Transformer un Devis en Facture en Belgique (2026)
Ton client a signé le devis ? Convertis-le en facture conforme au Code TVA belge : mentions, numérotation, acompte, Peppol. Guide pas à pas 2026.
En bref : quand ton client signe le devis (« bon pour accord » daté), tu le convertis en facture. Tu reprends les mêmes lignes et mentions, mais tu ajoutes un numéro séquentiel, une date d'émission et la TVA exigible. Si tu as encaissé un acompte, tu émets une facture d'acompte au plus tard le 15 du mois suivant. Avec Sayli, c'est un clic.
En résumé
- Le déclencheur : le client accepte le devis (« bon pour accord » daté et signé, ou par e-mail).
- La reprise : tu crées une facture qui reprend à l'identique les lignes du devis (descriptions, quantités, prix, taux de TVA).
- Les ajouts obligatoires : numéro de facture unique et séquentiel + date d'émission. La TVA devient exigible.
- Le délai : la facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit la livraison ou la prestation.
- L'acompte : si tu as perçu une avance, tu émets une facture d'acompte (même délai du 15 du mois suivant).
- Peppol : depuis le 1er janvier 2026, la facture B2B doit partir en facture électronique structurée (le devis reste libre).
- Sayli : conversion devis → facture en 1 clic, mentions pré-remplies et relues par l'IA avant envoi, numérotation automatique, Peppol inclus dès 6,90 € HTVA/mois (devis, factures et avoirs illimités dès Starter).
Un devis et une facture, quelle différence en Belgique ?
Un devis est une offre commerciale : il propose un prix et n'a aucune valeur fiscale. Une facture est un document légal soumis au Code TVA : numéro séquentiel obligatoire, TVA exigible, conservation pendant 10 ans et, depuis 2026, envoi en Peppol en B2B. Transformer un devis en facture, c'est passer de l'offre au document comptable qui crée une créance à payer.
Le devis engage surtout le vendeur : il fixe un prix et des conditions pendant une durée de validité. Tant que le client ne l'a pas accepté, rien n'est dû. La facture, elle, est encadrée par les articles 53 et suivants du Code TVA belge et l'arrêté royal du 29 décembre 1992. Elle déclenche la TVA, entre dans ta comptabilité et doit être archivée.
| Élément | Devis | Facture |
|---|---|---|
| Nature juridique | Offre / proposition | Document comptable et fiscal |
| Numérotation séquentielle | Non obligatoire | Obligatoire, série continue |
| TVA | Indicative, non exigible | Exigible |
| Effet sur le client | Engage à la signature (« bon pour accord ») | Crée une créance à payer |
| Conservation 10 ans | Recommandé | Obligatoire |
| Peppol (B2B, 2026) | Non requis | Requis entre assujettis |
En clair : tu peux modifier ou annuler un devis sans conséquence fiscale. Dès que tu émets la facture, tu dois la déclarer à la TVA, même si le client ne t'a pas encore payé.
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Quand peux-tu transformer un devis en facture ?
Tu transformes le devis en facture une fois que le client a marqué son accord — le fameux « bon pour accord » daté et signé — et que la prestation est livrée ou l'acompte encaissé. En Belgique, la facture doit ensuite être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui de la livraison, de la prestation ou de l'encaissement de l'avance.
Le point de départ, c'est l'acceptation. Un devis signé « bon pour accord » (papier, e-mail de validation ou signature en ligne) vaut engagement contractuel. À partir de là, tu es censé exécuter la prestation, puis facturer.
Le délai légal est important à retenir : tu ne factures pas « quand tu veux ». La règle belge fixe l'échéance au 15e jour du mois suivant le fait générateur de la TVA (livraison du bien, fin de la prestation ou encaissement d'un acompte). Exemple : une prestation terminée le 20 août doit être facturée au plus tard le 15 septembre.
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Comment convertir un devis en facture, étape par étape ?
Reprends les lignes du devis à l'identique, attribue un numéro de facture unique et séquentiel, ajoute la date d'émission, vérifie les mentions légales (BCE, TVA, IBAN, échéance), gère l'éventuel acompte, puis envoie la facture en Peppol si ton client est un professionnel. Archive-la 10 ans. Avec Sayli, ces sept étapes tiennent en un clic.
