PEPPOL 2026 in Belgie: Kalender en Belangrijkste Wijzigingen
PEPPOL 2026: volledige kalender van wijzigingen in Belgie. Van B2G maart 2024 tot B2B januari 2026, tolerantieperiode en sancties vanaf april 2026.
Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via PEPPOL verplicht geworden voor alle B2B-transacties in Belgie. Deze verplichting, vastgelegd in de wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het BTW-Wetboek (artikel 53, §2bis), geldt voor alle BTW-plichtige bedrijven, van grote ondernemingen tot zelfstandigen in eigen naam. Als je een KMO leidt, een adviesbureau runt of actief bent als zelfstandige in bijberoep, ben je betrokken. Gedaan met de PDF-facturen per e-mail tussen bedrijven: plaats voor het gestructureerde UBL XML-formaat verstuurd via het PEPPOL-netwerk. Geen paniek, deze gids legt je precies uit wat er veranderd is, wat hetzelfde blijft, en hoe je je kunt aanpassen zonder stress.
De volledige tijdlijn: van 2024 tot vandaag
Om goed te begrijpen waar we staan, laten we de belangrijkste stappen van de elektronische facturatie in Belgie overlopen.
1 maart 2024: PEPPOL verplicht voor B2G. Sinds 1 maart 2024 zijn bedrijven die factureren aan Belgische overheidsdiensten (gemeenten, FOD, Gewesten...) voor overheidsopdrachten van meer dan 3.000 EUR excl. BTW al verplicht PEPPOL te gebruiken. Als je met de publieke sector werkt, ken je het systeem dus al.
1 januari 2026: PEPPOL verplicht voor B2B. Dit is de grote verandering. Alle facturen tussen BTW-plichtige bedrijven in Belgie moeten voortaan via het PEPPOL-netwerk transiteren. De wet van 6 februari 2024 heeft deze datum vastgelegd en die is effectief in werking getreden.
Q1 2026: Tolerantieperiode. De FOD Financien heeft een tolerantieperiode aangekondigd tijdens het eerste kwartaal van 2026. Concreet lopen bedrijven die nog niet klaar zijn geen risico op onmiddellijke sancties. Het is nu het moment om in actie te komen als dat nog niet gedaan is.
Vanaf april 2026: Strikte toepassing. Vanaf het tweede kwartaal zijn de controles effectief en kunnen sancties worden toegepast. Niet-conforme bedrijven riskeren boetes tot 5.000 EUR per overtreding.
Wat PEPPOL concreet verandert aan je facturatie
Laten we overgaan tot de praktische veranderingen. Dit is wat er anders is sinds 1 januari 2026.
Het einde van PDF-facturen per e-mail tussen bedrijven
Dit is wellicht de meest zichtbare verandering. Voorheen kon je een factuur in PDF aanmaken, aan een e-mail hangen en naar je klant sturen. Deze methode is niet meer conform voor B2B-transacties tussen Belgische bedrijven. De PDF is geen gestructureerd formaat: een computer kan de gegevens die het bevat niet automatisch lezen (bedrag, BTW, klantreferentie...).
Een verplicht gestructureerd formaat: UBL XML
Je facturen moeten voortaan worden uitgegeven in UBL XML-formaat (Universal Business Language). Dit gestandaardiseerde formaat stelt boekhoudsoftware in staat facturen automatisch te lezen, verwerken en archiveren. Je hoeft XML niet te begrijpen: je facturatiesoftware doet dat voor je.
Het PEPPOL-netwerk als verzendkanaal
PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) is een beveiligd netwerk, beheerd door de internationale organisatie OpenPEPPOL, dat bedrijven met elkaar verbindt. In plaats van je factuur per e-mail te versturen, stuurt je software ze via een gecertificeerd PEPPOL Access Point. Het systeem werkt als een digitaal postsysteem: je software verstuurt de factuur naar een toegangspunt, dat ze doorstuurt naar het toegangspunt van de ontvanger, dat ze aflevert in zijn boekhoudsoftware.
