een factuur via het netwerk sturen.
15. Is er een tolerantieperiode?
Ja. De FOD Financien heeft een pedagogische aanpak aangekondigd tijdens het eerste kwartaal van 2026 (januari-maart). Tijdens deze periode lopen bedrijven die nog niet conform zijn geen risico op onmiddellijke sancties. Vanaf april 2026 kunnen controles en sancties worden toegepast.
Lees het volledige artikel: Boetes PEPPOL Belgie 2026.
16. Zijn VZW's betrokken?
Alleen als ze BTW-plichtig zijn en andere BTW-plichtige bedrijven factureren. De meeste VZW's die geen commerciele activiteit uitoefenen, zijn niet betrokken.
17. Zijn BTW-vrijgestelden vrijgesteld?
Ja. Bedrijven onder het BTW-vrijstellingsregime (jaaromzet < 25.000 EUR exclusief BTW) zijn niet onderworpen aan de PEPPOL-verplichting in B2B. Maar let op: als je de drempel overschrijdt, wordt de verplichting van kracht.
[CTA] Sayli verbindt je automatisch met het PEPPOL-netwerk. PEPPOL-registratie, verzending en ontvangst inbegrepen. Gratis proberen ->
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Sectie 3: Het PEPPOL-ID
18. Wat is een PEPPOL-ID?
Het is een uniek nummer dat je bedrijf identificeert op het PEPPOL-netwerk. In Belgie is het gebaseerd op je KBO-nummer en volgt het het formaat 0208:BE0XXXXXXXXX.
19. Hoe is mijn PEPPOL-ID opgebouwd?
Het bestaat uit het scheme ID (0208 voor Belgie) gevolgd door je KBO-ondernemingsnummer zonder punten of spaties. Voorbeeld: KBO-nummer BE 0456.789.123 geeft PEPPOL-ID 0208:BE0456789123.
Lees het volledige artikel: PEPPOL en KBO-nummer in Belgie.
20. Wat betekent de code "0208"?
Het is het scheme ID toegekend door OpenPEPPOL aan het Belgische identificatiesysteem (KBO-ondernemingsnummer). Elk land heeft zijn eigen code: 0106 voor Nederland, 0009 voor Frankrijk, enz.
21. Moet ik een PEPPOL-ID aanvragen bij de FOD Financien?
Nee. De PEPPOL-inschrijving verloopt niet via de FOD Financien. Het is je facturatiesoftware (via zijn Access Point) die automatisch je PEPPOL-ID registreert op basis van je KBO-nummer.
22. Waar kan ik controleren of mijn bedrijf op PEPPOL ingeschreven is?
Op de PEPPOL Directory (directory.peppol.eu). Zoek je ID op in het formaat 0208:BE0XXXXXXXXX. Als je bedrijf verschijnt, ben je ingeschreven.
23. Kan ik meerdere PEPPOL-ID's hebben?
In principe een enkel PEPPOL-ID per ondernemingsnummer. Als je meerdere juridische entiteiten hebt (meerdere KBO-nummers), heeft elk zijn eigen ID. Maar eenzelfde bedrijf heeft maar een PEPPOL-ID, zelfs met meerdere vestigingen.
24. Verandert mijn PEPPOL-ID als ik verhuis?
Nee. Je PEPPOL-ID is gekoppeld aan je KBO-nummer, dat niet verandert bij een verhuizing. Alleen wijzigingen in de juridische structuur (omvorming naar vennootschap, doorhaling) beinvloeden het KBO-nummer en dus het PEPPOL-ID.
Sectie 4: Technische vragen
25. Wat is het UBL XML-formaat?
UBL (Universal Business Language) is een internationale standaard voor commerciele documenten. Het XML-formaat betekent dat elk gegeven van de factuur (bedrag, BTW, datum, klant) duidelijk gemarkeerd en verwerkbaar is door software. Het is een gestructureerd tekstbestand, in tegenstelling tot PDF dat een afbeelding is.
26. Moet ik XML begrijpen om PEPPOL te gebruiken?
Absoluut niet. Je facturatiesoftware beheert de omzetting automatisch. Je maakt je factuur normaal aan (klant, prestaties, bedragen) en de software zorgt voor de omzetting naar UBL XML en de verzending via PEPPOL. Je ziet nooit de XML-code.
