Voorschotfactuur in België: Gids + Sjabloon 2026

In het kort: een voorschotfactuur legt een ontvangen voorschot vast vóór de levering. In België wordt de btw opeisbaar zodra je het voorschot int: je moet de factuur uiterlijk de 15e van de volgende maand uitreiken, met dezelfde verplichte vermeldingen als een gewone factuur. Het bedrag wordt daarna afgetrokken op de saldofactuur.

Samengevat

• Echte factuur: de voorschotfactuur is een fiscaal document (doorlopend nummer, btw, boekhouding), geen gewone offerte of proforma.
• Btw opeisbaar bij inning: zodra het voorschot op je rekening staat, is de btw verschuldigd op dat bedrag (artikelen 17 en 22bis W.BTW).
• Termijn: factuur uiterlijk de 15e dag van de maand na de ontvangst uitreiken.
• Dezelfde vermeldingen als op een gewone factuur, plus de referentie van de bestelling en de vermelding dat het om een voorschot gaat.
• Percentage: vrij te bepalen, in de praktijk 30 % tot 50 % van het totaal.
• Saldofactuur: neemt het totaal over en trekt het al gefactureerde voorschot af (basis + btw), zodat je nooit twee keer dezelfde btw factureert.
• Werken tussen professionals: btw-verlegging, het voorschot vertrekt zonder btw met de vermelding « Btw verlegd ».
• Peppol: sinds 1 januari 2026 moet de B2B-voorschotfactuur elektronisch en gestructureerd zijn. Met Sayli: vanaf 6,90 € excl. btw/maand, Peppol inbegrepen.

---

Wat is een voorschotfactuur in België?

Een voorschotfactuur is een echte fiscale factuur die een voorschot vastlegt dat de klant betaalt vóór de levering van het goed of het einde van de prestatie. Anders dan een offerte of een proformafactuur draagt ze een doorlopend nummer, maakt ze de btw opeisbaar en komt ze in je boekhouding. Later volgt een saldofactuur.

De woordenschat zorgt vaak voor verwarring, dus even verduidelijken. Een verzoek tot voorschot (uitnodiging tot betaling) is geen factuur: het dient enkel om het voorschot op te vragen. Een proformafactuur heeft evenmin fiscale waarde. De voorschotfactuur is wél een volwaardig boekhoudkundig stuk: ze volgt je officiële nummering en moet aangegeven worden in de btw.

Twijfel je nog tussen deze documenten? Onze gids over de proformafactuur in België maakt het onderscheid duidelijk, en die over een offerte omzetten naar een factuur legt de stap van aanbod naar factuur uit.

Wanneer wordt de btw opeisbaar op een voorschot?

Op een voorschot wordt de btw opeisbaar zodra je het int (artikelen 17 en 22bis van het Belgische BTW-Wetboek). Ook al is het goed nog niet geleverd of de dienst nog niet afgerond, het ontvangen geld maakt de belasting opeisbaar op het geïnde bedrag. Je geeft ze aan in de periode van de ontvangst, niet bij de eindfactuur.

Dit vergeten veel zelfstandigen. Het belastbare feit van de btw is in principe de levering van het goed of het einde van de prestatie. Maar de ontvangst van een voorschot is een vervroegde reden van opeisbaarheid: zodra de klant betaalt, ben je de btw op dat bedrag verschuldigd, ook al is de opdracht nog niet begonnen.

Concreet: je int een voorschot van 3.000 € excl. btw tegen 21 %? Dan ben je 630 € btw verschuldigd aan de Staat voor de periode van die inning, en je moet de voorschotfactuur uitreiken om dat vast te leggen. Wachten tot het einde van het project om alles in één keer te factureren, kan niet.

Welke wettelijke termijn geldt voor een voorschotfactuur?

Je moet de voorschotfactuur uiterlijk de 15e dag van de maand volgend op de ontvangst uitreiken (artikel 53, §2 W.BTW). Voorbeeld: een voorschot ontvangen op 20 augustus moet je uiterlijk op 15 september factureren. Dat is exact dezelfde termijn als voor een gewone factuur in België.

Deze termijn is dwingend. Laattijdig factureren is een overtreding die bij een controle van de FOD Financiën beboet kan worden. In de praktijk maak je de voorschotfactuur best meteen bij ontvangst van de betaling op: zo vergeet je niets, en je klant beschikt onmiddellijk over zijn stuk om zijn eigen btw af te trekken.

