E-factuur overheidsopdrachten via Mercurius (2026)

In het kort: om te factureren aan een Belgische overheid (B2G) loopt je elektronische factuur via Mercurius, het federale platform van de FOD BOSA dat de facturen aan alle overheidsdiensten bezorgt. Je bereikt het op twee manieren: automatisch via Peppol (je software verstuurt, het komt in Mercurius terecht), of manueel via het gratis Mercurius-portaal. Je ID blijft 0208: + je KBO-nummer.

Veel zelfstandigen ontdekken Peppol pas met de B2B-verplichting van 1 januari 2026. Maar voor de overheidssector is e-facturatie al veel langer verplicht: win je een overheidsopdracht, dan moet je een gestructureerde elektronische factuur sturen, geen pdf per e-mail. Dit artikel legt uit wat Mercurius is, hoe het samenwerkt met Peppol, sinds wanneer de verplichting geldt, en het concrete verschil tussen factureren aan een overheid (B2G) en aan een onderneming (B2B).

Samengevat: factureren aan een Belgische overheid

1. Mercurius is de officiële « brievenbus » van de Belgische overheden voor elektronische facturen, beheerd door de FOD BOSA.
2. Overheden moeten e-facturen ontvangen sinds april 2019; aan verzenderskant kwam de verplichting om te versturen in fasen, tot > 3.000 € excl. btw sinds 1 maart 2024.
3. Twee manieren om te versturen: via Peppol (je facturatiesoftware, automatisch) of het Mercurius-portaal (gratis manuele invoer, voor de zeldzame factuur).
4. Je adresseert de overheid met haar KBO-nummer (0208: + KBO), net als een B2B-klant.
5. B2G loopt via Mercurius, B2B loopt niet via Mercurius (rechtstreekse uitwisseling van Access Point naar Access Point).

---

Wat is het Mercurius-platform?

Mercurius is het federale Belgische platform waarlangs alle overheden — Staat, Gewesten, Gemeenschappen, gemeenten, OCMW's, intercommunales — hun elektronische facturen ontvangen. Beheerd door de FOD BOSA, fungeert het als nationale relais tussen het Peppol-netwerk en de overheden: het is de unieke « brievenbus » van de publieke sector voor e-facturatie.

Concreet verbindt een overheid zich niet met vijftig aparte leveranciers: ze koppelt haar boekhoudsoftware aan Mercurius, en alle facturen die voor haar bestemd zijn, komen daar binnen in een gestructureerd standaardformaat (UBL, Europese norm EN 16931). Mercurius is rechtstreeks verbonden met het pan-Europese Peppol-netwerk. Komt je factuur via Peppol binnen, dan ontvangt Mercurius ze en legt ze in de bus van de betrokken overheidsentiteit, en stuurt de bevestigingen terug naar jouw Access Point. De FOD BOSA is ook de officiële Peppol Authority voor België — de instantie die het geheel aanstuurt.

Moet je Mercurius OF Peppol gebruiken om aan de overheid te factureren?

Het zijn geen concurrerende opties: Mercurius en Peppol werken samen. Peppol is het transportnetwerk (de « leidingen »); Mercurius is het aankomstpunt aan overheidszijde. In de overgrote meerderheid van de gevallen verstuur je via Peppol vanuit je facturatiesoftware, en komt de factuur automatisch in Mercurius terecht. Aan de Mercurius-kant hoef je niets speciaals te doen.

Dit is de meest voorkomende verwarring. Velen denken dat ze voor elke overheidsfactuur « naar Mercurius moeten ». Fout: is je software aangesloten op Peppol, dan verloopt de routering tot in Mercurius transparant. Het manuele Mercurius-portaal is enkel nuttig als je geen op Peppol aangesloten software hebt en zelden aan de overheid factureert. Let op: een pdf per e-mail telt niet als elektronische factuur — de overheid mag ze weigeren. Om de leidingen van het netwerk te begrijpen, zie onze gids aansluiten op het Peppol-netwerk.

Sinds wanneer is e-facturatie verplicht voor overheidsopdrachten?

Belgische overheden moeten elektronische facturen kunnen ontvangen sinds april 2019. Aan leverancierszijde kwam de verplichting om een e-factuur te versturen in fasen, afhankelijk van het bedrag van de opdracht: eerst de grote opdrachten, dan de kleinere. Sinds 1 maart 2024 geldt ze voor alle overheidsopdrachten met een bedrag boven 3.000 € excl. btw.

De B2G-kalender ging jaren vooraf aan de B2B-verplichting (1 januari 2026). Ze volgt uit de Europese richtlijn 2014/55/EU, in België omgezet via een gefaseerde kalender per drempel.

Met andere woorden: zodra je een bedrag boven 3.000 € excl. btw factureert aan een aanbestedende overheid, is de gestructureerde e-factuur verplicht. En nu B2B sinds 2026 verplicht is, wordt de gestructureerde factuur sowieso overal de norm. Voor de volledige Peppol-timeline, zie wat er verandert met Peppol in 2026.

