PEPPOL-factuur Ontvangen in Belgie: Zo Werkt Het (2026)
PEPPOL-factuur ontvangen: hoe je je inschrijft, waar gestructureerde facturen binnenkomen zonder scan of OCR, en wat als je leverancier nog niet meedoet.
In het kort: om een PEPPOL-factuur te ontvangen moet je onderneming aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk via een Access Point en ingeschreven staan in de directory (SMP) met je PEPPOL-ID (0208: + je KBO-nummer). De facturen van je leveranciers komen dan al gestructureerd rechtstreeks in je software binnen — zonder PDF te scannen, zonder OCR. Bij Sayli is het ontvangen native en inbegrepen vanaf 6,90 €/maand excl. btw, en een AI-scan van je aankopen verwerkt de zeldzame PDF's van leveranciers die nog niet aangesloten zijn.
Sinds 1 januari 2026 moet elke Belgische btw-plichtige onderneming in staat zijn om gestructureerde e-facturen via PEPPOL te ontvangen (wet van 6 februari 2024, art. 53 §2bis van het Btw-Wetboek). Dat is zelfs de basis van de hervorming: voor je facturen kunt versturen, moet je ze kunnen ontvangen. Hieronder leggen we stap voor stap uit hoe je dat aanpakt.
In het kort: een PEPPOL-factuur ontvangen in 4 stappen
- Sluit je onderneming aan op het PEPPOL-netwerk via een Access Point (vaak inbegrepen in je software).
- Laat je PEPPOL-ID inschrijven (
0208:+ KBO-nummer) in de directory (SMP), met de mogelijkheid « facturen ontvangen ». - Vind je facturen terug waar je software ze plaatst: bij je aankoop- of leveranciersfacturen, al gestructureerd.
- Verwerk de factuur: de gegevens zijn meteen bruikbaar, zonder manuele invoer en zonder tekenherkenning.
Ben je verplicht om PEPPOL-facturen te kunnen ontvangen?
Ja. Sinds 1 januari 2026 moet elke voor btw geidentificeerde Belgische onderneming gestructureerde e-facturen via PEPPOL kunnen ontvangen. Anders dan bij het versturen geldt de ontvangstverplichting voor zowat alle btw-plichtigen — ook zelfstandigen in de vrijstellingsregeling (art. 56bis). Het is het verplichte startpunt van de hervorming.
De wet van 6 februari 2024 maakt de gestructureerde factuur verplicht voor B2B-transacties tussen in Belgie gevestigde btw-plichtigen. Er loopt een administratieve tolerantie tot eind maart 2026 om alles in orde te brengen, maar de verplichting zelf geldt al sinds 1 januari. Niet meer kunnen ontvangen betekent dat je je eigen boekhouding vertraagt en je op termijn blootstelt aan de PEPPOL-boetes in Belgie.
Goed nieuws: ontvangen is eenvoudiger dan versturen. Om te ontvangen hoef je niets te produceren — je moet enkel bestaan als « adres » op het netwerk. Zodra je PEPPOL-ID in de directory staat, kunnen je leveranciers je hun facturen sturen.
Stap over op elektronische facturatie met Sayli
Maak, verstuur en volg je Peppol-facturen. 7 dagen gratis, zonder kaart.
Wat heb je nodig om een PEPPOL-factuur te ontvangen?
Om te ontvangen heb je twee dingen nodig: een Access Point (de toegangspoort die je met het netwerk verbindt, meestal geleverd door je software) en een actief PEPPOL-ID, ingeschreven in de SMP-directory met de mogelijkheid om te ontvangen. Je hoeft niets te versturen: zodra je netwerkadres bestaat, kunnen je leveranciers je facturen sturen.