[CTA] Mis de termijn van de 15e van de volgende maand nooit meer. Probeer Sayli 14 dagen gratis →

Welke vermeldingen moeten op een voorschotfactuur staan?

Een voorschotfactuur draagt exact dezelfde verplichte vermeldingen als een gewone factuur: doorlopend nummer, uitgiftedatum, je KBO- en btw-nummer, de identiteit van de klant, de basis excl. btw, het tarief en het btw-bedrag, het totaal incl. btw en het IBAN. Je vermeldt dat het om een voorschot gaat en de referentie van de bestelling of offerte.

Niets vereenvoudigt een voorschotfactuur: ze valt onder artikel 5 van het KB nr. 1. Dit is de checklist:

Voor de volledige lijst en de bijzondere gevallen lees je ons artikel over de verplichte vermeldingen op een Belgische factuur.

Hoe maak je een voorschotfactuur, stap voor stap?

Neem het afgesproken totaalbedrag, pas het voorschotpercentage toe, bereken de btw op die basis, ken het volgende doorlopende nummer toe, voeg de datum en de referentie van de bestelling toe en verstuur de factuur via Peppol als de klant een professional is. Bewaar ze tien jaar. Met Sayli passen die stappen in één klik.

Dit is de werkwijze, of je nu in Word, Excel of software factureert:

Zo ziet een typische Belgische voorschotfactuur eruit:

═══════════════════════════════════════════════
              VOORSCHOTFACTUUR
═══════════════════════════════════════════════
Factuur nr.: 2026-041
Datum: 01/08/2026
Ref.: Voorschot 40 % op offerte OFF-2026-018

VERKOPER                      KLANT
Schrijnwerkerij Dupont BV     Kantoren Martin NV
Werkhuisstraat 12             Louizalaan 200
5000 Namen, België            1050 Brussel
KBO / btw: BE0567.123.456     Btw: BE0678.234.567
───────────────────────────────────────────────
Omschrijving               Basis excl.  Btw 21 %
───────────────────────────────────────────────
Voorschot 40 % op meubilair 2.000,00 €   420,00 €
op maat (offerte 2026-018)
───────────────────────────────────────────────
Totaal excl. btw                      2.000,00 €
Btw (21 %)                              420,00 €
TE BETALEN TOTAAL                     2.420,00 €

IBAN: BE68 5390 0754 7034
Voorschot ontvangen op 30/07/2026.
Het saldo volgt via een eindfactuur.
═══════════════════════════════════════════════

[CTA] Maak conforme voorschotfacturen in enkele seconden. Maak je Sayli-account aan →

Hoe trek je het voorschot af op de saldofactuur?

De saldofactuur (of eindfactuur) neemt het totaalbedrag van de operatie over en trekt daarna het al gefactureerde voorschot af, basis én btw. Zo factureer je nooit twee keer dezelfde btw. Ze vermeldt het nummer en de datum van de voorschotfactuur om de aftrek traceerbaar te houden bij een controle.

Neem een prestatie van 5.000 € excl. btw tegen 21 %, met een voorschot van 40 % geïnd bij de start:

Op de saldofactuur schrijf je het totaal van de operatie (5.000 € excl. btw / 1.050 € btw), gevolgd door een aftreklijn: « Voorschot gefactureerd op 01/08/2026 (factuur 2026-041): – 2.000 € excl. btw / – 420 € btw ». Het netto verschuldigde bedrag stemt overeen met het saldo.

Wordt het project geannuleerd na de inning van het voorschot, dan regulariseer je de al aangegeven btw met een creditnota.

Welk voorschotpercentage vraag je in België?

Geen enkele Belgische wet legt een percentage op: je bepaalt het vrij met je klant, meestal in de offerte. In de praktijk ligt het voorschot meestal tussen 30 % en 50 % van het totaal. Voor een lange of dure opdracht spreid je soms meerdere voorschotten (bijvoorbeeld 30 % - 30 % - 40 %).

Het voorschot beschermt je kasstroom en bindt de klant. Een voorschot van 30 % dekt doorgaans de aankoop van materialen en de opstart van het werk; 50 % is gangbaar voor goederen op maat of prestaties die je middelen lang vastleggen.