Voici la marche à suivre complète, valable que tu factures dans Word, Excel ou un logiciel :
| Étape | Action | Détail belge |
|---|---|---|
| 1 | Obtenir l'accord | « Bon pour accord » daté et signé, ou validation écrite |
| 2 | Reprendre les lignes | Mêmes descriptions, quantités, prix unitaires HT, taux de TVA |
| 3 | Numéroter | Numéro unique et séquentiel, sans trou dans la série |
| 4 | Dater | Date d'émission ; respecter le délai du 15 du mois suivant |
| 5 | Vérifier les mentions | BCE, n° de TVA client (B2B), IBAN, date d'échéance |
| 6 | Gérer l'acompte | Facture d'acompte si une avance a été encaissée |
| 7 | Envoyer + archiver | Facture Peppol en B2B, conservation 10 ans |
Le piège le plus fréquent : garder le numéro du devis (par exemple DEV-2026-014) comme numéro de facture. C'est une erreur. Le devis et la facture suivent deux séries distinctes. Ta facture doit prendre le numéro suivant de ta numérotation de factures (2026-042, puis 2026-043…), sans rupture.
Autre point : la date d'émission de la facture est celle du jour où tu l'établis, pas celle du devis. C'est cette date qui détermine la période de déclaration TVA.
Quelles mentions du devis dois-tu reprendre sur la facture ?
La facture reprend les mêmes lignes que le devis (descriptions, quantités, prix, taux de TVA) mais y ajoute les mentions fiscales : numéro séquentiel, date d'émission, date de la prestation, base imposable par taux, montant de TVA et total à payer. Le numéro de TVA du client est obligatoire en B2B, tout comme ton numéro d'entreprise BCE.
Concrètement, une facture belge conforme doit contenir :
- La date d'émission et un numéro séquentiel unique.
- Ton identité complète : nom / dénomination, adresse du siège, numéro BCE et numéro de TVA (format
BE0XXX.XXX.XXX). - L'identité du client et son numéro de TVA s'il est assujetti.
- La date de livraison ou de prestation (si différente de la date de facture).
- La description des biens ou services, la quantité et le prix unitaire hors TVA.
- La base d'imposition par taux, le taux de TVA (21 %, 12 %, 6 % ou 0 %) et le montant de TVA.
- Le total à payer TTC, l'IBAN et la date d'échéance.
- Les mentions spéciales éventuelles : autoliquidation, exonération, franchise TVA.
Le devis contient déjà la moitié de ces informations : c'est pour ça que la conversion fait gagner du temps. Pour la liste détaillée et les cas particuliers, consulte notre article sur les mentions obligatoires d'une facture belge. Et si tu hésites encore entre devis, proforma et facture définitive, notre guide de la facture proforma en Belgique fait le tri.
Faut-il émettre une facture d'acompte si le client a déjà payé une avance ?
Oui. Si tu encaisses un acompte avant la livraison, la TVA devient exigible sur ce montant dès l'encaissement. Tu dois émettre une facture d'acompte au plus tard le 15e jour du mois suivant. À la fin du chantier, la facture finale reprend le total de la prestation et déduit l'acompte déjà facturé, pour éviter de facturer deux fois la TVA.
Beaucoup d'indépendants belges demandent un acompte à la signature du devis (par exemple 30 % pour lancer les travaux). Dès que cette avance arrive sur ton compte, elle déclenche la TVA : tu ne peux pas attendre la fin du projet pour tout facturer d'un coup.
Voici comment ça s'articule sur un chantier de 1 000 € HTVA avec un acompte de 30 % :
| Document | Base HTVA | TVA (21 %) | Total TTC |
|---|---|---|---|
| Facture d'acompte (30 %) | 300 € | 63 € | 363 € |
| Facture finale (solde) | 700 € | 147 € | 847 € |
| Total facturé | 1 000 € | 210 € | 1 210 € |
La facture finale mentionne le montant total de la prestation, puis déduit l'acompte déjà facturé : tu ne factures jamais deux fois la même TVA. Si le projet est annulé après un acompte encaissé, tu régularises avec une note de crédit.
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La facture issue du devis doit-elle partir en Peppol depuis 2026 ?
Oui, en B2B. Depuis le 1er janvier 2026, la facture structurée Peppol est obligatoire entre assujettis belges (loi du 6 février 2024, art. 53 §2bis du Code TVA). Le devis, lui, reste libre : tu peux l'envoyer en PDF ou par e-mail. Une période de tolérance administrative court jusqu'à fin mars 2026 pour laisser le temps de s'équiper.
C'est le grand changement de 2026 : le PDF envoyé par e-mail ne suffit plus pour une facture entre professionnels. La facture doit être un fichier électronique structuré transmis via le réseau Peppol, lisible directement par le logiciel comptable du client.
Quelques repères concrets :
- Ton identifiant Peppol en Belgique = le préfixe
0208suivi de ton numéro BCE. - Le portail public Hermes a fermé le 16 décembre 2025 : il faut désormais un point d'accès Peppol (intégré à ton logiciel de facturation).