Concreet:
| Element | Waarvoor het dient | Hoe je het krijgt |
|---|---|---|
| Access Point | De toegangspoort die je onderneming met het PEPPOL-netwerk verbindt en inkomende documenten ontvangt | Inbegrepen in gecertificeerde software (Sayli, Billit…) of via een dienstverlener |
| PEPPOL-ID | Je « adres » om te ontvangen, in het formaat 0208:BE0XXXXXXXXX (je KBO-nummer) | Automatisch aangemaakt bij inschrijving, op basis van je KBO-nummer |
| SMP-inschrijving « ontvangen » | Meldt aan het netwerk dat je facturen en creditnota's kunt ontvangen | Automatisch geregistreerd door je Access Point |
Het grote verschil met versturen: hier hoef je geen UBL-formaat aan te maken en geen klant te controleren. Je bent gewoon « bereikbaar ». Voor een diepgaande uitleg over je netwerkadres, bekijk onze gids PEPPOL-ID Belgie: vind je nummer.
Hoe schrijf je je in om PEPPOL-facturen te ontvangen, stap voor stap?
De inschrijving verloopt in vier stappen: kies een Access Point, activeer je PEPPOL-ID, laat het registreren in de SMP-directory met de ontvangstmogelijkheid, en controleer of je in de publieke directory verschijnt. Eenmaal zichtbaar, ontvang je automatisch — je hoeft niets opnieuw te activeren per factuur.
Stap 1: Kies een Access Point (of software die het integreert)
Je verbindt je nooit « rechtstreeks » met PEPPOL: alles loopt via een door OpenPEPPOL gecertificeerd Access Point. Het eenvoudigst is om facturatiesoftware te kiezen die het al integreert — dan hoef je technisch niets te configureren. Om te vergelijken, bekijk onze vergelijking van PEPPOL Access Points in Belgie.
Stap 2: Activeer je PEPPOL-ID
Je Belgische PEPPOL-ID volgt het formaat 0208: + je KBO-nummer zonder punten. Voorbeeld: is je KBO-nummer BE0456.789.123, dan is je PEPPOL-ID 0208:BE0456789123. De meeste gecertificeerde software maakt het automatisch aan bij je inschrijving.
Stap 3: Laat je ontvangstmogelijkheid registreren in de SMP
Dit is de sleutelstap om te ontvangen. Je Access Point schrijft je ID in in de SMP (Service Metadata Publisher), de gedecentraliseerde databank die aan het netwerk aangeeft dat je bereikbaar bent en welke documenten je aanvaardt (facturen, creditnota's…). Deze inschrijving gebeurt automatisch: je hoeft niets manueel te doen.
Stap 4: Controleer of je zichtbaar bent in de directory
Zodra de registratie is uitgevoerd (vaak binnen enkele minuten), controleer je of je onderneming met je KBO-nummer verschijnt op de publieke PEPPOL-directory (directory.peppol.eu). Sta je erin, dan kunnen je leveranciers je facturen meteen sturen.
[CTA] Bij Sayli komen deze 4 stappen neer op het invoeren van je KBO-nummer. Gecertificeerd Access Point inbegrepen, ontvangen geactiveerd in 2 minuten. Maak je gratis account aan →
Waar komen de PEPPOL-facturen die je ontvangt binnen?
PEPPOL-facturen komen niet in je mailbox terecht: ze belanden rechtstreeks in je facturatie- of boekhoudsoftware, bij je aankoop- of leveranciersfacturen. Je vindt ze terug als al gestructureerde aankoopfacturen, klaar om te controleren, te boeken en te betalen — zonder ze over te typen.
Dat is de grote verandering tegenover e-mail. In plaats van een PDF in bijlage die je moet downloaden, openen en opnieuw invoeren, verschijnt de factuur meteen in je aankoopstroom met de gegevens al ingevuld:
- de identiteit en het btw-nummer van de leverancier,
- het nummer en de datum van de factuur,
- de lijnen, de maatstaf excl. btw, de tarieven en btw-bedragen, het totaal,
- het IBAN en de gestructureerde mededeling.
Je hoeft enkel nog te controleren, goed te keuren en de betaling te registreren. Niets te typen. Om het verschil met de oude aanpak goed te begrijpen, lees je onze vergelijking PEPPOL versus PDF: wat is het verschil?.