27. Hoe ontvangt de ontvanger mijn PEPPOL-factuur?
Je factuur wordt verstuurd door je Access Point naar het Access Point van de ontvanger, dat ze aflevert in de facturatie- of boekhoudsoftware van je klant. Je klant ontvangt ze als een kant-en-klaar te verwerken factuur, zonder handmatige invoer.
28. Wat als mijn klant nog niet op PEPPOL zit?
Als je klant niet op PEPPOL ingeschreven is, kan de factuur niet via het netwerk afgeleverd worden. In dat geval kan de factuur, afhankelijk van je software, via een alternatief kanaal worden verstuurd (e-mail met PDF). Maar let op: jij en je klant zijn allebei verplicht conform te zijn.
29. Werkt PEPPOL met alle facturatiesoftware?
Nee. Alleen software die verbonden is met een gecertificeerd PEPPOL Access Point kan via het PEPPOL-netwerk versturen en ontvangen. Controleer of je huidige software compatibel is, of stap over naar compatibele software.
30. Is mijn huidige software PEPPOL-compatibel?
Controleer de kenmerken van je software: als het "PEPPOL", "UBL XML", "e-invoicing" en/of "gecertificeerd Access Point" vermeldt, is het waarschijnlijk compatibel. Contacteer bij twijfel de uitgever van de software of raadpleeg de website van OpenPEPPOL.
31. Kan ik Excel of Word gebruiken voor mijn facturen en ze via PEPPOL versturen?
Nee. Excel en Word kunnen geen facturen in UBL XML-formaat produceren, noch verbinding maken met het PEPPOL-netwerk. Je hebt compatibele facturatiesoftware nodig.
32. Kan een PEPPOL-factuur een afbeelding of logo bevatten?
Het UBL XML-bestand bevat geen afbeeldingen. Sommige software maakt het echter mogelijk een visuele PDF als bijlage toe te voegen aan de PEPPOL-factuur. Je klant ontvangt dan het gestructureerde bestand (voor automatische verwerking) en een PDF (voor visuele raadpleging).
33. Is PEPPOL veilig?
Ja. Het PEPPOL-netwerk gebruikt end-to-end encryptie en digitale certificaten voor elk Access Point. Gegevens transiteren uitsluitend tussen door OpenPEPPOL gecertificeerde dienstverleners. Dat is aanzienlijk veiliger dan een klassieke e-mail.
Op zoek naar eenvoudige en PEPPOL-compatibele facturatiesoftware? Sayli is ontworpen voor Belgische KMO's en zelfstandigen. Inschrijving in 2 minuten, automatisch PEPPOL-ID, facturen versturen en ontvangen in enkele klikken. Probeer Sayli gratis.
Sectie 5: De kosten van PEPPOL
34. Is PEPPOL gratis?
Het PEPPOL-netwerk zelf is gratis: er zijn geen "inschrijvingskosten" te betalen aan OpenPEPPOL. Je hebt echter compatibele facturatiesoftware en een Access Point nodig, wat doorgaans een abonnement inhoudt. De prijzen varieren van 0 EUR (gratis overheidsoplossingen) tot 50 EUR/maand (volledige software).
35. Hoeveel kost PEPPOL-compatibele facturatiesoftware?
De meest betaalbare oplossingen voor zelfstandigen en kleine KMO's beginnen vanaf 9-15 EUR/maand. Completere oplossingen (ERP, geintegreerde boekhouding) gaan van 25 tot 50 EUR/maand.
36. Bestaan er gratis oplossingen voor PEPPOL?
Ja. De Belgische overheid stelt het Hermes-platform beschikbaar waarmee je gratis PEPPOL-facturen kunt versturen en ontvangen. Hermes is echter een handmatige oplossing (je moet elke factuur invoeren) en is niet geschikt als je meer dan een paar facturen per maand verstuurt.
37. Zijn er kosten per verstuurde factuur?
Dat hangt af van je software. Sommige omvatten onbeperkt versturen in het abonnement. Andere rekenen kosten per PEPPOL-factuur aan (doorgaans tussen 0,10 en 0,50 EUR per factuur). Controleer het tariefmodel voor je je vastlegt.