Elk geïnd voorschot volgt dezelfde regel: btw opeisbaar bij inning, voorschotfactuur binnen de termijn van de 15e van de volgende maand. Drie voorschotten = drie voorschotfacturen, gevolgd door een saldofactuur die alles aftrekt.

Voorschotfactuur voor werken: welke specifieke regels?

Voor onroerende werken tussen btw-plichtige professionals wordt de btw verlegd: je voorschotfactuur draagt geen btw maar de vermelding « Btw verlegd », en het is de klant die de belasting aangeeft. Bij een particulier volgt het voorschot het tarief van de werken (6 % voor de renovatie van een woning ouder dan tien jaar, onder voorwaarden).

De bouwsector is die waar het voorschot het vaakst voorkomt, en hij heeft zijn eigen regels:

• B2B (btw-plichtige medecontractant): verleggingsregeling. Je voorschot van 3.000 € vertrekt zonder btw, met de vermelding « Btw verlegd ». De klant vult de btw zelf in in zijn aangifte. Voor de details zie je onze gids over de btw-verlegging in de bouw.
• Particulier: je rekent btw aan. Het verlaagd tarief van 6 % geldt voor renovatiewerken aan een woning ouder dan 10 jaar (arbeid en materialen geleverd door de aannemer, onder voorwaarden); anders 21 %. Het voorschot volgt het tarief van de opdracht.
• Verplichte factuur: voor onroerende werken is de factuur verschuldigd, zelfs tegenover een particulier — het voorschot moet dus gefactureerd worden.

Een kant-en-klaar model vind je in ons factuursjabloon voor de bouw.

Moet je de voorschotfactuur sinds 2026 via Peppol versturen?

Ja, in B2B. De voorschotfactuur is een factuur in de zin van het BTW-Wetboek: sinds 1 januari 2026 moet ze als gestructureerde e-factuur via Peppol verstuurd worden tussen Belgische btw-plichtigen (wet van 6 februari 2024, art. 53 §2bis). De saldofactuur ook. Er loopt een administratieve tolerantie tot eind maart 2026.

Een pdf per e-mail volstaat dus niet meer voor een voorschotfactuur tussen professionals: je hebt een gestructureerd bestand nodig dat via het Peppol-netwerk wordt verstuurd en rechtstreeks leesbaar is in de boekhouding van de klant. Enkele richtpunten:

• Je Peppol-identificatie in België = het prefix 0208 gevolgd door je KBO-nummer.
• Het publieke portaal Hermes sloot op 16 december 2025: je hebt nu een Peppol-toegangspunt nodig, geïntegreerd in je facturatiesoftware.
• Fiscaal goed nieuws: de kosten voor facturatiesoftware genieten een verhoogde aftrek van 120 % tot eind 2028.

Om de overstap voor te bereiden volg je onze checklist migratie van pdf naar Peppol.

Hoe beheer je je voorschotfacturen met Sayli?

In Sayli maak je een voorschotfactuur vanuit de offerte met één vinkje: het percentage, de btw en de nummering worden vanzelf berekend. De saldofactuur trekt het voorschot automatisch af en vertrekt via Peppol. Dat alles vanaf 6,90 € excl. btw/maand, Peppol inbegrepen, met 14 dagen gratis proberen.

Voorschotten manueel beheren is tijdrovend en risicovol: je moet de juiste basis berekenen, de termijn van de 15e respecteren, de nummering niet breken en daarna het voorschot op het saldo aftrekken zonder de btw dubbel te factureren. Software schrapt die fouten:

• Voorschotfactuur aangemaakt vanuit de offerte, zonder overtypen.
• Nummering doorlopend en zonder gat, automatisch.
• Verplichte vermeldingen (KBO, btw, IBAN) vooraf ingevuld vanuit je bedrijfsfiche.
• Saldofactuur gekoppeld aan het voorschot: de aftrek wordt voor je berekend.
• Onbeperkt documenten vanaf het Starter-plan (offertes, voorschot- en saldofacturen, creditnota's): je spreidt zoveel voorschotten als nodig, en enkel de documenten die via Peppol vertrekken tellen mee in je maandquotum.
• AI-controle vóór verzending: ze leest de factuur na en signaleert een verkeerde basis, een verkeerd btw-tarief of een ontbrekende vermelding.
• Peppol-verzending geïntegreerd, zonder extern toegangspunt te configureren.