Vervangt een PEPPOL-factuur ontvangen het scannen en OCR?
Ja. Met PEPPOL komt de factuur native binnen als gestructureerde gegevens (UBL): er is niets te scannen en niets door OCR te laten « herkennen ». De bedragen, de btw, het IBAN en de lijnen zijn al machineleesbaar, zonder risico op leesfouten. OCR is enkel nog nuttig voor leveranciers die bij PDF blijven.
OCR (optische tekenherkenning) raadt de inhoud van een factuurbeeld — en vergist zich soms in een cijfer, een komma of een btw-tarief. Met PEPPOL wordt de gegevensinhoud niet geraden: ze wordt aan de bron doorgestuurd, exact.
| PDF + scan / OCR | PEPPOL-factuur | |
|---|---|---|
| Ontvangen formaat | Beeld of PDF | Gestructureerde gegevens (UBL) |
| Betrouwbaarheid gegevens | Benaderend (leesfouten) | Exact, aan de bron |
| Boekhoudkundige invoer | Manueel of te corrigeren | Automatisch |
| Risico op dubbels / fraude | Hoog | Beperkt (controleerbare gegevens) |
| Tijd per factuur | Enkele minuten | Enkele seconden |
Kortom, een « PEPPOL-first » ontvangst schrapt de invoerstap voor alle facturen die al via het netwerk binnenkomen. OCR wordt een gewoon vangnet voor de achterblijvers.
[CTA] Sayli ontvangt je PEPPOL-facturen al gestructureerd en verwerkt de PDF's van leveranciers die nog niet aangesloten zijn met zijn AI-scan van je aankopen. Eén aankoopstroom, geen dubbele invoer. Test het gratis →
Wat als een leverancier nog niet op PEPPOL zit?
Zit hij nog niet aangesloten, dan blijft je leverancier je een PDF per e-mail sturen: die importeer je in je software (bij voorkeur met geintegreerde OCR) in afwachting. Nodig hem uit om aan te sluiten — sinds 2026 is de gestructureerde B2B-factuur sowieso verplicht, en het publieke Hermes-portaal dat als vangnet diende, werd op 16 december 2025 stopgezet.
Tijdens de overgang werk je met twee stromen naast elkaar: de PEPPOL-facturen (gestructureerd, automatisch) en enkele PDF's van achterblijvende leveranciers. Goede software brengt beide op dezelfde plek samen, zodat je aankopen gecentraliseerd blijven.
Drie handige reflexen:
- Controleer of hij al op PEPPOL zit voor je een PDF vraagt, via de publieke PEPPOL-directory (directory.peppol.eu): velen sluiten aan zonder het te melden.
- Importeer de PDF in je software in plaats van hem in je mailbox te laten staan, om een spoor te bewaren en de wettelijke bewaartermijn van 10 jaar te respecteren.
- Nodig hem uit om over te stappen naar PEPPOL: het is in zijn eigen belang (verplichting om B2B te versturen) en het bespaart jou de OCR in de toekomst. Onze checklist migratie van PDF naar PEPPOL kan hem op weg helpen.
Hoe ontvang je een PEPPOL-factuur met Sayli?
Bij Sayli is het ontvangen van PEPPOL native en inbegrepen: je voert je KBO-nummer in, Sayli activeert je ID en schrijft je in de directory in met de ontvangstmogelijkheid. De facturen van je leveranciers komen rechtstreeks bij je aankopen binnen, al gestructureerd, en een controle-AI verifieert en preboekt de gegevens (btw, dubbels, bedragen) voor je goedkeuring.
- Maak je account aan en voer je KBO-nummer in — Sayli haalt je bedrijfsgegevens op en schrijft je in op het netwerk om te ontvangen.
- Je PEPPOL-facturen komen binnen in je aankoopsectie, met alle gegevens al ingevuld. Ontvangen blijft onbeperkt, welk plan je ook kiest.
- Voor leveranciers die bij PDF blijven, leest de AI-scan van je aankopen (slimme OCR, onbeperkt vanaf het Starter-plan) de factuur en vult dezelfde velden vooraf in: één aankoopstroom, zonder dubbele invoer.
