Modèle Facture Consultant : Template Gratuit Belgique

Mentions obligatoires : rappel rapide

Une facture de consultant belge doit comporter 12 mentions obligatoires (Code TVA, AR n°1 art. 5) : date, numéro séquentiel, identité et numéro de TVA des deux parties, numéro BCE, description détaillée des prestations, base HTVA, taux de TVA à 21 %, montant de la taxe, date d'échéance et IBAN. Depuis 2026, elle doit en plus être transmise par voie électronique via Peppol.

Chaque facture émise en Belgique doit contenir 12 mentions obligatoires selon le Code TVA. Si tu veux la liste complète, consulte notre guide des mentions obligatoires. Voici les essentielles pour un consultant :

• Date d'émission et numéro séquentiel unique
• Identité complète de l'émetteur : nom, adresse, numéro de TVA (BE0XXX.XXX.XXX), numéro BCE
• Identité complète du client : nom, adresse, numéro de TVA (si assujetti)
• Description détaillée des prestations (pas juste "consulting")
• Quantité et prix unitaire HTVA
• Taux de TVA appliqué (21 % pour les prestations de consulting)
• Montant total HTVA, TVA et TTC
• Date d'échéance du paiement
• Coordonnées bancaires (IBAN)

Si tu es en franchise de TVA (chiffre d'affaires annuel inférieur à 25 000 EUR), tu ne factures pas de TVA mais tu dois mentionner : "Petite entreprise soumise au régime de la franchise de taxe. TVA non applicable."

Nouveau depuis le 1er janvier 2026 : la facture B2B entre entreprises établies en Belgique doit être structurée et transmise via le réseau Peppol (loi du 6 février 2024, art. 53 §2bis du Code TVA). Le simple PDF par e-mail ne suffit plus. Une tolérance administrative court jusqu'à fin mars 2026, et l'ancienne plateforme Hermes a fermé le 16 décembre 2025. Ton identifiant Peppol combine le préfixe 0208 et ton numéro BCE. Bon à savoir : le logiciel de facturation électronique est déductible à 120 % jusque fin 2028.

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Spécificités de la facturation consultant

Le consultant facture au tarif journalier (TJM) ou horaire, toujours à 21 % de TVA. Sur la facture, indique le nombre de jours ou d'heures, le tarif unitaire HTVA et la période couverte. Les frais de déplacement refacturés suivent le même taux de TVA, et tout acompte encaissé génère une facture d'acompte distincte.

Facturation au jour ou à l'heure

La plupart des consultants en Belgique facturent soit au tarif journalier (TJM), soit au tarif horaire. Les tarifs moyens varient selon le secteur :

Sur ta facture, tu dois indiquer clairement :

• Le nombre de jours ou d'heures prestés
• Le tarif unitaire HTVA
• La période couverte (ex. : "Prestations du 01/01/2026 au 31/01/2026")

Frais de déplacement et frais refacturables

En tant que consultant, tu refactures souvent des frais à ton client. La règle belge est claire : les frais refacturés font partie de la base imposable et sont donc soumis à la TVA au même taux que la prestation principale (21 %).

Les frais les plus courants :

• Déplacements : indemnité kilométrique (0,4326 EUR/km au T1 2026 selon le barème fédéral trimestriel, ou 0,4449 EUR/km selon le barème annuel) ou frais réels (train, parking)
• Hébergement : hôtel pour missions hors de ta zone habituelle
• Repas : frais de représentation (attention : TVA sur les frais de restaurant non déductible à 100 % pour toi)

Pour en savoir plus sur la gestion des frais, consulte notre guide frais réels vs forfaitaires.

Gestion des acomptes

Pour les missions longues, il est courant de demander un acompte. En Belgique, un acompte déclenche l'exigibilité de la TVA au moment de son encaissement. Cela signifie :

1. Tu émets une facture d'acompte avec TVA au moment de la demande
2. Tu déclares cette TVA dans la période où l'acompte est reçu
3. À la fin de la mission, tu émets la facture de solde en déduisant l'acompte déjà facturé

TVA à 21 % : le taux standard

Les prestations de consulting sont toujours soumises au taux de 21 % en Belgique. Il n'existe pas de taux réduit pour les services intellectuels. Si ton client est situé dans un autre pays de l'UE (et est assujetti à la TVA), tu appliques l'autoliquidation TVA et tu factures en HTVA.

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Exemple de facture consultant : mission de 12 jours

Voici un modèle complet de facture consultant pour une mission de conseil en management de 12 jours : prestations à 850 EUR/jour, frais de déplacement et parking refacturés, TVA à 21 % et communication structurée. Copie-le et adapte-le à ta mission, ou génère-le automatiquement au format Peppol avec Sayli.