- Le devis n'entre pas dans l'obligation : seule la facture (et la note de crédit) doit être structurée.
Autrement dit, ta conversion devis → facture doit maintenant se terminer par un envoi Peppol. Pour comprendre la migration, lis notre checklist migration PDF vers Peppol. Bonne nouvelle fiscale : les frais de logiciel de facturation bénéficient d'une déduction majorée à 120 % jusqu'à fin 2028.
Comment transformer un devis en facture en 1 clic avec Sayli ?
Dans Sayli, tu ouvres le devis accepté et tu cliques sur « Convertir en facture ». Les lignes, le client, les taux de TVA et les mentions légales sont repris automatiquement ; le numéro séquentiel s'attribue seul et une vérification IA relit la facture avant qu'elle parte en Peppol. Tu gères l'acompte en cochant une case. Le tout pour 6,90 € HTVA/mois, Peppol inclus, avec 14 jours d'essai gratuit sans carte.
Concrètement, la conversion manuelle (recopier les lignes, renuméroter, vérifier les mentions, générer le fichier Peppol) prend facilement 10 à 15 minutes par facture, avec un risque d'erreur à chaque étape. Un logiciel supprime cette double saisie :
- Le devis et la facture partagent les mêmes données : zéro recopie.
- La numérotation est continue et sans trou, automatiquement.
- Les mentions obligatoires (BCE, TVA, IBAN) sont pré-remplies depuis ta fiche entreprise.
- Une vérification par IA relit la facture avant l'envoi et signale une mention manquante ou un taux de TVA incohérent, pour éviter la note de crédit correctrice.
- La facture d'acompte puis la facture de solde se génèrent en gardant le lien avec le devis.
- L'envoi Peppol est intégré : pas de point d'accès tiers à configurer.
- Devis, factures et avoirs illimités dès le plan Starter, y compris les factures en PDF/e-mail à tes clients particuliers (seuls les documents envoyés en Peppol comptent dans le quota mensuel).
Sayli est le logiciel de facturation le moins cher de Belgique avec Peppol inclus. Pour comparer les options, vois notre sélection du meilleur logiciel de facturation en Belgique. Et pour le cadre TVA global, notre guide complet de la TVA en Belgique reprend tout.
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FAQ : transformer un devis en facture
Un devis signé « bon pour accord » vaut-il facture ?
Non. Un devis signé engage le client contractuellement, mais il ne remplace jamais la facture. Il n'a pas de numéro séquentiel, ne rend pas la TVA exigible et n'entre pas dans ta comptabilité. Tu dois toujours émettre une facture après l'exécution de la prestation.
Puis-je encore modifier le devis avant de le convertir ?
Oui, tant qu'il n'est pas accepté. Un devis est une simple offre : tu peux le corriger, changer les prix ou l'annuler sans conséquence fiscale. Une fois qu'il est accepté et transformé en facture, toute modification passe par une note de crédit ou une nouvelle facture.
Le numéro de la facture doit-il reprendre celui du devis ?
Non. Le devis et la facture suivent deux numérotations séparées. Ta facture prend le numéro suivant de ta série de factures (par exemple 2026-043), sans trou. Garder le numéro du devis comme numéro de facture est une erreur qui peut attirer l'attention lors d'un contrôle TVA.
Quand la TVA devient-elle exigible : au devis ou à la facture ?
Jamais au devis. La TVA devient exigible au moment du fait générateur : livraison du bien, fin de la prestation ou encaissement d'un acompte. La facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit cet événement.
Quel délai pour facturer après l'acceptation du devis ?
La facture doit être émise au plus tard le 15e jour du mois qui suit la livraison ou la prestation. Ce n'est donc pas la date d'acceptation du devis qui compte, mais celle où le bien est livré ou le service exécuté (ou l'acompte encaissé).
Comment déduire un acompte déjà facturé sur la facture finale ?
La facture finale mentionne le montant total de la prestation, puis déduit explicitement l'acompte déjà facturé (base et TVA). Ainsi, la TVA n'est facturée qu'une seule fois. Un logiciel comme Sayli gère ce lien automatiquement entre facture d'acompte et facture de solde.
Dois-je aussi envoyer le devis en Peppol ?
Non. L'obligation Peppol de 2026 concerne les factures (et notes de crédit) entre assujettis belges, pas les devis. Tu peux continuer à envoyer tes devis en PDF ou par e-mail. C'est seulement au moment de la facture que le format électronique structuré devient obligatoire en B2B.
Sources officielles
Pour aller plus loin et vérifier toutes les informations de cet article, consulte les sources officielles ci-dessous :
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