Heb je hulp nodig met de btw op het voorschot? Een Boekhoud-AI is bovendien inbegrepen voor je courante btw-vragen — in welke periode je het voorschot aangeeft, hoe je een annulering met een creditnota regulariseert. Sayli is de goedkoopste facturatiesoftware van België met Peppol inbegrepen. Om te vergelijken bekijk je onze selectie van de beste facturatiesoftware in België, en voor het volledige btw-kader neemt onze complete gids over de btw in België alles door.

[CTA] Van voorschotfactuur naar saldo, in één klik en 100 % conform. Ontdek Sayli →

Veelgestelde vragen : voorschotfactuur in België

Is een voorschotfactuur verplicht in België?

In B2B, ja: zodra je een voorschot int van een btw-plichtige klant, wordt de btw opeisbaar en moet je uiterlijk de 15e van de volgende maand een voorschotfactuur uitreiken. Voor onroerende werken is factureren ook verplicht, zelfs tegenover een particulier. In alle gevallen moet de btw op het voorschot aangegeven worden.

Wat is het verschil tussen een voorschotfactuur en een proformafactuur?

De proformafactuur heeft geen fiscale waarde: ze maakt de btw niet opeisbaar en komt niet in je boekhouding. De voorschotfactuur is daarentegen een echte factuur: doorlopend nummer, verschuldigde btw, verplichte aangifte. Je gebruikt de proforma om te informeren, de voorschotfactuur om een effectief geïnd voorschot vast te leggen.

Moet een voorschotfactuur een factuurnummer hebben?

Ja. Ze krijgt het volgende nummer uit je officiële factuurreeks, zonder gat in de nummering. Dat is een groot verschil met de proforma, die een aparte nummering gebruikt. De saldofactuur krijgt daarna haar eigen doorlopende nummer.

Op welk bedrag bereken je de btw van een voorschot?

De btw wordt berekend op de basis excl. btw die overeenstemt met het voorschot. Vraag je 40 % op een prestatie van 5.000 € excl. btw, dan is de basis van het voorschot 2.000 €, en de btw tegen 21 % bedraagt 420 €. Het toegepaste tarief is dat van de uiteindelijke operatie (21 %, 12 %, 6 % of 0 %).

Wat als de klant annuleert na betaling van het voorschot?

Omdat de btw op het voorschot al aangegeven is, moet je ze regulariseren. Je maakt een creditnota die de voorschotfactuur geheel of gedeeltelijk annuleert, waardoor je de gestorte btw kunt recupereren. Een eventuele terugbetaling van het voorschot aan de klant hangt af van je algemene verkoopvoorwaarden.

Heb je een aparte voorschotfactuur nodig voor elk voorschot?

Ja. Elke inning maakt de btw opeisbaar op haar bedrag en moet vastgelegd worden door een voorschotfactuur binnen de termijn van de 15e van de volgende maand. Spreid je drie voorschotten, dan maak je drie voorschotfacturen, gevolgd door een saldofactuur die alle reeds gefactureerde voorschotten aftrekt.

Moet de saldofactuur het voorschot vermelden?

Ja. De eindfactuur neemt het totaalbedrag van de operatie over en trekt daarna het al gefactureerde voorschot expliciet af (basis en btw), met vermelding van het nummer en de datum van de voorschotfactuur. Zo blijft gegarandeerd dat dezelfde btw maar één keer gefactureerd wordt en dat je boekhouding coherent blijft.

Officiële bronnen

Voor meer informatie en om alle gegevens in dit artikel te verifiëren, raadpleeg de officiële bronnen hieronder:

• BTW — FOD Financiën — FOD Financiën
• Intervat — btw-aangifte applicatie — FOD Financiën
• VIES — verificatie EU-btw-nummer — Europese Commissie
• Fisconet — fiscale wetgeving BE — FOD Financiën

Gerelateerde artikelen

6% BTW Renovatie Woning in België (2026)

9 min

Offerte Omzetten naar Factuur in België (2026)

8 min

Kosten Elektronische Facturatie via Peppol (2026)

9 min