Voici un modèle réaliste d'une facture consultant pour une mission de conseil en management :

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                         FACTURE
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ÉMETTEUR                              FACTURE N° : 2026-008
Sophie Claessens                      Date : 31/01/2026
Consulting & Strategy SRL             Date d'échéance : 02/03/2026
Avenue de Tervueren 84
1040 Etterbeek
TVA : BE0765.432.109
BCE : 0765.432.109
IBAN : BE68 5390 0754 7034

CLIENT
Brasserie Lefort SA
Rue du Commerce 15
4000 Liège
TVA : BE0456.789.012

Réf. client : PO-2026-041
Période : 06/01/2026 – 31/01/2026

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Description                    Qté    Prix unit. HT    Total HT
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Conseil en stratégie            12 j     850,00 EUR   10 200,00 EUR
commerciale — Analyse marché,
plan d'action, accompagnement
direction

Frais de déplacement             8 x      35,00 EUR      280,00 EUR
Liège A/R (160 km x 0,4449 EUR/km,
arrondi)

Frais de parking                 8 x       8,50 EUR       68,00 EUR

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                         Sous-total HTVA :   10 548,00 EUR
                         TVA 21 % :           2 215,08 EUR
                         ─────────────────────────────────
                         TOTAL TTC :          12 763,08 EUR
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Conditions de paiement : 30 jours fin de mois
En cas de retard : intérêt au taux légal commercial (taux BCE + 8 pp, soit 10,5 % au S1 2026) + indemnité forfaitaire de 40 EUR
(loi du 2 août 2002 sur les retards de paiement)

Communication structurée : +++026/0080/00041+++

Détail des éléments clés

• Description précise : "Conseil en stratégie commerciale" ne suffit pas ; ajoute le détail des livrables
• Frais séparés : chaque poste de frais est détaillé avec son calcul
• Référence client : le numéro de commande (PO) facilite le traitement chez le client
• Communication structurée : indispensable pour le suivi des paiements en Belgique
• Clause de retard : conforme à la loi belge du 2 août 2002
• Transmission Peppol : depuis 2026, cette facture s'envoie sous forme électronique structurée via le réseau Peppol (identifiant 0208 + BCE), pas seulement en PDF

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Erreurs fréquentes des consultants belges

Les pièges les plus courants : une description trop vague ("Consulting janvier"), l'oubli de la TVA sur les frais refacturés, l'absence de facture d'acompte, une numérotation avec des trous, le non-respect du délai de paiement B2B (60 jours max) et, depuis 2026, l'envoi d'un simple PDF au lieu d'une facture électronique Peppol pour un client professionnel belge.

1. Description trop vague

Écrire simplement "Consulting janvier 2026" sur ta facture est insuffisant. Le SPF Finances exige une description permettant d'identifier la nature exacte de la prestation. Précise le type de conseil, la période et les livrables.

2. Oublier la TVA sur les frais refacturés

Beaucoup de consultants refacturent les frais de déplacement sans TVA, pensant qu'il s'agit d'un simple remboursement. C'est faux : les frais refacturés font partie de la base imposable et doivent inclure la TVA à 21 %.

3. Ne pas émettre de facture d'acompte

Si tu reçois un acompte, tu dois émettre une facture au plus tard le 15e jour du mois suivant l'encaissement (AR n°1, art. 4). Ne pas le faire constitue une infraction au Code TVA.

4. Mauvaise numérotation séquentielle

Le numéro de facture doit suivre une séquence continue et chronologique. Un saut dans la numérotation (par ex. passer de 2026-008 à 2026-012) attire l'attention lors d'un contrôle TVA.

5. Oublier les délais de paiement légaux

Depuis la loi du 2 août 2002 modifiée, le délai de paiement maximal entre entreprises est de 60 jours en Belgique. Pour les PME, il est recommandé de fixer 30 jours. Consulte notre guide sur les délais de paiement pour tous les détails.

6. Ne pas mentionner l'autoliquidation pour les clients UE

Si tu prestes pour un client assujetti dans un autre pays de l'UE, tu dois facturer sans TVA et ajouter la mention d'autoliquidation. Beaucoup de consultants l'oublient et facturent 21 % à tort.

7. Envoyer un PDF au lieu d'une facture Peppol (nouveau en 2026)

Depuis le 1er janvier 2026, une facture destinée à un client professionnel établi en Belgique doit être électronique et structurée, transmise via Peppol. Continuer à n'envoyer qu'un PDF par e-mail ne remplit plus l'obligation légale (une tolérance administrative s'applique jusqu'à fin mars 2026).