Een unieke identificatie: je PEPPOL-ID
Elk Belgisch bedrijf wordt op het PEPPOL-netwerk geidentificeerd door een PEPPOL-ID gebaseerd op zijn KBO-nummer (Kruispuntbank van Ondernemingen). Het formaat is: 0208:BE0XXX.XXX.XXX. Dit nummer maakt het mogelijk je op unieke wijze te identificeren op het netwerk en elektronische facturen te ontvangen. Het is een beetje als je telefoonnummer op een telecomnetwerk.
[CTA] Je kunt je PEPPOL-ID in enkele minuten verkrijgen rechtstreeks vanuit Sayli. Wij regelen de registratie op het PEPPOL-netwerk voor je. Probeer gratis ->
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Wie valt onder de PEPPOL-verplichting in 2026?
Het korte antwoord: praktisch iedereen in B2B.
- Alle BTW-plichtige bedrijven in Belgie: BV, NV, CV, VOF... ongeacht de rechtsvorm.
- Zelfstandigen in eigen naam: consultant, freelancer, ambachtsman... je bent betrokken.
- Zelfstandigen in bijberoep: zelfs als je weinig factureert, moeten je B2B-facturen via PEPPOL.
- Micro-ondernemingen: er is geen vrijstelling op basis van omzet.
- Vrije beroepen: advocaten, architecten, artsen (voor hun BTW-plichtige prestaties)... zij vallen eronder.
De uitzondering: B2C
Facturen aan particulieren (B2C) vallen niet onder de verplichting. Je kunt PDF-facturen, papier of elk ander middel blijven gebruiken voor je klanten die niet BTW-plichtig zijn. Alleen transacties tussen bedrijven (B2B) vallen onder de verplichting.
Wat verandert NIET met PEPPOL
Goed nieuws: niet alles wordt overhoop gegooid. Dit blijft precies hetzelfde.
- De inhoud van de factuur: de verplichte vermeldingen blijven identiek (factuurnummer, datum, identificatie van de partijen, beschrijving van de goederen/diensten, bedrag exclusief BTW, BTW-tarief en -bedrag, totaalbedrag inclusief BTW...). PEPPOL verandert het formaat en het verzendkanaal, niet de inhoud.
- De betalingstermijnen: de wetgeving over betalingstermijnen tussen bedrijven (standaard 30 dagen in Belgie) is niet veranderd.
- De B2C-facturen: zoals hierboven vermeld, blijven je facturen aan particulieren vrij van formaat.
- Creditnota's: die volgen dezelfde logica als facturen, voortaan in gestructureerd formaat via PEPPOL.
- Je fiscale verplichtingen: BTW-aangiften, klantenlijsting, Intervat... daar verandert niets.
Hoe je je kunt voorbereiden (zelfs als je te laat bent)
De tolerantieperiode van Q1 2026 loopt ten einde. Hier zijn de vier stappen om snel conform te worden.
1. Kies gecertificeerde PEPPOL-facturatiesoftware
Dit is de eerste en belangrijkste stap. Je software moet verbonden zijn met het PEPPOL-netwerk via een gecertificeerd Access Point. Het moet facturen in UBL XML-formaat kunnen uitgeven en ontvangen.
Goed om te weten: de wet van 6 februari 2024 voorziet een verhoogde fiscale aftrek van 120% voor investeringen in elektronische facturatiesoftware, van toepassing voor de aanslagjaren 2025 tot 2028 (inkomsten 2024 tot 2027). Concreet: als je 100 EUR jaarabonnement betaalt, kun je 120 EUR aftrekken van je belastingen. Het is het moment om over te stappen op een aangepast hulpmiddel.
[CTA] Met Sayli ben je meteen PEPPOL-conform. Het versturen en ontvangen van elektronische facturen is geintegreerd, zonder technische configuratie. Ontdek Sayli gratis ->
2. Verkrijg je PEPPOL-ID
Als je software zoals Sayli gebruikt, wordt de registratie van je PEPPOL-ID vaak automatisch gedaan. Anders kun je het verkrijgen via je Access Point of het handmatig doen. Je PEPPOL-ID is gebaseerd op je KBO-nummer, je hebt dus geen zware administratieve procedure nodig.