38. Geldt de fiscale aftrek van 120% voor PEPPOL-kosten?
Ja. Alle kosten verbonden aan gestructureerde elektronische facturatie via PEPPOL (software-abonnement, Access Point-kosten, opstartkosten) zijn aftrekbaar aan 120% van je belastbaar inkomen. Voor software van 150 EUR/jaar trek je 180 EUR af.
Lees het volledige artikel: Fiscale aftrek 120% voor facturatiesoftware.
39. Kan mijn boekhouder de PEPPOL-kosten integreren in zijn honoraria?
Ja, sommige boekhouders en boekhoudkantoren nemen het PEPPOL-versturen en -ontvangen op in hun diensten. In dat geval zijn de boekhoudkundige honoraria verbonden aan elektronische facturatie ook aftrekbaar aan 120%.
[CTA] Stap over naar PEPPOL-facturatie in enkele minuten met Sayli. Eenvoudig, conform, aftrekbaar aan 120%. Start nu ->
Sectie 6: De migratie naar PEPPOL
40. Hoelang duurt het om naar PEPPOL over te stappen?
Voor een zelfstandige of kleine KMO kan de overstap in minder dan een uur: inschrijving op compatibele software (5 minuten), configuratie van je gegevens (10 minuten), eerste testfactuur (5 minuten). Voor bedrijven met een bestaand ERP kan de integratie enkele dagen tot weken duren.
41. Moet ik van facturatiesoftware veranderen?
Niet noodzakelijk. Als je huidige software al PEPPOL-compatibel is, hoef je niets te veranderen. Zo niet, heb je twee opties: (1) migreren naar nieuwe compatibele software, of (2) een aanvullende module of apart Access Point gebruiken naast je huidige software.
42. Kan ik parallel nog PDF's blijven sturen?
Voor B2B-facturen tussen Belgische bedrijven is de PEPPOL-factuur (UBL XML) verplicht. Niets belet je echter om ook een PDF als visueel complement te sturen. Voor B2C-facturen blijft de PDF perfect geldig.
43. Wat met mijn oude niet-PEPPOL facturen?
Je oude facturen (van voor 2026) blijven geldig zoals ze zijn. Je hoeft ze niet retroactief naar PEPPOL-formaat om te zetten. De verplichting geldt alleen voor facturen uitgegeven vanaf 1 januari 2026.
44. Verandert mijn factuurnummering met PEPPOL?
Nee. Je factuurnummering blijft de jouwe. PEPPOL wijzigt je nummeringssysteem niet. Je gaat verder met hetzelfde volgnummer als voorheen.
45. Moet ik mijn klanten informeren dat ik overstap naar PEPPOL?
Het is geen wettelijke verplichting, maar het is een goede praktijk. Je klanten moeten sowieso op PEPPOL ingeschreven zijn om je facturen te ontvangen. Een eenvoudige e-mail om hen te waarschuwen volstaat.
Sectie 7: Bijzondere gevallen
46. Ik ben arts en mijn patienten zijn particulieren. Ben ik betrokken?
Als al je facturen naar particulieren gaan (B2C), ben je niet onderworpen aan de PEPPOL-verplichting. Als je echter ook factureert aan ziekenhuizen, mutualiteiten, bedrijven of overheidsdiensten (B2B/B2G), moeten die facturen via PEPPOL.
47. Ik ben landbouwer onder het forfaitaire regime. Geldt PEPPOL voor mij?
Het forfaitaire landbouwregime geniet specifieke BTW-regels. Als je onderworpen bent aan het forfaitaire landbouwregime en geen BTW-aangifte indient, is de PEPPOL-verplichting niet op dezelfde manier van toepassing. Raadpleeg je boekhouder om je situatie te bevestigen.
48. Ik factureer via een platform (Uber, Deliveroo, enz.). Moet ik PEPPOL gebruiken?
Als het platform in jouw naam factureert (zoals vaak het geval is), is het platform verantwoordelijk voor de uitgifte van de factuur. Controleer bij het platform of het al facturen via PEPPOL uitgeeft. Als je zelf daarnaast facturen uitreikt, moeten die conform zijn.