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Comment Sayli simplifie la facturation pour les consultants

Tu passes déjà assez de temps sur tes missions — tu ne devrais pas en perdre avec l'administratif. Avec Sayli, la facturation de tes prestations de consulting devient simple :

• Modèles personnalisés : crée ton template consultant avec tes postes récurrents (jours, frais km, parking) et réutilise-le en un clic
• Calcul automatique : entre le nombre de jours et ton TJM, Sayli calcule la TVA, les totaux et génère la facture conforme
• Scan IA des frais refacturables : photographie tes tickets et factures de frais (parking, train, hôtel, restaurant), le scan IA en extrait le montant et la TVA — pratique pour les refacturer à ton client sans ressaisie
• Gestion des acomptes : factures d'acompte et de solde liées automatiquement
• Devis en 1 clic : transforme ton devis accepté en facture consultant sans ressaisie
• Factures récurrentes : pour tes missions longues en régie, programme une fois la facturation mensuelle et laisse Sayli l'émettre automatiquement
• Comptable IA inclus : un doute sur la TVA d'un frais refacturé, la facture d'acompte ou l'autoliquidation d'un client UE ? L'assistant comptable IA répond à tes questions
• Envoi Peppol : envoie tes factures au format Peppol en un clic, obligatoire depuis 2026 pour les transactions B2B avec les entreprises belges
• Suivi des paiements : suis en temps réel quelles factures sont payées et relance automatiquement les retardataires

Sayli démarre à 6,90 EUR HTVA/mois (plan Micro, envoi Peppol inclus), l'offre la moins chère du marché belge. Dès le plan Starter (15,90 EUR HTVA/mois), tu profites des documents illimités — devis, factures PDF ou par e-mail (même à des particuliers) et avoirs, seuls ceux qui transitent par Peppol comptent dans le quota mensuel — ainsi que du scan IA des achats et du Comptable IA, tous deux illimités. Tous les plans incluent un essai gratuit de 14 jours sans carte bancaire.

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FAQ : Facture consultant en Belgique

Un consultant doit-il toujours facturer avec TVA à 21 % ?

Oui, les prestations de consulting sont soumises au taux standard de 21 % en Belgique. Les seules exceptions : si tu es en franchise de TVA (CA < 25 000 EUR) ou si ton client est un assujetti situé dans un autre pays de l'UE (autoliquidation).

Comment facturer les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement refacturés au client sont soumis à la TVA au même taux que la prestation (21 %). Tu peux utiliser le barème kilométrique fédéral (0,4326 EUR/km au T1 2026 selon le barème trimestriel, ou 0,4449 EUR/km selon le barème annuel) ou les frais réels sur justificatifs. Les deux approches sont acceptées par le SPF Finances.

Dois-je émettre une facture pour chaque acompte reçu ?

Oui. Chaque acompte déclenche l'exigibilité de la TVA et doit faire l'objet d'une facture émise au plus tard le 15e jour du mois suivant l'encaissement (AR n°1, art. 4). Tu y indiques le montant de l'acompte, la TVA correspondante et la référence à la mission.

Quelle est la différence entre facturer au jour et à l'heure ?

Il n'y a pas de différence légale. Le choix dépend de ton secteur et de ton contrat. Un consultant en management facture généralement au tarif journalier (TJM), tandis qu'un consultant IT en régie facture souvent à l'heure. L'important est d'indiquer clairement l'unité et le nombre sur ta facture.

Puis-je facturer un client étranger sans TVA ?

Si ton client est un assujetti à la TVA dans un autre pays de l'UE, tu factures sans TVA en appliquant le mécanisme d'autoliquidation. Tu dois ajouter la mention "Autoliquidation — Article 21 §2 du Code TVA" et vérifier le numéro de TVA du client sur le site VIES.

Dois-je envoyer mes factures consultant par Peppol en 2026 ?

Oui, si ton client est une entreprise établie en Belgique. Depuis le 1er janvier 2026 (loi du 6 février 2024), la facture B2B doit être électronique et structurée, transmise via le réseau Peppol — le PDF par e-mail ne suffit plus. Une tolérance administrative court jusqu'à fin mars 2026. Ton identifiant Peppol combine le préfixe 0208 et ton numéro BCE.

Comment numéroter mes factures consultant ?

Le Code TVA belge exige une numérotation séquentielle et continue. Le format est libre : 2026-001, FC2026/001, etc. L'important est qu'il n'y ait pas de trou dans la série. Tu peux utiliser une série unique ou des séries séparées (une par client, par exemple), à condition que chaque série soit continue.

Combien de temps dois-je conserver mes factures ?

En Belgique, les factures doivent être conservées pendant 10 ans à partir du 1er janvier de l'année suivant leur émission (article 60 du Code TVA, modifié par la loi du 20 novembre 2022). Depuis l'obligation Peppol, la conservation numérique est recommandée. Consulte notre guide sur la conservation des factures pour plus de détails.

Sayli permet-il de créer des factures consultants conformes ?

Oui. Sayli propose des modèles de factures adaptés aux consultants avec gestion des unités (jours/heures), frais refacturables, acomptes et envoi Peppol automatique. Tu crées ta facture en quelques clics et elle est conforme à la législation belge 2026.