3. Informeer je klanten en leveranciers
Breng je handelspartners op de hoogte dat je overschakelt naar PEPPOL-facturatie. Vraag hen hun PEPPOL-ID. Als sommige van je leveranciers nog niet conform zijn, wijs hen dan op de verplichting: het is ook in hun belang om sancties te vermijden vanaf april.
4. Test het versturen en ontvangen
Stuur voor je volledig overschakelt een testfactuur naar een partner of gebruik de PEPPOL-testomgeving. Controleer of de factuur correct aankomt, of de gegevens leesbaar zijn en of je leverancier ze in zijn software kan verwerken.
PEPPOL Belgie 2026: een voordeel, niet alleen een verplichting
Naast de wettelijke beperking brengt PEPPOL concrete voordelen voor je bedrijf.
- Tijdwinst: geen facturen meer handmatig in te voeren. De gegevens worden automatisch gelezen door de boekhoudsoftware.
- Minder fouten: gestructureerde formaten elimineren invoerfouten, onleesbare facturen en dubbels.
- Snellere betalingen: studies tonen aan dat elektronische facturatie de betalingstermijnen met gemiddeld 5 tot 10 dagen verkort.
- Traceerbaarheid: je weet exact of je factuur ontvangen en verwerkt is.
- Lagere kosten: geen afdrukken meer, geen postzending, minder administratieve tijd.
- Fiscaal voordeel: vergeet de 120% aftrek voor digitale facturatiesoftware niet.
[CTA] Kom in actie: maak gratis je Sayli-account aan en verstuur je eerste PEPPOL-factuur in minder dan 5 minuten. Beginnen ->
FAQ: PEPPOL Belgie 2026
Is PEPPOL verplicht voor alle zelfstandigen in Belgie?
Ja. Sinds 1 januari 2026 moeten alle BTW-plichtige zelfstandigen B2B-facturen uitreiken en ontvangen via het PEPPOL-netwerk, inclusief zelfstandigen in eigen naam en zelfstandigen in bijberoep.
Kan ik nog PDF-facturen naar mijn klanten sturen?
Voor B2C-facturen (aan particulieren), ja. Voor B2B-facturen (tussen bedrijven), nee: het gestructureerde UBL XML-formaat via PEPPOL is voortaan verplicht.
Hoe verkrijg ik mijn Belgisch PEPPOL-ID?
Je PEPPOL-ID is gebaseerd op je KBO-nummer. Het formaat is 0208:BE0XXX.XXX.XXX. Je kunt het verkrijgen via gecertificeerde software zoals Sayli, die de registratie automatisch regelt.
Wat zijn de sancties als ik niet conform ben?
De FOD Financien biedt een tolerantieperiode in Q1 2026. Vanaf april 2026 kunnen boetes tot 5.000 EUR per overtreding worden opgelegd.
Hoeveel kost het om PEPPOL-conform te worden?
Met software zoals Sayli is PEPPOL-facturatie inbegrepen in het abonnement. Bovendien geniet je van een fiscale aftrek van 120% op de kosten van de software.
Wat is het verschil tussen PEPPOL en een PDF-factuur?
Een PDF-factuur is een ongestructureerd visueel document: een computer kan de gegevens niet automatisch lezen. Een PEPPOL-factuur is in UBL XML-formaat, een gestructureerd formaat dat door machines leesbaar is, verstuurd via een beveiligd netwerk.
Vallen B2C-facturen onder PEPPOL?
Nee. De PEPPOL-verplichting betreft alleen B2B-transacties tussen BTW-plichtige bedrijven. Facturen aan particulieren blijven vrij van formaat.
Kan mijn boekhouder PEPPOL voor mij beheren?
Je boekhouder kan je helpen bij het kiezen van conforme software en het instellen van je PEPPOL-ID. Het is echter je bedrijf dat de facturen via het netwerk moet uitreiken en ontvangen. Goede software maakt dit heel eenvoudig.
Dit artikel maakt deel uit van onze complete gids over PEPPOL in Belgie. Raadpleeg ook onze artikelen over hoe je je PEPPOL-ID in 5 stappen verkrijgt en de boetes voor PEPPOL in Belgie.
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Klaar voor PEPPOL?
Sayli verbindt je met het PEPPOL-netwerk in 2 minuten. Conforme en geautomatiseerde facturatie.