[CTA] Werk je met gemeenten, FOD's of OCMW's? Sayli sluit je aan op Peppol en bezorgt je facturen tot in Mercurius, zonder handwerk. Maak je account in 2 minuten →

B2G of B2B: wat is het verschil voor je facturatie?

Het grote verschil zit in het aankomstpunt. Bij B2G (naar een overheid) loopt je factuur via Mercurius, de centrale hub van de publieke sector. Bij B2B (naar een onderneming) is er geen hub: je factuur reist rechtstreeks van Access Point naar Access Point over Peppol. Je verzender-ID en je software blijven in beide gevallen identiek.

Onthoud dit: B2B loopt niet via Mercurius, in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht. Mercurius is voorbehouden aan de publieke sector. Zegt een dienstverlener dat « Mercurius ook B2B afhandelt », dan klopt dat niet. Voor het onderscheid gestructureerde factuur / pdf, zie Peppol vs pdf: het echte verschil.

Hoe verstuur je een factuur naar een overheid, stap voor stap?

Via software die op Peppol is aangesloten, verloopt het versturen van een B2G-factuur in vijf stappen: het KBO-nummer en de bestelreferentie van de overheid ophalen, de factuur gewoon invoeren, de juiste ontvanger selecteren, versturen via Peppol, en de ontvangstbevestiging van Mercurius opvolgen. Een aparte handeling op het Mercurius-portaal is niet nodig.

Stap 1 — Haal de juiste referenties op. Vraag de overheid eerst haar KBO-nummer (vaak zichtbaar op de bestelbon) en het bestelbon- of vastleggingsnummer dat op de factuur moet staan. Dat nummer is aan overheidszijde vaak verplicht: zonder dat nummer kan de factuur geblokkeerd worden.

Stap 2 — Voer je factuur gewoon in. Je doet niets bijzonders: je maakt je factuur zoals altijd. Je software zet ze om in een gestructureerde factuur conform de Europese norm. Voor de algemene werking, zie hoe je een Peppol-factuur verstuurt.

Stap 3 — Kies de juiste ontvanger. Je adresseert de overheid via haar KBO-nummer, in het Peppol-formaat 0208: + KBO (zonder punten). Dat is exact hetzelfde adresseringsmechanisme als voor een zakelijke klant.

Stap 4 — Verstuur via Peppol. Eén klik. De factuur verlaat je Access Point, doorkruist het netwerk, en Mercurius legt ze in de bus van de overheidsentiteit. Je opent zelf nooit het Mercurius-portaal.

Stap 5 — Volg de bevestiging op. Mercurius stuurt een status terug (ontvangen, aanvaard, geweigerd). Goede software toont je die duidelijk. Bij een weigering gaat het bijna altijd om een ontbrekende referentie of een verkeerde ontvanger — zie onze gids veelgemaakte Peppol-fouten.

Welk ID gebruik je om een overheid te adresseren?

Je adresseert een overheid met haar KBO-nummer, in het Belgische Peppol-formaat 0208: gevolgd door het KBO-nummer zonder punten. Dat is hetzelfde identificatieschema als tussen ondernemingen. Bij ontstentenis van een KBO-nummer (zeldzaam geval) leveren sommige entiteiten een GLN. Denk er ook aan het bestelbonnummer van de overheid te vermelden.

De overheidsentiteit identificeert zich dus « als een onderneming »: Staat, gemeente, OCMW of intercommunale hebben een nummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Je hoeft geen speciale registratie bij Mercurius te doen om te versturen: je gewone Peppol-ID (0208: + je eigen KBO) volstaat om te versturen, en het KBO-nummer van de overheid volstaat om ze te adresseren. Alles over deze identificatienummers lees je in Peppol en je KBO-nummer en het gedetailleerde formaat in het Belgische Peppol-ID.

Goede reflex. Op het moment dat je de opdracht binnenhaalt, vraag je de overheid: (1) haar KBO-nummer (Peppol-ontvanger), (2) het te vermelden bestelbonnummer, (3) de eventuele referentie van je productie-eenheid. Deze drie elementen vermijden zowat alle weigeringen.

Gratis Mercurius-portaal of gecertificeerde software: wat kies je?

Met het Mercurius-portaal kan je gratis een factuur voor de publieke sector manueel invoeren — handig als je één of twee keer per jaar aan een overheid factureert. Maar zodra je regelmatig verstuurt, is software die op Peppol is aangesloten sneller, vermijdt ze dubbel invoeren en beheert ze ook je B2B-facturen. Het portaal dient enkel voor B2G; je software dient voor alles.

Het portaal is een nuttige noodoplossing, maar het automatiseert niets en helpt je niet bij je facturen tussen ondernemingen — sinds 2026 verplicht. Eén enkele software die B2G en B2B dekt, spaart je het jongleren tussen twee systemen uit.

[CTA] Eén facturatie voor je publieke én private klanten: Sayli bevat het Peppol Access Point, de routering naar Mercurius en de opvolging van de bevestigingen. Probeer 14 dagen gratis →

Ben je al klaar voor B2G als je Peppol doet voor B2B?

