Garder ses Factures en Belgique : Délais Légaux 2026
Combien de temps garder ses factures en Belgique ? Délais légaux 2026 par type de document : TVA, électricité, contrats. Tableau récapitulatif complet.
Combien de Temps Garder ses Factures en Belgique ? Les Délais Légaux en 2026
Tu viens de retrouver une pile de factures de 2019 dans un tiroir. Tu les gardes ? Tu les jettes ? Et cette facture d'électricité de 2021, elle sert encore à quelque chose ? En Belgique, la loi est précise sur les délais de conservation des documents comptables — et les ignorer peut coûter cher. Voici le guide complet pour savoir exactement combien de temps garder tes factures en Belgique en 2026.
Durée de conservation : 10 ans minimum
En Belgique, les factures et documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit la clôture de l'exercice comptable (art. III.86 Code de droit économique).
| Type de document | Durée | Base légale |
|---|---|---|
| Factures et pièces comptables | 10 ans | Art. III.86 CDE |
| Documents TVA | 10 ans | Art. 60 CTVA |
| Contrats immobiliers | 10 ans (+ durée contrat) | Art. 2262bis C. civ. |
| Documents sociaux / RH | 5 à 10 ans | Code social belge |
| Factures d'électricité / gaz | 5 ans | Prescription civile quinquennale |
| Documents RGPD | Durée nécessaire au traitement | RGPD art. 5(1)(e) |
La règle générale : 10 ans pour les documents comptables
En Belgique, la règle de base est claire. L'article 60 du Code TVA belge, modifié par la loi du 20 novembre 2022, impose à tout assujetti de conserver ses factures et documents comptables pendant 10 ans. Cette obligation concerne aussi bien les factures que tu émets que celles que tu reçois. Ce délai a été porté de 7 à 10 ans pour les taxes devenues exigibles à partir du 1er janvier 2023.
L'article III.86 du Code de droit économique (CDE) confirme cette durée pour les livres et documents comptables. Toute entreprise inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises doit s'y conformer.
Attention au point de départ du délai
Beaucoup d'indépendants et de PME se trompent sur ce point. Les 10 ans ne se comptent pas à partir de la date de la facture, mais à partir du 1er janvier qui suit la clôture de l'exercice comptable concerné.
Exemple concret : tu clôtures ton exercice le 31 décembre 2025. Le délai de 10 ans commence le 1er janvier 2026. Tu dois donc conserver ces factures jusqu'au 31 décembre 2035 au minimum.
Si ton exercice comptable ne correspond pas à l'année civile (clôture au 30 juin par exemple), le point de départ reste le 1er janvier suivant cette clôture.
Tableau récapitulatif : délai de conservation par type de document
Tous les documents n'ont pas le même délai de prescription en Belgique. Voici le tableau complet :
| Document | Délai de conservation | Base légale |
|---|---|---|
| Factures émises | 10 ans | Art. 60 Code TVA (modifié 2022) |
| Factures reçues | 10 ans | Art. 60 Code TVA (modifié 2022) |
| Livres comptables (journal, grand livre) | 10 ans | Art. III.86 CDE |
| Documents sociaux (fiches de paie, contrats de travail) | 5 à 10 ans | Code social belge |
| Contrats commerciaux | 10 ans | Droit civil (prescription de droit commun) |
| Factures d'électricité et de gaz | 5 ans | Prescription civile quinquennale |
| Factures télécom (GSM, internet) | 5 ans | Prescription quinquennale (livre XIX Code de droit économique, applicable depuis 2017) |
| Factures de travaux immobiliers | 10 ans | Garantie décennale |
Focus sur les factures d'électricité en Belgique
Combien de temps garder ses factures d'électricité en Belgique ? La réponse est 5 ans, conformément à la prescription civile quinquennale. Ce délai s'applique aussi aux factures de gaz et d'eau. Cela signifie que ton fournisseur d'énergie ne peut plus te réclamer un paiement au-delà de 5 ans.
Cependant, si ces factures d'énergie sont liées à ton activité professionnelle et que tu récupères la TVA dessus, le délai de 10 ans du Code TVA s'applique en parallèle. Mieux vaut alors les conserver 10 ans pour être couvert sur les deux fronts.
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Factures papier ou électroniques : même combat
Bonne nouvelle : en Belgique, les factures électroniques ont exactement la même valeur légale que les factures papier. C'est garanti par le règlement européen eIDAS et la loi belge du 21 juillet 2016 sur les services de confiance pour les transactions électroniques.
Concrètement, cela signifie que :
- Tu peux conserver tes factures uniquement en format numérique (PDF, XML, etc.)
- L'original papier n'est pas obligatoire si tu disposes d'une copie électronique fiable
- Les factures envoyées via PEPPOL (le réseau européen de facturation électronique) sont nativement conformes
- L'authenticité et l'intégrité du document doivent pouvoir être garanties pendant toute la durée de conservation
La Belgique encourage d'ailleurs activement la facturation électronique. Depuis 2024, elle est déjà obligatoire pour les marchés publics, et depuis le 1er janvier 2026, PEPPOL est obligatoire pour le B2B. Pour une vue d'ensemble, consulte notre guide complet de la TVA en Belgique pour en savoir plus sur les obligations liées à la facturation.
Cas particuliers : quand les délais s'allongent
Certaines situations étendent le délai de conservation bien au-delà des 10 ans standard. Voici les principaux cas à connaître :
Litige en cours
Si un litige est en cours avec un client, un fournisseur ou l'administration fiscale, tu dois conserver tous les documents liés jusqu'à la résolution définitive du différend, même si le délai de 10 ans est dépassé.