49. Ik heb een bedrijf in Belgie maar factureer voornamelijk naar het buitenland. Ben ik betrokken?
De Belgische PEPPOL-verplichting betreft B2B-transacties tussen in Belgie gevestigde bedrijven. Als je voornamelijk buitenlandse klanten factureert, zijn alleen je facturen naar Belgische BTW-plichtige klanten onderworpen aan de verplichting. Maar aangezien PEPPOL een internationaal netwerk is, kun je het ook gebruiken voor je buitenlandse klanten die op het netwerk zitten.
50. Ik ben een start-up die net is opgericht. Waar begin ik?
Je hebt geluk: je begint vanuit nul, dus je hebt geen migratie te beheren. Hier is je actieplan:
- Schrijf je bedrijf in bij de KBO (als dat nog niet gedaan is)
- Kies vanaf het begin PEPPOL-compatibele facturatiesoftware
- Je PEPPOL-ID wordt automatisch aangemaakt
- Je bent onmiddellijk conform en profiteert van de 120% fiscale aftrek
Om alles te weten over wat er veranderd is in 2026, raadpleeg: PEPPOL Belgie 2026: wat verandert er.
Sectie 8: De toekomst van PEPPOL
Bonus: 5 vragen over de toekomst
Gaat PEPPOL verder evolueren dan alleen facturen?
Ja. OpenPEPPOL werkt aan de uitbreiding van het netwerk naar andere documenten: bestelbonnen, leveringsbonnen, elektronische catalogi, betalingsberichten. Op termijn zou PEPPOL de standaard kunnen worden voor alle B2B-handelsuitwisselingen in Europa.
Wordt elektronische facturatie overal in Europa verplicht?
Dat is de trend. Het ViDA (VAT in the Digital Age)-initiatief van de Europese Commissie beoogt de veralgemeende verplichting van elektronische facturatie in de hele EU tegen 2028-2030. Belgie behoort tot de pioniers samen met Italie, Polen en Roemenie.
Gaat PEPPOL de BTW-aangifte vervangen?
Op termijn is dat mogelijk. Een van de doelstellingen van ViDA is realtime rapportering: elke via PEPPOL verstuurde factuur zou automatisch aan de fiscale autoriteiten worden meegedeeld, waardoor de periodieke BTW-aangifte overbodig wordt. Dit scenario bevindt zich nog op de horizon 2028-2030.
Gaan papieren facturen volledig verdwijnen?
Voor B2B tussen Belgische bedrijven zijn papieren facturen en PDF's per e-mail al achterhaald sinds 1 januari 2026 (ook al loopt er een tolerantieperiode). Voor B2C blijven papieren facturen en PDF's voorlopig toegestaan.
Gaat PEPPOL zich uitbreiden buiten Europa?
Dat is al het geval. Australie, Nieuw-Zeeland, Singapore en Japan gebruiken al PEPPOL. Het netwerk blijft zich elk jaar uitbreiden naar nieuwe landen. Op termijn zou PEPPOL de wereldwijde standaard kunnen worden voor B2B-handelsuitwisselingen.
Heb je nog vragen? Ons team staat klaar om je te begeleiden bij je PEPPOL-overgang. Met Sayli ben je in enkele minuten conform en profiteer je van de 120% fiscale aftrek. Maak gratis je account aan.
Nuttige bronnen
Om dieper in te gaan op elk onderwerp, hier zijn onze gedetailleerde gidsen:
- PEPPOL Belgie 2026: De Complete Gids -- De meest volledige referentie
- PEPPOL wat is het? Eenvoudige uitleg -- Voor beginners
- PEPPOL-ID Belgie -- Hoe het te verkrijgen in 5 stappen
- PEPPOL en KBO-nummer -- De link tussen KBO en PEPPOL
- PEPPOL en zelfstandige in bijberoep -- Specifiek voor bijberoep
- Fiscale aftrek 120% -- Het fiscale voordeel in detail
- Boetes PEPPOL Belgie -- De sancties en hoe ze te vermijden
- Wat verandert er in 2026 -- De concrete veranderingen voor KMO's
- Elektronische facturatie Belgie -- De volledige gids voor e-facturatie
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Klaar voor PEPPOL?
Sayli verbindt je met het PEPPOL-netwerk in 2 minuten. Conforme en geautomatiseerde facturatie.