Ja. Ben je al aangesloten op Peppol om de B2B-verplichting van 2026 na te leven, dan kan je aan overheden factureren zonder iets te wijzigen: hetzelfde ID 0208: + KBO, hetzelfde Access Point, dezelfde software. De aansluiting op Mercurius is transparant — ze maakt deel uit van het Peppol-netwerk. Je voegt gewoon het juiste KBO-nummer en de bestelbon van de overheid toe.

Dat is het goede nieuws van de convergentie 2024-2026: de Peppol-aansluiting die je hebt opgezet voor je zakelijke klanten, dient ook voor de publieke sector. Eén verbinding, twee werelden gedekt. Met Sayli maak je je account, vul je je KBO-nummer in, wordt je Peppol-ID geactiveerd, en verstuur je even goed naar een private klant als naar een gemeente — voor 6,90 €/maand excl. btw, Peppol inbegrepen, en die uitgave geniet de verhoogde fiscale aftrek van 120% tot eind 2028.

Veelgestelde vragen: e-factuur en overheidsopdrachten

Is Mercurius gratis?

Het Mercurius-portaal, waar je manueel een factuur voor een overheid kan invoeren, is gratis. Maar het automatiseert niets en dekt enkel B2G. Voor regelmatig gebruik en voor je B2B-facturen is software die op Peppol is aangesloten (vanaf ~6,90 €/maand excl. btw) veel efficiënter.

Moet je je registreren op Mercurius om aan de Staat te factureren?

Nee, niet als je via software gaat die op Peppol is aangesloten: de routering tot in Mercurius is automatisch. Registratie op het Mercurius-portaal is enkel nuttig als je je overheidsfacturen manueel wilt invoeren, zonder aangesloten software.

Loopt B2B ook via Mercurius?

Nee. Mercurius is voorbehouden aan de publieke sector (B2G). Facturen tussen ondernemingen (B2B) circuleren rechtstreeks van Access Point naar Access Point over het Peppol-netwerk, zonder centrale hub. Dat is een veelvoorkomende verwarring om te vermijden.

Welk ID gebruik je om te factureren aan een gemeente of OCMW?

Haar KBO-nummer, in het Peppol-formaat 0208: gevolgd door het nummer zonder punten. Belgische overheden (gemeenten, OCMW's, intercommunales, FOD's…) hebben een nummer bij de KBO en staan op het netwerk precies zoals een onderneming.

Volstaat een pdf per e-mail voor een overheidsopdracht?

Nee. Een elektronische factuur moet verstuurd en ontvangen worden in een gestructureerd formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Een pdf (hoe « mooi » ook) of een Excel-bestand per e-mail voldoet niet aan die voorwaarde en kan door de overheid geweigerd worden.

Vanaf welk bedrag is de e-factuur verplicht voor overheidsopdrachten?

Sinds 1 maart 2024 geldt ze voor overheidsopdrachten met een bedrag boven 3.000 € excl. btw. Opdrachten van zeer klein bedrag (≤ 3.000 €) blijven vrijgesteld. De vroegere drempels lagen hoger (30.000 €, daarna 215.000 €).

Moet ik een bestelbonnummer op mijn overheidsfactuur vermelden?

Heel vaak wel. De publieke sector legt vaak op dat je een bestelbon- of vastleggingsnummer vermeldt. Vraag het aan de overheid meteen bij de bestelling: een ontbrekende referentie is oorzaak nr. 1 van een geweigerde B2G-factuur.

Kan ik dezelfde software gebruiken voor mijn publieke en private klanten?

Ja, dat is zelfs aanbevolen. Software die op Peppol is aangesloten zoals Sayli beheert zowel je B2G-facturen (naar Mercurius) als je B2B-facturen (naar ondernemingen), met hetzelfde ID en dezelfde flow. Zo vermijd je het jongleren tussen het Mercurius-portaal en een apart hulpmiddel.

---

Verder lezen: onze complete gids Peppol België 2026, het stappenplan om aan te sluiten op het Peppol-netwerk, en hoe je een Peppol-factuur verstuurt.

[CTA] Klaar om zonder kopzorgen aan overheden te factureren? Maak je Sayli-account, vul je KBO-nummer in, en verstuur naar Mercurius zoals naar elke klant — Peppol inbegrepen vanaf 6,90 €/maand excl. btw. Start nu →

Officiële bronnen

Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:

• OpenPeppol — officiële website — OpenPeppol
• Elektronische facturatie in België (FOD BOSA) — FOD BOSA
• Elektronische factuur — FOD Financiën — FOD Financiën
• Peppol in België — Peppol Authority BE

Gerelateerde artikelen

Kosten Elektronische Facturatie via Peppol (2026)

9 min

Elektronische Facturatie in Belgie: Stap voor Stap Implementeren (2026)

20 min

Offerte Omzetten naar Factuur in België (2026)

8 min