- De controle-AI signaleert een inconsistente btw, een mogelijk dubbel of een ontbrekende vermelding; jij keurt goed en registreert de betaling. Twijfel je over de boeking of de aftrekbare btw? De inbegrepen AI-boekhouder antwoordt je rechtstreeks in de app.
Dat alles vanaf 6,90 €/maand excl. btw, PEPPOL inbegrepen, zonder toeslag bij ontvangst. En net als bij het versturen geven de kosten van je e-facturatiesoftware recht op de verhoogde fiscale aftrek van 120% tot eind 2028.
FAQ - PEPPOL-factuur ontvangen
Heb ik speciale software nodig om een PEPPOL-factuur te ontvangen?
Ja. Je moet via een gecertificeerd PEPPOL Access Point gaan, meestal geintegreerd in facturatie- of boekhoudsoftware (Sayli, Billit…). Sinds het stopzetten van het publieke Hermes-portaal op 16 december 2025 bestaat er geen gratis oplossing van de FOD Financien meer om je PEPPOL-facturen te ontvangen.
Waar komen de facturen binnen die ik via PEPPOL ontvang?
Rechtstreeks in je software, bij je aankoop- of leveranciersfacturen — niet in je mailbox. Ze verschijnen al gestructureerd, met de leverancier, de bedragen, de btw en het IBAN vooraf ingevuld, klaar om goed te keuren en te betalen.
Moet ik mijn facturen nog scannen met PEPPOL?
Nee, niet meer voor facturen die via PEPPOL binnenkomen: die arriveren al als gestructureerde gegevens, zonder beeld om te scannen en zonder OCR. Scannen en OCR blijven enkel nuttig voor leveranciers die je nog een klassieke PDF sturen.
Hoe ontvang ik een factuur als mijn leverancier niet op PEPPOL zit?
Hij blijft je een PDF per e-mail sturen, die je in je software importeert (met OCR indien mogelijk). Controleer eerst via de PEPPOL-directory (directory.peppol.eu) of hij niet al aangesloten is, en nodig hem uit om over te stappen: B2B versturen is voor hem sowieso verplicht sinds 2026.
Is een PEPPOL-factuur ontvangen betalend?
Bereikbaar zijn op het netwerk loopt via een Access Point, inbegrepen in een software-abonnement (vanaf ongeveer 6,90 tot 7,50 €/maand naargelang de aanbieder). Er zijn geen kosten « per ontvangen factuur »: de ontvangst zit in het abonnement.
Moet ik de ontvangen PEPPOL-facturen bewaren?
Ja. Zoals elke factuur moet een via PEPPOL ontvangen factuur 10 jaar bewaard worden. De gestructureerde versie (UBL) is het rechtsgeldige document; je software archiveert het voor je, zodat je geen PDF's meer moet beheren die verspreid in je mailbox zitten.
Kan ik PEPPOL-facturen ontvangen zonder er ooit te versturen?
Ja. Ontvangen en versturen staan los van elkaar: je kunt uitsluitend ingeschreven zijn om te ontvangen. Dat is trouwens het wettelijke minimum sinds 1 januari 2026 — zelfs een zelfstandige die enkel aan particulieren factureert, moet de facturen van zijn leveranciers kunnen ontvangen.
Meer weten? Onze complete gids PEPPOL Belgie 2026, je PEPPOL-ID vinden in 2 minuten en de lijst met veelgemaakte PEPPOL-fouten en hun oplossingen.
[CTA] Ontvang je leveranciersfacturen al gestructureerd, zonder scan of OCR. Maak je Sayli-account aan en wees vandaag nog bereikbaar op PEPPOL — inbegrepen vanaf 6,90 €/maand excl. btw. Gratis beginnen →
Officiële bronnen
Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:
Gerelateerde artikelen
Klaar voor PEPPOL?
Sayli verbindt je met het PEPPOL-netwerk in 2 minuten. Conforme en geautomatiseerde facturatie.