Contrôle fiscal
L'administration fiscale belge (SPF Finances) peut effectuer un contrôle portant sur les 10 derniers exercices comptables. En cas de suspicion de fraude, ce délai peut être étendu davantage. Mieux vaut donc garder une marge de sécurité.
Biens immobiliers
Pour tout ce qui touche à l'immobilier (achat, vente, travaux de rénovation), le délai grimpe à 10 ans minimum. La garantie décennale en matière de construction justifie cette durée. Si tu as déduit la TVA sur des travaux immobiliers, le délai de révision TVA est de 15 ans (art. 48, par. 2 du Code TVA).
Subsides et aides publiques
Si ton entreprise a reçu des subsides régionaux (Wallonie, Bruxelles, Flandre), les organismes de contrôle peuvent vérifier les justificatifs pendant 10 ans après le versement.
Les sanctions en cas de non-conservation
Ne pas conserver ses factures n'est pas juste un oubli administratif. Les conséquences peuvent être sérieuses :
- Refus de déduction TVA : sans facture originale, l'administration peut rejeter ta déduction de TVA. Sur un contrôle portant sur 10 ans, l'addition grimpe vite.
- Présomption de fraude : l'absence systématique de documents peut être interprétée comme une tentative de dissimulation. Le fisc peut alors appliquer une taxation d'office.
- Amendes administratives : des amendes allant de 50 EUR à 5 000 EUR par infraction peuvent être infligées.
- Perte de preuve en cas de litige : sans facture, tu ne peux pas prouver ce qui a été convenu avec un client ou un fournisseur.
Bonnes pratiques pour archiver tes factures en Belgique
Maintenant que tu connais les délais, voici comment organiser concrètement ton archivage :
1. Centralise tout au même endroit
Évite de disperser tes factures entre des dossiers papier, des boîtes mail et des clés USB. Utilise une solution unique qui centralise toutes tes factures émises et reçues.
2. Passe au numérique
L'archivage électronique est plus sûr que le papier : pas de risque d'incendie, de dégât des eaux ou de perte. Un logiciel comme Sayli archive automatiquement chaque facture créée et te permet de retrouver n'importe quel document en quelques secondes.
3. Prévois des sauvegardes
Même dans le cloud, un backup reste indispensable. Assure-toi que ta solution d'archivage propose une redondance des données (plusieurs serveurs, plusieurs localisations).
4. Organise par année et par type
Crée une arborescence claire : année > trimestre > type de document. Cela facilite les recherches lors d'un contrôle fiscal.
5. Ne jette rien trop tôt
Dans le doute, garde. Le coût de stockage numérique est dérisoire comparé au coût d'une facture manquante lors d'un contrôle.
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FAQ : conservation des factures en Belgique
Combien de temps dois-je garder mes factures en tant qu'indépendant en Belgique ?
En tant qu'indépendant assujetti à la TVA, tu dois conserver toutes tes factures (émises et reçues) pendant 10 ans à partir du 1er janvier suivant la clôture de l'exercice comptable concerné, conformément à l'article 60 du Code TVA belge (modifié par la loi du 20 novembre 2022).
Combien de temps garder ses factures d'électricité en Belgique ?
Les factures d'électricité et de gaz doivent être conservées 5 ans (prescription civile). Cependant, si tu déduis la TVA sur ces factures dans le cadre de ton activité professionnelle, conserve-les 10 ans pour rester en conformité avec le Code TVA.
Quelle est la prescription d'une facture en Belgique ?
La prescription dépend du type de facture. La prescription commerciale est de 5 ans pour les dettes entre entreprises. La prescription TVA est de 10 ans (étendue en cas de fraude). La prescription civile de droit commun est de 10 ans pour les contrats.
Puis-je conserver mes factures uniquement en format numérique ?
Oui. La loi belge du 21 juillet 2016 et le règlement européen eIDAS reconnaissent pleinement les documents électroniques. Tu peux archiver tes factures en PDF ou via un logiciel de facturation, à condition de garantir leur authenticité et leur intégrité pendant toute la durée de conservation.
Que risque-t-on si on ne conserve pas ses factures ?
Les risques sont multiples : refus de déduction TVA par l'administration fiscale, amendes administratives (de 50 EUR à 5 000 EUR par infraction), taxation d'office en cas de présomption de fraude, et impossibilité de prouver tes droits en cas de litige commercial.
Les délais de conservation sont-ils les mêmes qu'en France ?
Non. En France, le délai de conservation des factures est de 10 ans (Code de commerce). En Belgique, c'est également 10 ans depuis la loi du 20 novembre 2022 pour les documents comptables et les factures TVA. Les deux pays sont désormais alignés sur cette durée.
À partir de quand comptent les 10 ans de conservation ?
Les 10 ans commencent le 1er janvier qui suit la clôture de l'exercice comptable au cours duquel la facture a été émise ou reçue. Par exemple, pour une facture datée du 15 mars 2025 (exercice clôturé le 31/12/2025), le délai court du 01/01/2026 au 31/12/2035.
La facturation électronique via PEPPOL facilite-t-elle l'archivage ?
Oui. Les factures transmises via le réseau PEPPOL sont nativement au format structuré (UBL/XML) et s'intègrent directement dans les logiciels de comptabilité. Elles sont automatiquement archivées et facilement consultables, ce qui simplifie considérablement le respect des obligations de conservation.
Dernière mise à jour : février 2026. Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Pour des questions spécifiques à ta situation, consulte ton comptable ou un conseiller fiscal agréé.
Sources officielles
Pour aller plus loin et vérifier toutes les informations de cet article, consulte les sources officielles ci-dessous :
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